ActaLibra update november - december 2020

 

Overzicht van de verbeteringen en aanpassingen in ActaLibra - editie november - december 2020.

• Vlotter werken met hoofd- en subdossiers
• Extra filters in de globale planning en in het post-akte dashboard
• Meer controle bij gegroepeerde dossierafsluiting
• PNG-bijlagen uit e-mails overnemen
• Conversie afgeschafte vennootschapstypes in vennootschapsfiches
• Indexering forfaitaire retributies hypotheken op 1/1/2021
• Aanpassing telefoonnummers in de fiches van de Kantoren Rechstzekerheid
• Aanpassingen in de module Boekhouding

 

 

Aanpassingen in de module Studie

Vlotter werken met hoofd- en subdossiers

Op de dossierfiche ziet het overzicht van hoofd- en subdossiers er nu wat anders uit.
Zowel vanuit het hoofddossier als het subdossier blijven steeds alle subdossiers zichtbaar.
Je kan ook eenvoudiger navigeren van en naar een ander (neven-)subdossier via de knop Subdossier of door te dubbelklikken op het subdossier in het overzicht. 

Hieronder vind je meer informatie.
 

Vanuit het hoofddossier ...

zie je een overzicht van alle gekoppelde subdossiers. Wanneer je hier een subdossier aanklikt, wordt deze met een lichtgele achtergrond weergegeven. 
Navigeren naar dit subdossier kan eenvoudig door op het subdossier te dubbelklikken of door (zoals voorheen) gebruik te maken van de knop Subdossier. 
 

 

Vanuit het subdossier...

blijven nu ook alle andere subdossiers zichtbaar. Merk ook op dat het subdossier waarin je aan het werk bent, in het blauw wordt weergegeven in deze lijst.

Naar een ander subdossier navigeren kan door te dubbelklikken op het betrokken subdossier in de lijst, of via de knop Subdossier.

Terug naar het hoofddossier navigeren kan door te klikken op de knop Hoofddossier. 
 

 

 Via de knop Kopie kan je nu ook:

• De partijen en/of goederen van een ander subdossier overnemen in een nieuw hoofd- of subdossier. 
  

•  Een nieuw hoofddossier aanmaken
  Als je de optie Als subdossier van ... uitvinkt, kan je een hoofddossier aanmaken dat een nieuwe dossiercode krijgt en losstaat van de andere dossiers waarbij je wel partijen en/of goederen kunt overnemen. 
  

 

Wanneer de lijst van subdossiers te lang wordt, kan je via het extra knopje  de tekst-memo verbergen, en worden meer subdossiers zichtbaar op het scherm.
De memo kan terug zichtbaar gemaakt worden door terug op deze knop  te klikken. 
 

Vanuit de persoonsfiche - tabblad Dossiers ...

kan je ook een nieuw dossier toevoegen voor deze persoon. Ook vanuit deze context heb je dezelfde nieuwe mogelijkheden voor het aanmaken van een nieuw dossier of subdossier.
De opties voor het overnemen van partijen/goederen zijn hier standaard niet aangevinkt.

 

 

Tabblad Dossiers op de persoonsfiche

Op het tabblad Dossiers van een persoonsfiche, vind je nu rechtsboven de optie Ook afgesloten dossiers tonen. Standaard staat deze optie aan.
Wanneer je dit afvinkt, krijg je enkel de lopende dossiers te zien. Deze keuze blijft bewaard op uw Pc.
 

 

 

Extra filters in de globale planning en in het post-akte dashboard

Globale planning

In de globale planning werd een extra filter toegevoegd onder Selectie of groepering op, nl. een filter op Beheerder of uitvoerder.

Via deze nieuwe filter krijg je tegelijk :

• alle taken van dossiers waarin de gekozen gebruiker de dossierbeheerder is, en
• alle taken in dossiers waarvan deze gebruiker de taak-uitvoerder is.

Via deze selectie kan de notaris voor of samen met een medewerker al zijn verantwoordelijkheden overlopen, deels als beheerder, deels als uitvoerder.
Opgelet!  Deze filter kan je enkel gebruiken wanneer een specifieke gebruiker aangeduid wordt in het veld ernaast. Hier is de keuze (Alle) niet mogelijk.

