ActaLibra update van 31 oktober 2019

Ingediend door FilipVW op wo, 06/11/2019 - 11:30

 

Overzicht van de verbeteringen en aanpassingen in de ActaLibra update van 31 oktober 2019.

 

 

Nieuwe module Post-akte dashboard 

Doel van het post-akte Dashboard

Het post-akte dashboard is een extra hulpmiddel voor het werk NA HET VERLIJDEN van de akte, niet ter vervanging van de bestaande workflows, maar om ze te versterken met een beter overzicht en extra controles. Je kan er in 1 overzicht zien voor welke dossiers nog iets dient te gebeuren, per deelaspect.

Verder over het post-akte dashboard :

  1. Werken met het post-akte dashboard
  2. Welke controles en mogelijke meldingen zijn er per aspect ?
  3. Dossierafsluiting en al dan niet voltooide taken
  4. Andere informatie over het dossier
  5. Filteren op dossiers/akten waarmee specifieke issues zijn
  6. Voorwaarden om (goed) met dit dashboard te kunnen werken
  7. Voorbereiding voor het eerste gebruik
  8. Eerste gebruik
  9. Configuratie van het post-akte dashboard
  10. Wanneer wordt een dossier als Voltooid beschouwd


 

Werken met het post-akte dashboard

In het menu vind je het post-akte dashboard onder Dossierbeheer -> post-akte  - Dashboard, en in het knoppenmenu "Dossiers" staat er dit icoon :

Bij het openen van dit venster worden onmiddellijk de gegevens verzameld van de lopende dossiers die verleden zijn. Standaard worden afgesloten dossiers niet nagezien of weergegeven in het post-akte dashboard. Dit zal tussen de 5 en de 120 seconden duren. De dossiers zijn geordend op aktedatum. Heb je een groter scherm, dan kan je het venster best wat breder en hoger maken: zo zie je de info beter.

Omdat de gegevens in de post-akte dashboard ook gebaseerd zijn op de feedback van eRegistation, wordt je bovenaan dit venster aangemaand eerst die eReg feedback op te halen. Via de knop eReg feedback kan je snel naar de plaats waar je dat doet. 

In het post-akte dashboard zie je links de sleutel-informatie van elk dossier: rep-nr, aktedatum, dossiercode en dossieromschrijving.

Rechts daarvan wordt alle verzamelde post-akte info gegroepeerd volgens een aantal deel-aspecten :

Per kolom ziet u aan de achtergrondkleur hoe het met dat aspect is gesteld :

 

Je kan de getoonde dossiers/akten filteren op bepaalde aspecten, via de vinkjes of de keuze-lijsten. Bij elke filter staat aangeduid van hoeveel dossiers/akten er iets te melden is wat dat (deel)aspect betreft.
De filter-vinkje met het rode vierkantje (helemaal rechts) selecteert alle akten waar een of meer post-akte-aspect een rode (foute of dringende) actie vereist.

 

Door te dubbelklikken op een cel in de tabel ...

... zal ActaLibra automatisch naar de juiste plaats in ActaLibra doorklikken.

Maar je kan deze knoppen onderaan natuurlijk ook gewoon zelf aanklikken. 

Wanneer je terugkeert naar het post-akte venster, wordt de informatie van het geselecteerde dossier automatisch geactualiseerd

Normaal zal je eerst de rode (dringende) aspecten aanpakken, en daarna de blauwe zaken uitvoeren.

 

 

Welke controles en mogelijke meldingen zijn er per aspect ?

(*) een beperkt aantal kantoren werkt in ActaLibra met een apart vinkje (aanduiding) op het dossier waarmee de boekhouder zijn fiat geeft voor het afsluiten van het dossier.

 

Dossierafsluiting en al dan niet voltooide taken

De post-akte verwerking eindigt met de het afsluiten en archiveren van dossiers. Dat heeft belang omdat het toelaat om beter zicht te houden op het volume aan lopende dossiers. In de regel worden afgesloten dossiers niet meer weergeven in het post-akte dashboard. (zie Configuratie)

De beste manier om oude dossiers niet meer in het post-akte dashboard te zien staan, is die dossiers af te sluiten.

