juni 2016

Controle lopende rekeningen ext. admin. (416-rekeningen)

Indien u uw lopende rekeningen bij externe administraties (zoals hypotheekkantoor, registratiekantoor, OVAM, …) opvolgt via ‘betalingen externe administraties’, dient u per maand  de stand bij de betreffende administratie te controleren. Kijk na of die stand overeenstemt met de stand op de 416-rekening (=provisierekening)  en de stand in het betreffende dagboek externe administraties.

Vraag ook bij de hypotheekkantoren regelmatig een overzicht (op datum van aflevering) van hetgeen ze verwerkt hebben van uw provisierekening.

Is er een verschil, gebruik dan volgende mogelijkheden voor het opsporen van de fout :

Controle 458-rekeningen

Ontbrekende werkelijke kosten(2012)

  • Zoekers -->zoekers Aktekostenbladen --> “Ontbrekende werkelijke kosten”
  • Ook deze zoeker dient u te gebruiken voor alle externe administraties waarvoor u de werkelijke kosten opvolgt. (kan dus worden gebruikt voor REG, HYP, BS, RECHTBANK, … en ook DIVAK)
  • Het opvolgen van werkelijke kosten houdt in dat voor elke vooraf aangerekende kost (lees: Er staat een bedrag Provisie) moet worden aangegeven hoeveel de werkelijke kost (in de kolom Effectief) bedraagt. Indien de werkelijke kost ontbreekt, wordt dit duidelijk in het aktekostenblad aangegeven via een “(?)”.
  • De zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten (2012)” geeft u direct alle blokjes waarin de werkelijke kost nog moet worden geboekt. Het is uiteraard mogelijk dat de stukken nog niet werden verzonden/ontvangen en dat u de werkelijke kost nog niet kent.

Ingeboekte en niet betaalde aankoopfacturen

  • Gebruik hiervoor de lijst Leveranciers --> Historiek leveranciers, en selecteer
    • “Met afpuntingsinformatie” en
    • “Open posten” (in het selectievak “Soort”).
      Hiermee krijgt u een overzicht van aankoopboekingen met een nog openstaand bedrag (= nog niet afgepunt).
    • Via de optie “met afpuntingsinformatie” wordt onder elke  afgepunte factuur aangeduid in welk betalingsboekstuk dat gebeurde.

Niet afgepunte banklijsten

Indien u voor meerdere banken banklijsten aanmaakt, kunt u via Financieel --> Banklijsten zien voor welke dagboeken er nog niet-afgepunte banklijsten zijn.
 

Gebruik de zoeker op de hoofding van de banklijsten (voor elke bank), en vraag alle banklijsten met “Statuscode” , “Verschillend van”, “V”.

Hiermee krijgt u alle niet-afgepunte banklijsten. Indien de hierbij gevonden banklijsten niet meer afgepunt moeten worden (in een bankuittreksel), kunt u ze beter schrappen.

 

 

 

Controle van de cliënten

Overboekingen tussen cliënt en dossier

  • Print de lijst Balansen en resultaat, Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten, enkel negatieve en totalen dossiers, enkel positieve.
  • Print de lijst Balansen en resultaat, Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten, enkel positieve en totalen dossiers, enkel negatieve.

 

Controle cliëntenbalans

  • Balansen en resultaat -->Cliëntenbalans met als selectieparameter “enkel debiteuren”.
  • Balansen en resultaat --> Cliëntenbalans met als selectieparameter “enkel crediteuren”.
  • U kan steeds een toelichting noteren per saldo: Balansen en resultaat à Toelichtingen bij cliëntsaldi.

 

Controle balans algemene rekeningen

Druk de lijst Balansen en resultaat --> Balans algemene rekeningen af voor het af te sluiten kwartaal en controleer o.a. volgende zaken:

 

Staat er een bedrag op de rekening “wachtrekening” (rekening 499000) en/of de rekening “geldbewegingen”  (rekening 580000)?

Indien er een bedrag op de wachtrekening of op de rekening geldbewegingen staat, gebruik Algemene rekeningen -->Historiek algemene rekeningenen probeer het op te lossen. U kunt manueel afpunten vermijden door gebruik te maken van de module “Afpunten algemene rekeningen” (menu Algemene rekeningen).

