Mise à jour ActaLibra - Septembre 2023

Cette version apporte un certain nombre d'améliorations à ActaLibra.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu des modifications apportées à notre collection de modèles de compromis en langage clair. Pour chaque mise à jour, nous indiquons le fichier modèle qui a été modifié et la signification exacte de ces modifications. 

Er zijn enkele kaarten toegevoegd aan ActaMaps: Duinendecreet, Natuurbeheerplan & Digitale Boswijzer 2021

À partir de maintenant, toutes les études qui ont déjà souscrit à la nouvelle licence d’utilisation et de support ActaLibra, disposent d’une collection de modèles "compromis en langage clair".

Comme vous le savez, la Fédération des Notaires met à votre disposition une convention d'achat en langage clair pour les trois régions, tant en néerlandais qu'en français.

Ces modèles ont été pourvus de champs de fusion pour la description des parties et du bien, le prix, les servitudes et le revenu cadastral. En plus, ces modèles sont pourvus de codes pour insertion de clauses. Lors de la fusion, l’utilisateur peut répondre à des questions et selon ses réponses, les clauses correctes sont insérées dans le texte.

L'équipe ActaLibra se charge de maintenir cette collection à jour, conformément aux mises à jour effectuées par la Fédération.

Quels modèles de conventions?

Rédiger le document via une tâche dans le dossier

Champs de fusion et qualités utilisées dans les modèles

Questions pour clauses à insérer

Données manquantes

Que faire en cas de mise à jour du modèle?

Quels modèles de conventions?

Les modèles de conventions suivants seront mis à votre disposition :

Périmètres de remembrement urbain (PRU)

Une nouvelle carte est ajoutée au rapport ActaMaps :  les Périmètres de remembrement urbain (PRU).

Cette couche de données localise les périmètres de remembrement urbain en Région wallonne.

Vous trouvez plus d'infos à ce sujet sur le Géoportail de la Wallonie.

Suite à l'exposé récent de Fednot concernant la réforme du notariat, nous avons supprimé les lignes 'Honoraires barème G' et 'Honoraires barème G bis' du modèle de coûts d'acte pour l'échange hypothécaire.

Ainsi, même en cas d'inscription supplémentaire éventuelle sur le transfer hypothèque, le barème D s'applique.

Pour toute question de fond concernant l'application des barèmes, il est préférable de vous adresser à Fednot.

ActaLibra mise à jour juin 2023

Cette mise à jour contient quelques adaptations à l'eDossier ActaLibra suite à la récente mise à jour du DossierManager vers la version 3.7. Il s'agit des données envoyées à eRegistration à partir de ActaLibra, notamment les droits hypothécaires et droits d'enregistrement. La fenêtre pour les détails NFN a été adaptée. Et les modèles de feuille de frais d'acte contiennent un bloc pour NFN.

Modèles d'actes de crédit

A partir de maintenant, toutes les études qui ont déjà souscrit à la nouvelle licence d'utilisation et de support ActaLibra, disposent d'une collection de modèles d'actes de crédit. Ces modèles - provenant des banques - ont été pourvus de champs de fusion pour la description des parties et du bien, l'année en cours et la date, l'en-tête mentionant le notaire et les montants d'inscription repris de la feuille de frais d'acte. En plus, ces modèles sont pourvus de codes pour l'insertion de clauses. Lors de la fusion, l'utilisateur peut répondre à des questions et selon ses réponses, les clauses correctes sont insérées dans le texte.

Ce formulaire, destiné au Bureau de Sécurité juridique, contient une demande d'informations concernant les donations de biens meubles et immeubles dans les 3 années précédant la date du décès.

Ce formulaire est obligatoire à partir du 1er juillet 2023, mais peut déjà être utilisé.

Depuis le 1er janvier 2022, le délai est passé de 3 ans à 5 ans en Région Wallonne. pour la Région Flamande et la Région Bruxelloise le délai reste 3 ans. Pour vous permettre de continuer à utiliser ce formulaire pour les 3 régions, une nouvelle version est installée avec un texte adapté dans les deux paragraphes concernés :

Cette adaptation a été faite dans les deux langues. Vous trouvez ces formulaires sous  T:\Modellen\Formulieren SDP :

- Recherche enregistrement pour succession.docx 
- Opzoeking registratie voor nalatenschap.docx

Le module ActaLibra ChromeLinker est maintenant lancé pour toutes les études qui ont déjà souscrit à la nouvelle licence d'utilisation et de support ActaLibra

Une importante partie de vos recherches se fait sur divers sites web où vous devez encoder des données, par exemple les applications sur l'e-notariat ou autres sites web comme OVAM en Flandre.