In ActaLibra kan je instellen welke voorwaarden moeten voldaan zijn om een dossier te kunnen afsluiten. Deze voorwaarden vind je terug via menu Dossierbeheer -> Beheer dossier-afsluiting -> tabblad Vereisten.

Daar zie je deze 2 mogelijk aan te vinken voorwaarden:

  • Alle taken van een dossier moeten voltooid zijn om het te kunnen afsluiten.
  • Alle gestarte taken van een dossier moeten voltooid zijn om het te kunnen afsluiten.

De eerste voorwaarde is strenger dan de tweede.
Wie goed wil werken met het taken-systeem in ActaLibra kan best 1 van deze voorwaarden instellen.

Zodra een dossier dan wordt afgesloten, gebeurt er ook een opruiming. Dat gebeurt eveneens volgens de daartoe ingestelde opties. Die kan je via het tabblad Opruimingsstandaard instellen :

  • de niet gestarte taken verwijderen
  • de wel gestarte, maar nog onvoltooide taken markeren als voltooid

Op die manier worden de ongebruikte taken verwijderd en/of de reeds gestarte taken op voltooid gezet.

 

(1)  kantoren die werken met de vereiste dat alle (gestarte) taken moeten voltooid zijn alvorens een dossier kan worden afgesloten, krijgen deze DOS-statussen "taak starten" of "taak voltooien" te zien. 
Zolang er taken in die situatie zijn kan het dossier niet worden afgesloten.

(2)  kantoren die NIET met die vereisten werken, zien de DOS-status "taken afwerken" indien er nog onvoltooide taken zijn, maar zo'n dossier is toch afsluitbaar.

 

Andere informatie over het dossier

Rechts, naast de status-kolommen, ziet u nog het dossier-saldo, of er een Afschrift gemaakt is, en welke de eerstvolgende nog uit te voeren taak is.
Indien de eerstvolgende taak al gestart is, staat de start-datum tussen vierkante haken vermeld.

 

Filteren op dossiers/akten waarmee specifieke issues zijn

Boven de kolommen REP t.e.m. Saldo staat een filter-vinkje met een teller (aantal dossiers).

Door het vinkje aan te zetten beperkt men het overzicht tot de dossiers waar er iets aan de orde is, t.t.z. waar een rode of blauwe melding staat.  (Groen en grijs worden niet geteld of geselecteerd)

Rechts van de 8 aspect-filters staat 1 speciale filter-selectie (die met het rode vierkantje), waarmee je kan filteren op alle dringende kwesties (rode).

Om nog specifieker te filteren kan je elk deel-aspect apart kiezen uit de lijst Filter op 1 bepaalde uit te voeren actie
Zo beperk je de selectie tot enkel die dossiers waar die actie nu aan de orde is.

 

Voorwaarden om (goed) met dit dashboard te kunnen werken

  • U gebruikt het volledige ActaLibra softwarepakket : Dossierbeheer + Boekhouding + Webservices
  • U gebruikt het ActaLibra Repertorium in de ganse periode waarvoor u het post-akte dashboard wilt kunnen raadplegen. U kan dan best alle verleden akten inschrijven, voor het oproepen van het PAD
  • eRegistration webservices in ActaLibra gebruiken (sync & feedback)
  • U kunt best elke dag de feedback ophalen en verwerken vóór het oproepen van het PAD
  • Elk dossier voorzien van geschikte dossiertaken, en de nodige AKBs
  • in de ActaLibra boekhouding uw betalingen via banklijsten doen 
  • in de ActaLibra boekhouding alle bankuittreksels (via CODA import) boeken, voor het oproepen van het PAD
  • regelmatig de boekhoud controles uitvoeren: het PAD vervangt NIET de controles bij kwartaalafsluiting !