 

Post-akte dashboard (PAD)

In het post-akte dashboard kan je de dossiers nu ook filteren op Titularis. Dit kan van pas komen voor notarissen in associaties of MSK's.
Je vindt deze filter in de vorm van een keuzelijst naast de filter op beheerder. Indien nodig, kan je het PAD-venster breder maken om deze nieuwe keuzelijst wat breder te maken.

 

 

Meer controle bij het opsporen en bulk-afsluiten van afsluitbare dossiers

Het opsporen van afsluitbare dossiers werd vereenvoudigd zodat je hierover meer controle hebt. In dit venster werd nu ook de logica van het post-akte dashboard ingebouwd. Tevens werd de lay-out van dit venster gewijzigd met meer selectiemogelijkheden.

Opgelet:

• Vooraleer je aan de slag gaat met het afsluiten en opruimen van dossiers, raden wij aan eerst overleg te plegen met de collega die instaat voor de archivering van dossiers! 
• Daarenboven is de afsluiting/opruiming vooral geschikt op oudere dossiers.
   

Via een nieuwe knop Overzicht aantallen per jaar krijg je snel een overzicht van het aantal dossier per jaar en handige informatie m.b.t. het afsluiten van deze dossiers. In dit venster kan je tevens één specifiek jaar selecteren om die dossiers af te sluiten.

De lijst met af te sluiten dossiers kan beperkt worden tot: 

• Enkel pre-akte dossiers;
• Enkel post-akte dossiers;
• Dossiers van 1 specifieke beheerder;
• Enkel dossiers waarvan waarvan alle gestarte taken voltooid zijn;

Via de knop Zoek de afsluitbare dossiers krijg je de lijst met alle dossiers die kunnen afgesloten worden volgens de opgegeven selectie (en volgens de logica van het post-akte dashboard). 

Opgelet! Wanneer je deze dossiers afsluit, zijn deze nog niet opgeruimd (o.a. verwijderden van taken, documenten beveiligen, ...). Dit kan je nadien doen via de knop Bulk Opruiming onderaan het scherm.

Via de knoppen onderaan in het venster kan u eenvoudig enkele acties uitvoeren:

• Dossier
  navigeer naar het betrokken dossier.
• Sluit/Heropen dit dossier
  enkel het aangeduide dossier afsluiten of heropenen. In de kolom Af zie je welke dossiers je reeds hebt afgesloten (N = niet afgesloten / J = afgesloten). Deze dossiers zullen bij het vernieuwen van het venster dus niet meer verschijnen.
• Sluit al deze dossiers
  je kan in één beweging alle getoonde dossiers afsluiten. Je krijgt een melding net voor je deze dossiers zal afsluiten:
  
  
• Bulk opruiming
  na het afsluiten van dossiers, kunnen deze ook opgeruimd worden. Dit doet je in het scherm Beheer Dossierafsluiting, tabblad Bulk opruiming. Hierin kan je selecteren welke verdere opruimingswerken dienen te gebeuren.

 

Daarnaast werd ook de Dossierzoeker aangepast met 2 extra selectiemogelijkheden in het kader van dossieropruiming:

Ook deze selectiecriteria kunnen ingezet worden bij het opruimen van dossiers:

1. Opgeruimd na afsluiting J/N.
   Met deze extra selectiemogelijkheid kan je filteren op dossiers die afgesloten zijn, maar nog niet opgeruimd werden, hiervoor kies je Opgeruimd na afsluiting = N.
    
2. Met een AKB J/N. 
   Op deze manier kan je de dossiers terugvinden waarvoor geen AKB werd opgemaakt (Met een AKB = N). 
   Dit was reeds in het post-akte dashboard voorzien, maar wordt daar enkel toegepast op verleden dossiers. 

 

 

PNG-bijlagen uit e-mails overnemen

Via de knop Bericht naar Dossier worden nu ook PNG-bijlagen overgenomen.
Dit bestandstype komt tegenwoordig meer en meer voor. Zo gebruiken de meeste smartphones PNG als standaard bestandsformaat voor afbeeldingen die met de camera worden gemaakt.

 

 

Opgelet! 
Enkel de .png bestanden die als bijlage in de mail zitten, zullen opgeslagen worden in het dossier.
PNG-bestanden die ingesloten zitten als afbeelding in de tekst van de mail worden niet overgenomen als bijlage.

Tip:
Een ingesloten afbeelding in een mail kan je steeds opslaan door rechts te klikken op deze afbeelding en te kiezen voor Opslaan als afbeelding ... 
Daarna plak (Ctrl+V) je het pad naar de dossiermap in het verkennersvenster bij de bestandsnaam.