 

Ontbrekende repertoriumnummers

Dit is enkel nodig indien u niet met  het ‘ActaLibra Repertorium’ werkt.

 

De controle gebeurt op volgende manier:

  1. Via menu Beheer aktekosten --> Lijst Aktekostenbladen met als selectieparameters:
    1. “nog te verlijden” afvinken
    2. “selectie op aktedatum”, “01/01/20XX”, “ 31/12/20XX”
    3. “cliënt vermelden” afvinken
    4. “subtotalen vermelden” afvinken
    5. “sorteren op” : “repertoriumnummer

 

Bij deze sortering wordt gecontroleerd of er ontbrekende repertoriumnummers zijn. Dergelijke gevallen worden met een rode pijl, links van het repertoriumnummer, aangegeven

Nog te ontvangen facturen voor te betalen erelonen (informatief)

  • Van op de lijst van tussenkomende confrater(s) (tabblad “Te Betalen Erelonen” op het aktekostenblad) kunt u gebruik maken van de zoeker (Ctrl+F) om terug te vinden van welke confraters u nog aankoopfacturen moet ontvangen.

 

  • Geef als selectieparameter “Nog te boeken”, “gelijk aan” “J”. Via een bijkomende selectie op “Aktedatum”, “Later dan”, ”01/01/20XX” krijgt u enkel de aktekostenbladenwaarvan de ‘datum verleden’ reeds is ingevuld.

 

  • Wanneer te betalen erelonen manueel blijken ingeboekt te zijn in ERE-BET, dan kan u best desbetreffende (nog niet doorgeboekte) lijn schrappen

 

Nieuwe formulieren griffie en Belgisch Staatsblad

Ingediend door TinekeVN op di, 21/06/2016 - 14:31
Tags

Sinds 20 juni, moet je voor elke neerlegging op papier de nieuwe formulieren gebruiken voor de neerlegging ter griffie en de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de vennootschapsakten. Voor de elektronische neerlegging via E-depot mag je vooralsnog de oude formulieren gebruiken.

Download hier de nieuwe formulieren (zowel de Nederlandstalige als Franstalige edities) die je kan mergen met ActaLibra. Via deze download worden de nieuwe formulieren automatisch bewaard in de map met alle ActaLibra formulieren en gekoppeld aan de bestaande taken. 

Let op, indien je werkt met een terminal server, moet je je aanmelden op de terminal server als administrator om de download te kunnen doen.

Instructies

1. Klik op onderstaande knop, en kies voor Uitvoeren en Unzip ("4 files").

Nog niet doorgeboekte aktekostenbladen

   
•    Beheer aktekosten --> Aktekostenbladen en berekeningsbladen.

•    Via het zoekveld (Ctrl+F) “Nog te boeken J/N” kunt u alle aktekostenbladen zoeken die al dan niet nog te boeken zijn. Via een bijkomende selectie op “Datum”, “Later dan”,”01/01/20XX” krijgt u enkel de aktekostenbladen  waarvan de ‘datum verleden’ reeds is ingevuld.
bv.

Niet geventileerde boekstukken

 

Open het venster “Globale ventilatie” (via het menu “Hulpprogramma’s” van de module boekhouding). Geef als datumselectie 01/01/20XX-31/12/20XX, en klik op “Herlees”.
U mag geen enkel nog te ventileren boekstuk aantreffen. Is dat toch zo, zoek deze niet geventileerde boekstukken via de bijhorende boekingsprogramma’s.
Gebruik daar de zoeker (Ctrl+F). Geef als selectieparameter “Geventileerd”, “begint met”, “N”. Kijk na waarom het boekstuk niet geventileerd is. Lege boekstukken mogen verwijderd worden.
 

BTW controles

In deze documentatie trachten we de nodige toelichting te geven betreffende de controles die worden uitgevoerd in de ActaLibra boekhouding bij het opmaken van de Btw-aangifte. Voor elke controle wordt verder aangegeven op welke manier u die best kan corrigeren.

Alvorens deze controles te starten is het aangewezen om de BTW-aangifte in ActaLibra alvast even te laten lopen. Kies voor: Periodieke Bewerkingen -->BTW-aangifte -->Nieuwe BTW-aangifte


Alle BTW-controles met REQ=J mogen geen resultaten opleveren.