 

Voorbereiding voor het eerste gebruik

Deze zaken moeten worden nagekeken bij het eerste gebruik :

  • Voor 2 dossiersoorten, geldt dat ze wel in het Repertorium komen maar pas later geregistreerd worden: namelijk het notarieel en het internationaal testament. Om te vermijden dat ActaLibra in het rood aangeeft dat ze nog niet geregistreerd zijn, kan je in het venster van de Dossiersoorten : Menu>Dossierbeheer>Randgegevens dossierbeheer>Dossiersoorten aanduiden dat deze dossiersubsoorten niet onmiddellijk te registreren zijn.
  • is het ActaLibra Repertorium volledig gecontroleerd op volgorde- of nummerings-problemen ? Soms staan oude dossiers met het vinkje in-repertorium terwijl ze niet in het repertorium zijn opgenomen.
  • haal de feedback op van eRegistration.
  • met welke post-akte-dashboard-parameters wil je werken ?  Je kan deze parameters zonder probleem wijzigen (zie verder: Configuratie)

 

Eerste gebruik

fouten wegwerken: 

  • Als de REP-kolom "volgorde probleem" toont als melding, dan is vaak de oorzaak
    • een dossier waar het vinkje in-repertorium ten onrechte aangevinkt is, of
    • een dossier waar ten onrechte een aktedatum staat ingesteld of het vinkje verleden staat aan gevinkt.
  • Als de REP-kolom "akte ontbreekt" toont als melding, moet u :
    • de repertorium nummering vervolledigen in de dossiers
  • Eventueel bepaalde parameters anders instellen (zie verder: Configuratie)

 

Configuratie van het post-akte dashboard

Aangezien verschillende kantoren op verschillende manieren werken, zijn een aantal parameters voorzien die deze verschillen instelbaar maken.
Onderaan links het post-akte dashboard venster staat een knop om naar de instellingen te gaan.

Enerzijds zijn er de algemene gebruikskenmerken die voor het hele kantoor gelden, en anderzijds is er 1 persoonlijk gebruikskenmerk om je te beperken tot hoever jij wilt teruggaan in het verleden.

De algemene instellingen kies je best in overleg met de andere gebruikers van het post-akte dashboard :

  1. Begin-datum voor het nazicht.
    Die begin-datum valt initieel samen met het begin van het gebruik van eRegistration
     
  2. Repertoriumtekst in ActaLibra opgesteld vanaf …
    Wie het Repertorium niet samenstelt in ActaLibra zet dit best op een datum in de toekomst  bv. 31/12/2099 
     
  3. Alle informatie in het repertorium werd naar Word doorgeschreven vanaf …
    Wie het Repertorium niet samenstelt in ActaLibra zet dit best op een datum in de toekomst  bv. 31/12/2099 
     
  4. Vanaf wanneer (aantal dagen na de akte) worden niet betaalde ERE-ONTV facturen weergegeven ? 
    en vanaf wanneer verschijnt dit als laattijdig in het rood ?
    Dezelfde 2de parameter bepaalt ook vanaf wanneer in de AKB kolom "factuur ERE-BET" wordt weergegeven.
     
  5. Controle of elke factuur is afgedrukt,
    te controleren factuurdatum vanaf ../../....  (standaard vanaf 1/1/2019 zodat de voorwaarde geldt vanaf 2019)
     
  6. Controle of van elke factuur een PDF is gemaakt ?
    te controleren factuurdatum vanaf ../../…. (standaard 31/12/2099 zodat dit niet van toepassing is)
     
  7. Controle of elke factuur is uitgereikt?
    te controleren factuurdatum vanaf ../../.... (standaard 1/11/2019 zodat de controle gebeurt vanaf 1 nov 2019)
     
  8. Wil je ook de reeds afgesloten dossiers zien in het dashboard ? (Standaard = niet opgenomen)
    Je kan deze optie aanvankelijk wel eens AAN zetten, om zo ook de afgesloten dossiers na te zien op alle post-akte aspecten
     
  9. Wil je rechts boven het dashboard ook kunnen filteren op de status Voltooid / Niet voltooid / Alle ? (standaard is deze filter niet zichtbaar) 

 

 

Persoonlijke instelling telt enkel voor jezelf.

  1. Hoe ver terug in de tijd wil je kijken ?
    dit is vooral nuttig voor mensen die focussen op de post-akte verwerking van de meest recente dossiers: keuze uit: 
    - alle dossiers met een aktedatum sinds parameter [1] : standaard
    - de dossiers met een aktedatum in deze maand
    - de dossiers met een aktedatum sinds 1 maand
    - de dossiers met een aktedatum sinds 3 maanden
    - de dossiers met een aktedatum sinds 6 maanden
    - de dossiers met een aktedatum sinds 1 jaar

Een belangrijk effect van deze keuze is dat het post-akte dashboard sneller verschijnt als je minder ver terug in de tijd gaat.
    
