Het totaal van de dossiergebonden kosten die aan de notaris zonder btw worden aangerekend en niet als inkomend factuur moeten worden geboekt, moeten wel één keer per jaar opgenomen worden in de btw-aangifte.
In de BTW aangifte van de maand december of van het 4de kwartaal 2023 (aangifte in te dienen tegen 20 januari 2024) moeten de totaalbedragen worden opgenomen van alle kosten die niet onderworpen zijn aan BTW, doch die bij doorrekening aan de cliënt onder de belastbare basis vallen (zie ook bericht van 13/03/2012, ref 8330 op het e-notariaat).
Het betreft de kosten van de hypothecaire staten en opzoekingen, OVAM/BIM, stedenbouw, kadaster, opzoekingen op de registratie en de kosten van de getuigen.
De administratie is begin 2012 akkoord gegaan met het feit dat deze kosten niet moeten worden opgenomen in het boek voor inkomende facturen. De documenten mogen, afhankelijk van het geval, rechtstreeks betaald worden vanuit een kostenrekening, via de 4-klasse of in rekening van het lopende saldo bij de betreffende administratie gebracht worden. Op deze wijze werd vermeden dat deze documenten extra verwerkt moesten worden door de boekhouding.