A partir de maintenant, le nouveau module ActaLibra ChromeLinker peut vous aider pour ce travail d'encodage de données sur une page internet. A l'aide d'une extension dans votre navigateur internet, les données des personnes et des biens que vous avez rassemblées dans ActaLibra, peuvent être encodées automatiquement dans les champs d'un nombre de sites internet et certaines applications sur e-not.

L'extension ActaLibra Autofiller est déjà utilisable pour les applications sur e-not et sites internet suivants :

- CAP / PCC (Point de contact central)
- OBA / RBA (Recherche Banques) 
- CBB / FAS (Fichier des Avis de Saisie)
- CRF / RCF (Registres Centraux de Fednot)
- CRL / RCM (Registre central des contrats de mandat)
- CRV / RCD (Registre Central des Déclarations)
- CER / RCS (Registre Central Successoral)
- RVW / PRW (Droit de Préemption Wallonie)
- RVV / DPR (Droit de Préemption - Flandre) 
- BIM / IBGE (Demandes d'attestations de sol à Bruxelles)
- OVAM (Demandes d'attestations de sol en Flandre)
- BDES (Demandes d'attestations de sol en Wallonie)
- IBOT (Immo Back-Office Tool)
- KAD / CAD (Cadastre)
- Registre des gages

Ce mois-ci, vous recevrez le premier décompte trimestriel du Fonds Notarial. Il y aura un résumé des mois précédents avec une intervention du Fonds Notarial, représentant la première partie de votre contribution annuelle au Fonds Notarial.

Selon le document "Réforme du Fonds Notarial - traitement comptable" publié il y a quelques mois sur e-notariat, vous pouvez traiter ceci comme suit.

Depuis l'annonce des nouvelles conditions de vente pour les enchères publiques via Biddit, il est possible qu'une partie des "honoraires et frais" soit facturée à l'acheteur lors de l'attribution. Pour répondre à cela, nous proposons le modèle "Facture Biddit forfait acquéreur" (code : BIDDITFA). Il permet d'établir une facture à partir de la différence entre le forfait payé par l'acquéreur et les droits d'enregistrement calculés.

ActaMaps Wallonie

Nous avons ajouté la carte LIDAXES (version 2) - Axes de concentration du ruissellement et données associées de WalOnMap.

Il s'agit de l'identification des zones à risque d’inondation par ruissellement concentré.

Rapports personnalisés 

Entre-temps, vous avez reçu du CNK les rapports et bilans mensuels de janvier 2023. Voulez-vous les comparer à la comptabilité d'ActaLibra ? Vous pouvez accéder à ces données via Menu, Traitements périodiques, Clôture du mois. Cette option génère les rapports et les bilans nécessaires, accompagnés d'un bilan séparé pour les débiteurs et les créditeurs des fournisseurs, comme le CNK le fait également.
 

De plus, le rapport Annexe 2 (avec le calcul du solde disponible) est prévu avec les nouveaux éléments suivants : 

     • Fonds notarial (A 4. Solde débiteur du compte courant du Fonds notarial et P 11. Solde créditeur du compte courant du Fonds notarial) 

     • Provision pour prime de fin d'année (P 7.d.) 

     • Cashflow (sous-totaux distincts pour les comptes 741xxx/742xxx/75xxxx)

 

Comparaison avec l'audit CNK et que faire en cas de différences?

• La clôture du mois avec le CNK Audit

Vous n'avez rien à faire pour envoyer les données vers le CNK Audit. Un transfert automatique des données a lieu chaque jour afin que le CNK dispose de toutes les informations nécessaires pour établir la clôture du mois.

Veuillez ne pas effectuer la clôture du mois (via le menu "traitements périodiques") dans Actalibra pour le moment car nous sommes en train de finaliser quelques ajustements à ce sujet.  Si vous avez déjà clôturé le mois de janvier 2023, nous ferons le nécessaire: vous ne devez pas avertir le Helpdesk.

ActaLibra mise à jour janvier 2023

L'encodage des données destinées au Fonds notarial dans l'e-dossier

Depuis la réforme des honoraires début janvier, il y a des données supplémentaires à remplir pour les actes de vente et de renonciation à succession dans le Dossier Manager. Au moment de l'envoi de eRegistration vers NABAN, les données supplémentaires encodées conc vers l'application NFN. Bientôt les notaires auront accès à l'application pour y trouver un aperçu mensuel et un décompte trimestriel. 

Pour faciliter l'encodage supplémentaire, l'eDossier dans ActaLibra a été adapté afin de pouvoir récupérer les données existantes du dossier et de la FFA. Après avoir vérifié/complété ces données, elles seront ajoutées à ce qui est mis en ligne.

Si vous avez reçu récemment une mise à jour de Microsoft Office sur votre PC, il est possible que vous soyez confrontés à des messages d’erreurs lors de l’ouverture d’un document, la création de nouveaux documents à partir d’ActaLibra ou l’utilisation de la fonction « fusion ».