Controles boekhouding

Gebruik deze documentatie als leidraad bij het uitvoeren van de controles op uw boekhouding. U doet deze controles maandelijks vóór het opmaken van de maandstaat.
Overzicht:


•    BTW controles  
•    Niet geventileerde boekstukken  
•    Nog niet doorgeboekte aktekostenbladen  
•    Nog te ontvangen facturen voor te betalen erelonen  
•    Ontbrekende repertoriumnummers  
•    Controle balans algemene rekeningen  
•    Controle van de cliënten  
•    Niet afgepunte banklijsten  
•    Ingeboekte en niet betaalde aankoopfacturen  
•    Controle 458-rekeningen
•    Controle lopende rekeningen ext. admin (416-rekeningen)

U vindt uitleg en werkwijze voor elk van deze controles op een aparte pagina. Ze zijn elk bereikbaar door op de links hieronder te klikken.

Tips & Tricks

Akte voorbereiden in ActaLibra

Onder het tabblad Akte voorbereiden bepaal je onder meer het Aktetype van elke Akte. Aktetypes zijn de rechtshandelingen die gesteld worden in de Akte. Je stelt ook voor elke partij de juiste hoedanigheid en rechten in.

Inhoud Akte voorbereiden
Aard van de akte bepalen
Tussenkomende notarissen toevoegen
Aktetype bepalen
Bedragen aanpassen of toevoegen
Goederen groeperen
Rechten en partijen aanpassen of toevoegen
Enkele bijzonderheden

 

eDossier voorbereiden in ActaLibra

In ActaLibra kan je de inhoud van je eDossier voorbereiden nog voor de akte verleden is. Je kan hier ook mee wachten tot de akte verleden is. Voor je een eDossier kan voorbereiden, moet je eerst je ActaLibra dossier en de eventuele subdossiers volledig gemaakt hebben, en moeten alle goederen en partijen toegevoegd zijn.

eDossier voorbereiden
Goederen bewaren in eDossier
Partijen bewaren in eDossier
Status van de gegevens in eDossier

 

Naamsverandering van een aantal kredietinstellingen

Ingediend door ColetteP op vr, 17/06/2016 - 12:12
Tags

Af en toe verandert een bank of een kredietinstelling van naam.  Bijvoorbeeld : het vroegere  BKCP heet nu Beobank, een tijdje geleden werd Bank Degroof Bank Degroof Petercam.

Wat is er automatisch gewijzigd in ActaLibra na een update van de software?  Wat moet je zelf aanpassen?

 

Automatische aanpassing door de update:

De update doet enkel aanpassingen in de lijst van banken bij de rekeningsnummers op het tabblad Algemeen van een persoons-of vennootschapsfiche.

 

Zelf aan te passen:

De vennootschapsfiches voor banken die in je databank bestaan en die je gebruikt om als partij toe te voegen in dossiers, worden niet beheerd door SDP.

Belcotax

Ingediend door ColetteP op do, 16/06/2016 - 09:22

Het is weer zover... juni = Belcotax maand. Denk er aan tijdig de fiscale fiches in te dienen.

De volledige documentatie over de opmaak van fiscale fiches en het doorsturen van het xml bestand vind je hier.

Fiscale fiches

Module Fiscale Fiches 281.50 en XML 325.50

Deze module vervangt de vroegere afdrukprogramma’s 281.50 en 325.50, die voordien onder het menu Leveranciers te vinden waren, en werkt volgens een volledig andere manier.

Je vindt ze onder Menu-->Periodieke bewerkingen-->Fiscale fiches 281.50 en 325.50

Klantenlisting BTW

U kunt vanuit de ActaLibra boekhouding op eenvoudige wijze de klantenlisting voor de Btw-administratie opmaken. Kort samengevat, biedt deze de volgende mogelijkheden :

 

  • Automatisch overzicht : 
    • ActaLibra toont (voor het geselecteerde jaar), samengeteld per Btw-nummer, het totaal bedrag (excl. Btw) en het totaal bedrag Btw. Indien het totaal (excl. Btw) onder 250€ is, wordt het niet opgenomen.