 

Een dossier wordt als Voltooid beschouwd 

wanneer :

  1. deze repertorium voorwaarden zijn voldaan (tenzij deze voorwaarden zijn uitgeschakeld)
    1. de repertorium tekst opgemaakt is 
    2. de repertorium tekst is doorgeschreven naar Word
  2. deze AKB voorwaarden zijn voldaan :
    1. er één of meer AKBs voorzien zijn (tenzij voor dossiersubsoort "Volmacht BNN" hetgeen kosteloos is)
    2. de AKBs volledig geboekt zijn
    3. alle Werkelijke kosten zijn geboekt
  3. deze voorwaarden voor elke factuur zijn voldaan :
    1. afgedrukt zijn
    2. als PDF bewaard 
    3. aan de cliënt uitgereikt zijn
  4. deze eRegistration voorwaarden zijn voldaan (indien eReg van toepassing)
    1. de expeditie status = "Formaliteiten afgehandeld"
    2. alle feedback data is Ingeschreven
  5. de HYP formaliteiten zijn voldaan (indien HYP van toepassing)
    1. de Werkelijke kost is geboekt
  6. de REG formaliteiten zijn voldaan (indien RegAA van toepassing)
    1. en de Werkelijke kost is geboekt
  7. de VLABEL formaliteiten zijn voldaan (indien van toepassing)
    1. en de Werkelijke kost is betaald, geboekt en ingeschreven
  8. alle TAKEN zijn voltooid
  9. wat het DOSSIER betreft :
    1. het boekhouderfiat is gegeven om het dossiet af te sluiten (indien uw kantoor met deze optie werkt)
    2. het dossier zelf is afgesloten (indien deze voorwaarde is ingesteld, zie Configuratie)


Om het aantal dossiers/akten in het post-akte dashboard te beperken, worden de afgesloten dossiers standaard niet weergegeven. Dat is instelbaar via het algemeen gebruikskenmerk 7.

Om het aantal verder nog te beperken, worden ook de voltooide dossiers standaard niet weergegeven. Maar dat kan je anders kiezen via de keuzelijst Voltooid, helemaal rechts in de oranje filter-zone.  

Als je gebruikskenmerk 8 AAN vinkt, dan verzamelt het post-akte dashboard ook alle dossiers die dienen afgesloten te worden, wanneer ze voltooid zijn. 

 

 

 

Opvolging van het uitreiken van uw facturen 

Met de introductie van het post-akte dashboard, kan je in ActaLibra nu ook van elke opgemaakte factuur bijhouden of ze wel degelijk werd uitgereikt aan de clënt. Mogelijks hield u dit voorheen bij in een excel-lijstje. Maar dat is nu niet meer nodig. In ActaLibra kan je dat nu gemakkelijk markeren en opvolgen. Dat doe je op volgende wijze :
 

1. Direct bij de klassieke afdruk van de factuur

Wanneer je een factuur op klassieke wijze afdrukt, kan je nu onderaan dat afdrukvenster aanduiden dat je de factuur ook direct hebt uitgereikt.

Standaard staat de optie factuur markeren als uitgereikt AAN gevinkt, maar je kan ze ook gewoon UIT vinken. Laat je het aan gevinkt, dan zal je de factuur Markeren als uitgereikt zodra je de factuur dan effectief afdrukt via een van de knoppen onderaan.

Opmerking:
Wil je liever dat deze optie hier standaard niet aan staat, dan kan dat via de knop instellingen [aangegeven met de oranje pijl].
Daarmee open je de facturatie-instellingen. Zoek daarin naar deze lijn ...

en pas de J aan naar N. Sluit het venster met instellingen, en Bewaar.