 

 

Zoeker voor notarissen

De zoeker voor notarissen werkt nu ook op naam%voornaam én voornaam%naam.

Voortaan kan je in deze zoeker ook eerst de voornaam, en daarna de achternaam ingeven, al dan niet gescheiden door een procentteken.

De zoeker voor notarissen vind je terug via het verkennersmenu > Zoekers > Extra zoekers personen > Notarissen / studies.

 

 

Conversie afgeschafte vennootschapstypes in vennootschapsfiches 

Sinds 1/1/2020 zijn bepaalde Juridische vormen van vennootschappen niet meer geldig. Bij het benoemen van de vennootschappen moet sindsdien de nieuwe juridische vorm gebruikt worden. Dit geldt ook voor de vennootschappen die geen akte hebben verleden om zich aan te passen aan het nieuwe wetboek.

Van de meest voorkomende oude types (bv BVBA) is de omschakeling automatisch mogelijk naar 1 welbepaalde nieuwe juridische vorm:
EBVBA  ->  BV
Comm.V  ->  CommV
BVBA  ->  BV
BV VOF  ->  VOF
BV GCV  ->  CommV
BV NV  ->  NV
BV BVBA ->  BV
EBVBA SO  ->  BV
VOF SO  ->  VOF
GCV SO  ->  CommV
NV SO ->  NV
BVBA SO  ->  BV
MS  ->  VVZRL

Van andere vennootschapsvormen die afgeschaft werden, moet de vennootschap zelf kiezen voor 1 van de mogelijke nieuwe vormen. Voor deze vennootschapsfiches kan ActaLibra deze omschakeling dus niet automatisch doen.

In welke vennootschapsfiches wordt de verouderde vorm door de update automatisch geconverteerd? De vennootschappen die een vervallen vorm uit bovenstaande lijst hadden en die partij zijn in een dossier dat werd geopend sinds 1/1/2019, en waarvan de akte nog niet is verleden, worden door deze update omgezet naar het nieuwe type.

Voortaan wordt ook in elke vennootschapsfiche die als partij wordt toegevoegd in een dossier, deze omschakeling automatisch uitgevoerd. Op de fiche van de vennootschap, op het memo veld onderaan, is dan te zien wanneer dit is gebeurd, en wat de vroegere rechtsvorm was.
Bv. 03/12/2020: persoonstype gewijzigd van "Maatschap" naar "VVZRL"

 

 

Indexering forfaitaire retributies hypotheken op 1/1/2021

De forfaitaire retributies voor de uitvoering van de hypothecaire formaliteiten en voor de aflevering van afschriften en hypothecaire getuigschriften worden geïndexeerd op 1 januari 2021 (zie bericht eNotariaat nr. 15769 van 10 november 2020)

Voor overschrijvingen en inschrijvingen bepaalt de wet dat de formaliteit van een correct tijdens de kantooruren aangeboden akte die dag moet uitgevoerd worden (op
voorwaarde van aanvaarding van de aanbieding en voldoende voorafgaande provisie). Bijgevolg zullen alle akten van overschrijving en inschrijving die uiterlijk op
31/12/2020 vóór 12u correct worden aangeboden, onderworpen zijn aan het oude tarief.
Voor doorhalingen is er geen dergelijke wettelijke bepaling waardoor de datum van effectieve verwerking zal gelden, zie de berichten eNotariaat nrs. 15787 van 27
november 2020 en 15796 van 4 december 2020.
Voor aanvragen van hypothecaire getuigschriften bepaalt de datum van de aanvraag (tijdens de kantooruren van het kantoor RZ, dus vóór 12u) het toepasselijke tarief (ook op voorwaarde van voldoende voorafgaande provisie).
 

In ActaLibra zorgt deze update voor de volgende aanpassingen :

 

Voor de hypothecaire formaliteiten

Voor een correcte berekening van de tarieven voor inschrijvingen, overschrijvingen en doorhalingen in de aktekostenbladen; werden de schalen en constanten waar nodig aangepast naar de nieuwe geïndexeerde tarieven:

 

 

Deze aangepaste berekening op basis van de nieuwe tarieven wordt automatisch toegepast in elk nieuw aktekostenblad dat je vanaf nu maakt.

