Wat ging er fout?
Op 5 en 6 december stuurde FOD Fin via Registration feedback voor heel wat akten de verkeerde informatie/feedback van registratiekantoren. Het ActaLibra team moest dat op 6 december vernemen via enkele opmerkzame ActaLibra gebruikers. Onmiddellijk hebben we enkele van de gemelde gevallen onderzocht, en daarvan bleek de afgeleverde feedback inderdaad niets te maken te hebben met de akte in kwestie.
De foute feedback kan refereren naar een ander/fout registratiekantoor, waardoor de fout in dat geval snel zichtbaar is, en ActaLibra u ook niet zomaar toelaat om de feedback in te schrijven en te verwerken.
Maar het kan toevallig toch het juiste registratiekantoor zijn, maar dan met een foute referentie en wellicht ook foute geheven rechten. Maar zoiets valt pas later op, wanneer je de werkelijke kosten boekt, en daar het verschil met de voorziene provisie kunt opmerken.
Om verdere instroom van foute feedback-data te vermijden, en in afwachting van nieuws en een eventuele correctie van FOD Fin, hebben we de eReg-SYNC functie tijdelijk uitgeschakeld.
Later lieten Fednot ons weten dat FOD Fin deze fout ondertussen zou opgelost hebben, maar dat zij waarschijnlijk geen correctie meer zouden doen op de foute feedback die al verstuurd was geweest. De akten zouden wel correct geregistreerd zijn, door het juiste kantoor, met een correcte heffing. Maar de data in de feedback is fout. (dus enkel ActaLibra en u zelf heeft daar last van)
Omdat er geen data-correctie zal komen, hebben we de Sync-functie terug geactiveerd, en moet u de foute feedback, geval per geval zelf oplossen.
Hieronder leggen we uit welke stappen u dient te zetten wanneer u met zo’n foute feedback te maken krijgt.
Opgelet:
Bij elk (twijfel)geval, dien je zelf eerst contact te nemen met het registratiekantoor (waar de akte zou moeten geregistreerd geworden zijn), en vermeldt dat u foute feedback en een verkeerd relaas heeft ontvangen voor de akte. Vermeld uw kantoornaam en het repertoriumnummer van de akte, en vraag om u de juiste registratiedata te bezorgen, en het correcte relaas in PDF.
Aanpak
STAP 1:
Op maandag 11/12/2023 kunt u vanuit ActaLibra de eRegistration SYNC functie gebruiken om alle nog te ontvangen registratie-data op te halen. Aangezien er geen correcties door FOD Fin zijn voorzien, kan die feedback dus nog foute feedback bevatten.
Welke gevallen kan je tegenkomen, en hoe pak je deze aan?
STAP 2:
Na het SYNCen via het ActaLibra eRegistration venster (tabblad Feedback), gebruik je rechtsboven de filter “… te verwerken“.
STAP 3:
Bekijk elke feedback die werd ontvangen vanaf 6/12 zeker van nabij.
Voorbeeld 1 :
Hieronder een voorbeeld waarbij een akte die wel geregistreerd werd via antenne Gent2, maar waarvoor foute feedback is binnengekomen van Kortrijk 1.
In zo’n geval, waar er twee verschillende registratiekantoren vermeld werden in de feedback-data, zorgt ActaLibra er voor dat de feedback-lijn al gekoppeld staat een het juiste registratiekantoor, maar wordt er wel een waarschuwing geplaatst bij dat kantoor : ***FOUTE FEEDBACK*** Contacteer registratiekantoor.
En om een foute verwerking te vermijden, zet ActaLibra ook de geheven rechten op 0€ en de referentie op blanco. Dit zijn toch foute gegevens, dus weg ermee!
Voorbeeld 2 :
Hieronder een voorbeeld waar het correcte registratiekantoor al helemaal niet vermeld werd in enige feedback. Hier is het hypotheekkantoor Antwerpen 2, terwijl de registratiefeedback van het kantoor Oostende komt.
Hier is de enige registratie-feedback, dus foute feedback. In zo'n geval laat ActaLibra de foute feedback ongemoeid. Mocht je deze foute feedback trachten in te schrijven, zal je in het expeditieboek geen geschikte "te ontvangen" registratie terugvinden voor dat foute kantoor. Ook dat moet bij u hopelijk een (alarm)belletje doen rinkelen, en ervoor zorgen dat u dit als foute feedback zal beschouwen.
STAP 4:
Gebruik Ctrl+Klik op de “knop Inschrijven ...” waarmee je aangeeft dat je deze feedback manueel zal verwerken.
STAP 5:
Contacteer het registratiekantoor en vraag het correcte relaas en de correcte geheven registratierechten op.
STAP 6:
Wanneer die info van het registratiekantoor ontvangt, kan je de ontvangen gegevens - de datum van ontvangst, de registratiedatum, de referentie en de geheven rechten - met de hand inschrijven in het expeditieboek voor dat dossier en dat RAA-kantoor.
En aansluitend kan je de met de hand ingevoerde geheven rechten als werkelijke kosten boeken.
Succes.