 

2. Bij uitreiken van de PDF-versie van uw factuur

Wanneer je uw facturen eerst als PDF opslaat, kan je bij de stap PDF uitreiken (onderaan het venster) ook aanduiden dat je de factuur wilt Markeren als uitgereikt zodra je dat effectief doet via de knop PDF Mailen of de knop PDF Openen

Merk op dat je natuurlijk eerst de PDF moet maken, via de knop PDF maken. Pas dan kan je die uitreiken via e-mail of via een afdruk.
Ook hier is de optie Markeren als uitgereikt standaard AAN gevinkt, en net zoals hogerop, in te stellen via de lay-out kenmerken voor facturatie.

Opgelet :
Wanneer je het PDF-document van deze factuur niet via een van deze twee manieren afdrukt of emailt, dan wordt de status uitgereikt ook niet ingesteld.
Die je dat bv. via het documentoverzicht in ActaLibra of via Windows, dan moet je de status uitgereikt best met de hand aanpassen, zoals in de volgende paragraaf wordt uitgelegd.

 

3. De status uitgereikt

Op een aantal plaatsen in ActaLibra kan je die status uitgereikt zien, maar ook met de hand veranderen.
Dat is het geval in het boekingsvenster van verkoopfacturen, waar je de status uitgereikt (eenmaal afgedrukt) met een enkele klik kunt AAN of terug AF zetten (en te bewaren met F9).

Ook in het overzicht van de facturen op het tabblad Afrekening van het aktekostenblad, waar je de status uitgereikt (eenmaal afgedrukt) kunt AAN of terug UIT zetten door op het vakje in de kolom Uit te dubbelklikken.

Ook in de zoeker voor verkoopboekstukken kan je zoeken op Uitgereikt J/N
Standaard worden alle facturen met een boekingsdatum ouder dan de parameter "pad_facturenverzendenvanaf" beschouwd als uitgereikt=J. 
Die parameter kan je (ook) via het post-akte dashboard instellen. Zie ...

 

 

 

voor Biddit, aangepaste schaal voor wettelijke kosten ovd vast bedrag

Bij een recente aanpassing van de berekening registratie voor BIDDIT hebben we de nodige aanpassing van het vaste deel voor de forfaitaire kosten over het hoofd gezien. Het stond zo:

Die schaal, "Wettelijke kosten ovd vast bedrag Biddit", is nu als volgt ingesteld :

 

 

 

andere aanpassingen en verbeteringen in ActaLibra

Voorwaarden voor dossierafsluiting

Bij het afsluiten van een dossier wordt nu extra gecontroleerd of er nog ontbrekende werkelijke kosten (OWK) in de (roze) voorschot-blokjes moeten ingeboekt worden.
Is dat het geval, dan kan het dossier niet worden afgesloten.

Wanneer er enkel andere ontbrekende werkelijke kosten zijn die geen voorschotten zijn (bv. iets als DIVAK), kan je het dossier toch afsluiten.
Werkelijke kosten kunnen altijd later nog worden geboekt, ook al is het dossier al afgesloten. 

 

 

AKB-modellen VK en KREDIET

Met de update van 8 oktober, werd in het blokje Fednot deze twee modellen een extra lijn voorzien voor Opzoeking beslagberichten, met als tarief 2,50€, ingesteld via een constante, en deel van het forfait.

 

 

eRegistration

Op vraag van Fednot (*) wordt in onderstaande aktetypes de hoedanigheid Pachtnemer (FR: Fermier) niet meer als Verwerver gezien, en moeten daarbij dan ook geen rechten worden aangegeven.

  • Verkoop met tussenkomst pachter
  • Verkoop met tussenkomst pachter en met beding van aanwas
  • Verkoop met tussenkomst pachter en met anticipatieve inbreng
  • Verkoop met tussenkomst pachter en met beding van aanwas en anticipatieve inbreng

(*) Our juridical department has indicated that there are no rights to define for the leaseholder in a sales transaction (TT-UID-238 -> 241).
The DeedTypeTypeList files have been adapted accordingly.

 

Voor onderstaande akte-types was het ten onrechte niet toegelaten om een document van het type Uittreksel met de akte mee te uploaden. Die zijn vanaf nu wel toegelaten voor deze akte-types.