Il est également possible que vous receviez des messages d’erreurs lors de l’utilisation du bouton « Message vers Dossier » à partir d’Outlook qui est destiné à lier un mail et pièces jointes à un dossier dans ActaLibra.

Suite à la modification de l'obligation d'information concernant l'eau à partir du 1er janvier 2023, le rapport ActaMaps  a été adapté. 

Suite à la nouvelle réforme, beaucoup d'études se demandent si des modifications doivent avoir lieu dans leurs décomptes Excel envoyés aux clients.

Si nous reprenons le texte juridique. La loi exige de pouvoir de détailler les différents coûts lors du décompte final qui se déroule lors de la facturation :

"§ 3. Outre les impôts, droits et rétributions payés ou à payer, le notaire est tenu lors du décompte final d’indiquer de manière détaillée les honoraires, frais administratifs et débours qui sont facturés. Ceci est repris dans la quittance visée à l’article 11, alinéa 2."

Pour bien démarrer cette nouvelle année, cette page vous offre un aperçu des modifications à venir et le travail annuel à faire (surtout en compta) dans les semaines suivantes.

Veuillez lire attentivement et suivre nos instructions s.v.p.

Mise à jour ActaLibra 21/12/2022

La deuxième partie des adaptations des modèles de FFA dans le cadre de la réforme des honoraires est disponible.

Cette deuxième partie est  basée sur les principes des modifications de la première partie. Elle contient deux nouveautés.

D'une part  la restructuration et adaptation de la collection de modèles de FFA pour les actes de société. (Il n'existe plus de modèle par type de société.)
D'autre part, la nouvelle répartition des honoraires pour le détenteur de la minute et les notaires intervenants pour les actes à partir de 2023.

La réforme du notariat, qui entre en vigueur à partir du 1er janvier 2023, apporte des modifications pour différents types de d'acte en ce qui concerne les honoraires et/ou les frais administratifs. Cet article décrit uniquement les modifications dans ActaLibra dans le cadre de cette réforme. Pour l'aperçu de tous les nouveaux calculs d'honoraires et de frais administratifs et dans quels cas ces calculs sont applicables, veuillez voir les infos fournies par Fednot.

Cette documentation explique l'impact sur les modèles de calcul de frais d'acte; 
 

Attention: cette mise à jour contient la première partie des modifications. Bientôt suivra une mise à jour supplémentaire contenant les modifications pour les tarifs des actes de société et la réforme du Fonds notarial

Le coffre-fort IZIMI a été développé par Fednot  pour offrir un espace sécurisé au citoyen pour sauvegarder ses documents importants, comme par exemple une copie de son acte. 

Cette mise à jour apporte l'intégration du webservice IZIMI dans ActaLibra et offre la possibilité de vérifier depuis ActaLibra si un citoyen dispose ou non d'un coffre-fort IZIMI, pour ensuite déposer des documents depuis le dossier ActaLibra dans son coffre-fort.

Une nouvelle carte est disponible pour Bruxelles pour les recherches Monuments et Sites.  Il s'agit des zones de protection.

La nouvelle version d'eRegistration, mise en service vendredi dernier, contient une modification dans les qualités à utiliser pour un acte de renonciation à succession.

Dans la version précédante, il ne fallait pas indiquer (uploader) le défunt.
A partir de maintenant il faut également ajouter le défunt comme partie, avec la qualité  "défunt".
La partie (ou les parties) qui renonce(nt) à la succession doivent avoir la qualité "cédant" pour ce type d'acte.

Depuis jeudi 08/12/2022 une nouvelle version de l'application DossierManager a été mise en service sur eNot: la version V3.

Dans ActaLibra l'eDossier communique encore avec l'ancienne version V2 du DossierManager.
Cela a pour conséquence qu'après la synchronisation d'un eDossier d'ActaLibra vers DossierManager, le bouton "Ouvrir eDossier" ne peut pas être utilisé.

• Nous cherchons actuellement une solution avec Fednot afin qu'il fonctionne à nouveau correctement à partir du lundi 12/12
• En attendant, vous pouvez directement rechercher votre eDossier sur eNotariat -> DossierManager et le traiter pour l'eRegistration

Nouvel arrêté royal sur les honoraires et frais d'acte à partir du 1er janvier 2023

Le 29 novembre, Fednot nous a communiqué le texte intégral de la loi votée par le Parlement le 17 novembre dernier, ainsi que l'Arrêté Royal signé par le Roi et le Rapport au Roi relatif à la régularisation des honoraires et de certains frais.

L'équipe d'ActaLibra a immédiatement commencé à analyser l'impact de ces changements sur le calcul des honoraires et des frais d'acte.

En attendant, nous travaillons déjà sur la prochaine mise à jour d'ActaLibra dans laquelle nous fournirons :