 

  • Xml-bestand opmaken en doorsturen :
    • Op basis van dit overzicht maakt ActaLibra het nodige Xml-bestand op, dat u vervolgens kunt uploaden naar de InterVat website, of kunt doormailen naar uw accountant die het bestand dan kan uploaden naar de InterVat website.

 

Afdrukken kadaster-opzoeking

Ingediend door TinekeVN op vr, 10/06/2016 - 11:05
Tags

Met ActaLibra service pack 10 kan je eigendommen opzoeken via de ConsultImmo webservice.

In een volgende versie zal je je opzoeking ook kunnen afdrukken, net zoals je dat kan op e-notariaat [4 juli 2016 - dit is inmiddels mogelijk vanaf service pack 11].

We bekijken ook samen met Credoc om de webservice zo aan te passen dat je ook een kadastrale legger en een plan kan opvragen, zonder een bijkomende opzoeking te doen. Zodra er nieuws is, leest u het hier ..

 

Kasboekstukken boeken

Het boeken van kasboekstukken verloopt op dezelfde wijze als het boeken van bankuittreksels (zie Bankboekstuk – detaillijnen).

De eindstand van een kasboekstuk dient u echter niet in te geven daar deze bij iedere boeking automatisch berekend wordt.
Het boeken van de kasboekstukken gebeurt chronologisch volgens datum. Dit betekent dat je niet meer op een vorige datum kan boeken als er al een (geventileerd) boekstuk bestaat met de huidige datum.

 

 

 

 

 

Goederen toevoegen aan een dossier

Nadat je het dossier aangemaakt of geopend hebt, kan je een of meerdere goederen toevoegen in het tabblad Goederen. Je kan dit doen door het goed op te zoeken in het kadaster en over te nemen in je dossier. Je kan een goed ook manueel toevoegen, of kopiëren uit een bestaand dossier. Bij een opzoeking in het kadaster vind je ook eventuele (mede)eigenaars, en kan je voor hen meteen ook een persoonsfiche aanmaken, die gekoppeld is aan het dossier.

Bij de gegevens van het goed kan je ook de vergelijkingspunten invullen. Bij een SFB-aanvraag in het kader van een vervreemding worden die vergelijkingspunten mee geüpload naar de ASF/SFB applicatie op e-notariaat.

TIP: Je voegt best eerst alle goederen toe aan je dossier alvorens je het aktekostenblad aanmaakt, zodat je de juiste bevoegde kantoren rechtszekerheid te zien krijgt.

Een aanvraag Sociale en fiscale berichten voorbereiden

Sociale en Fiscale berichten verzend je op e-notariaat. Je kan de aanvraag echter voorbereiden in ActaLibra en nadien uploaden. De vergelijkingspunten die je in het geval van een vervreemding invult bij het goed, worden automatisch mee geüpload met je aanvraag. Je kan ook meerdere aanvragen maken, of een gemaakte aanvraag verwijderen.

1. Een SFB-aanvraag voorbereiden
2. Een SFB-aanvraag uploaden
3. Wat met meerdere aanvragen in hetzelfde dossier
4. Een SFB-aanvraag verwijderen
5. Zoekers voor SFB-taken

1. Een SFB-aanvraag voorbereiden

Om de aanvraag voor te bereiden:

Nieuwe versie ActaLibra - juni 2016

Ingediend door ColetteP op wo, 01/06/2016 - 10:01
Tags

Begin juni 2016 werd versie 5.70 SP10 van ActaLibra gepubliceerd. In dit artikel vind je een overzicht van alle nieuwe mogelijkheden in deze release.
Alle kantoren moeten tegen 10 juni deze versie installeren omdat dan op e-notariaat de nieuwe versie van de ASF / SFB applicatie voor alle kantoren in gebruik wordt genomen. De software en de instructies voor de update vind je via deze link.

In deze release

 

contact

Hoe bereik je het ActaLibra Team ?

Per telefoon

Voor dringende vragen, contacteer de ActaLibra helpdesk of de Technische Dienst per telefoon

  • Voor vragen over ActaLibra Studie of ActaLibra Boekhouding, bel de ActaLibra Helpdesk op
    056 60 93 61
  • Voor vragen over je PC, hardware, printers en server, bel de technische Dienst op
    03 766 16 62

 

Per mail

Voor niet dringende vragen, contacteer de ActaLibra helpdesk of de Technische Dienst per e-mail