  • Handlichting - Doorhaling - Opheffing
  • Handlichting - Doorhaling - Opheffing - notarieel getuigschrift (zonder verschijning van de schuldeiser)

 

In het venster eRegistration -> tabblad Akte, kan je bij het betreden van het keuzeveld Akte-type nu direct de omschrijving intypen van het gewenste akte-type. De keuzelijst gaat dan automatisch open, en de selectie in de lijst past zich automatisch aan naarmate je typt. In dit voorbeeld werden al de eerste 4 letters (verd) getypt. Automatisch werd het eerste akte-type met een omschrijving beginnend met die 4 letters ("verdeling ...") geselecteerd.

 

 

Dossieromschrijving bij nieuw dossier

Bij het opmaken van een nieuw dossier (via het tabblad Dossiers van een persoon) kan je nu in de voorgestelde dossieromschrijving naast de naam van de cliënt ook zijn voornaam vermelden

Daarvoor moet je wel deze software-parameter aanpassen.

Een beheerder kan dat via het menu Basisgegevens -> Instellingen -> Softwareparameter -> tabblad Allemaal -> Parameter dossieromschrijving_formaat
Daar kan je  %voornaam achteraan toevoegen aan de waarde van die parameter.

 

 

Boekhouding - Instellen en opvolgen van toelichtingen bij cliëntsaldi

In deze update werden een paar kleine wijzigingen aangebracht aan de input van een toelichting bij cliëntsaldi

Bij het boeken van een bankuittreksel krijg je bij het invoeren of toewijzen van een een betaling door een cliënt onderaan het venster de toelichting bij het huidige cliëntsaldo te zien.

Pas wanneer je het te boeken bedrag ingeeft, krijg je helemaal rechts daarvan het saldo na deze boeking te zien.
Wordt dat nieuwe saldo 0,00€ dan zal ActaLibra de saldo-toelichting automatisch schrappen. Er wordt geen vraag meer gesteld.
Is er nog een resterend saldo na, dan kan je in de saldotoelichting een andere tekst typen of er een kiezen uit de lijst.

De toelichting bij het nieuwe saldo na, wordt pas definitief bij ventilatie van het boekstuk. 
 

Opmerking :

Binnenkort zal je in ActaLibra ook bij dossiersaldi een toelichting kunnen plaatsen
Er komt ook een nieuwe debiteurenopvolging waarbij je de cliënt en zijn dossiers samen kan overschouwen, en van daaruit makkelijk overboekingen kunt maken.

 

 

Zoeker standaard iets groter

Standaard is het venster voor de Zoeker nu ten minste 75% van de breedte en 50% van de hoogte van het hoofdvenster.

 

 

Client en/of dossier zoeken o.b.v. een factuurnummer

Wanneer je bij het boeken van een bankuittreksel een binnenkomende betaling wilt toewijzen, kan het gebeuren dat er alleen maar een referentie naar uw factuurnummer in de mededeling staat vermeld.
Om u ook in dit geval vlot de cliënt te laten opzoeken, kunt u nu via de zoeker Personen+Dossiers+Goederen, ook zoeken op factuurnummer.

Kies bij zoeken op voor "Factuur (dagboek/boekstuknummer)", en typ rechts het dagboek een slash en het factuurnummer (in dit voorbeeld ERE-ONTV/2190002), en Enter om te zoeken.
Dat geeft in dit voorbeeld volgend resultaat :

Wanneer je de lijn met de cliënt selecteert, wordt enkel de cliënt overgenomen. Selecteer je de lijn met het dossier, dan worden zowel de cliënt als het dossier in het boekingsvenster overgenomen.

 

 

Feestdagen 2020 - 2022

Bij deze update worden alvast alle offiiële feestdagen voor 2020, 2021 en 2022 in ActaLibra ingesteld.

 

 

Banken - update

Bij deze update wordt de lijst van banken en de door heb gehanteerde BIC codes bijgewerkt.

  • enkele biccode veranderingen voor ING : HBKABE22 wordt BBRUBEBB
  • nieuwe bank: 21-06-2019 Banca Monte Paschi Belgio (648)
  • nieuwe bank: 06-08-2019 PPS EU SA (974) -- Prepayment Solutions EU
  • vanaf 02-09-2019 : extra rekeningnummers voor Société Générale (684)
  • vanaf 01-09-2019 : ABN AMRO Private Banking (513) wordt opgeslorpt door/sera absorbé par ABN AMRO BANK.