 

 

Indien je reeds een aktekostenblad maakte vóór de update, voor een akte die pas in 2021 verleden zal worden, zal je bij het openen van dit bestaande AKB, een melding zien verschijnen dat hierin de oude tarieven ingeschreven zijn.
Met behulp van de knop Bijwerken kan je de reeds ingeschreven bedragen snel bijwerken naar de geïndexeerde tarieven.

 

Opmerking: indien je een nieuw aktekostenblad maakt, en je hebt toch nog het oude tarief nodig, dan zal je het bedrag manueel moeten aanpassen

 

 

 

Voor de aanvraag van hypothecaire getuigschriften:

In een nieuw of bestaand AKB kan je op de lijn voor de Aanvraag van een hypothecaire staat op de '...' klikken om in het venster dat opengaat aan te geven welke type getuigschrift je wil aanvragen met bijpassend tarief. 

In dit venster kan je vanaf nu ook al kiezen voor de nieuwe geïndexeerde tarieven die gelden vanaf 1/1/2021.  De bedragen die standaard worden voorgesteld, hangen af van de datum van vandaag.

 

 

 

Aanpassing telefoonnummers in de fiches van de Kantoren Rechstzekerheid

Sinds enkele weken werden de 48 kantoren Rechtszekerheid geïntegreerd in het nieuwe telefoniesysteem. Een belangrijk gevolg van deze wijziging is dat er unieke telefoniecodes ingevoerd worden voor de notariskantoren. Met behulp van deze codes kunt u onmiddellijk het gewenste kantoor en de gewenste dienst bereiken. Dat doet u door het algemeen nummer te bellen (02 572 57 57), uw taalkeuze te maken, en vervolgens de code in te geven.

Naar aanleiding van deze wijziging zijn de fiches van de Kantoren Rechtszekerheid in ActaLibra als volgt aangepast:

In het eerste veld voor het telefoonnummer ziet u het algemeen nummer staan 02 572 57 57

Onderaan in het gele memoveld ziet u welke code u moet ingeven na de taalkeuze. Hiermee bereikt u  rechtstreeks de dienst voor alle hypothecaire materie. Bv. Voor Antwerpen 3 moet u het volgende ingeven: 02 572 57 57 + taalkeuze + 18147.

 

 

 

Aanpassingen in de module Boekhouding

In de zoeker Totalen algemene rekeningen werd de selectie Boekjaar toegevoegd. Je kan hier manueel het jaar ingeven of via de drie puntjes het correcte boekjaar selecteren. Deze nieuwe manier werkt sneller en efficiënter dan het gebruik van de criteria Periode in combinatie met groter dan / kleiner dan.
 

 

 

 

Andere aanpassingen

Microsoft .Net 4.7.2 framework werd uitgerold naar alle TS-Servers en Pcs.

• Deze module is noodzakelijk om bij de volgende update alle .Net modules te kunnen upgraden, en daarmee de nieuwe REST API webservices van Fednot te kunnen implementeren.

 

ActaLibra Updater 

• Deze module werd geoptimaliseerd en werkt nu aanzienlijk sneller
• De macro's in Word worden nu ook in een tweede map bijgewerkt. Naast de gewoonlijke STARTUP-map, worden deze (in het geval deze map aanwezig is) in de map OPSTARTEN, ook bijgewerkt. 

 

 

Bugfixes

Volgende fouten en ongemakken werden hersteld of verbeterd:
 

• Wijziging van dossierbeheerder of uitvoerder in een dossier:
  • Soms werden teveel taken veranderd van uitvoerder bij het wijzigen van de dossierbeheerder of uitvoerder;
  • Wordt nu beperkt tot de taken die omwille van de standaarduitvoerder <T>, <B> of <E> aan deze uitvoerder gekoppeld zijn.
     
• Een ongewenste Word-maximize werd weggewerkt. Dit kon voorkomen tijdens het openen van een Word-document en het syncen met de Dataview. 
   
• Verbeterde controle op Btw-aangifte bij het aanmaken van maandstaat in de module Boekhouding.
   
• Verbeterde controles op maand- of kwartaalafsluiting bij jaarafsluiting in de module Boekhouding.

 

 

BINNENKORT

Module SSH (Self Service Hypotheekstaten) zit al deels ingebouwd, maar uitwerking van een bruikbare webservice (API) bij Fednot heeft vertraging opgelopen, waardoor we pas op 23/11 konden verder ontwikkelen. Pas nadat alles is getest kunnen worden zullen we deze geïntegreerde module beschikbaar stellen. We houden jullie op de hoogte.