Pandregister - voorzieningen en werkwijze in ActaLibra

In dit artikel krijg je een overzicht van hetgeen in ActaLibra extra wordt voorzien betreffende het Pandregister.

Ben je nog op zoek naar meer informatie over het wat en hoe ivm het pandregister, kijk dan eerst op e-Notariaat, en zoek eens op "Pandregister".
Voor de nieuwe online applicatie van de FOD Fin, kan je de documentatie via deze link terugvinden.

In deze tekst :

 

Voorbereiding

Allereerst verwijzen we u naar het artikel 13944 op e-Notariaat, waarin o.a. staat hoe u een gebruiksovereenkomst kunt afsluiten met de FOD Financiën.
Deze overeenkomst laat u eveneens toe om over een provisierekening te beschikken die u zal bevoorraden en die gedebiteerd zal worden bij elke werkzaamheid gedaan door één van de profielen in het Register.

Voorts vind je onderaan dit artikel een lijst van nuttige links van de FOD Fin.

 

 

Voorzieningen in ActaLibra

Een aparte ActaLibra update voorziet het volgende :

  1. Een extra persoonsfiche voor het Pandregister;
    Deze fiche met de code PANDREG (of REGGAGES voor Franstalige kantoren) is in de eerste plaats bedoeld om betalingen vlot te laten verlopen.
    Dus wordt het bankrekeningnummer BE10 0019 9563 4314 van de FOD Fin hier ingesteld.
    Op het vrije info veld onderaan kan u uw gestructureerde mededeling noteren.
     
  2. Deze dienst PANDREG wordt onmiddellijk als Leverancier geactiveerd in de module boekhouding
     
  3. Voor het boeken van de te storten provisies wordt een aparte 416-rekening toegevoegd met als naam "Provisie Pandregister".
    Deze rekening zal standaard als boekingsrekening voor leverancier Pandreg ingesteld staan, waarvoor ook standaard à 0% Btw zal geboekt worden.

     
  4. Voor het afboeken van de verbruikte kosten wordt een extra 619-rekening toegevoegd met als naam "Kosten Pandregister"
    Merk op dat er geen extra 'boekje' (externe adminsitratie) wordt voorzien voor het Pandregister; Dat is niet nodig.
     
  5. In de takenlijsten Verkoop / Krediet / Rangregeling / Pandwissel wordt een standaardtaak "Opzoeking Pandregister" toegevoegd [pre-akte, na Hyp.staat opvragen], met een web-link naar de online app van de FOD Fin https://pangafin.belgium.be/ .

    Met deze (standaard) taak in je dossier, kan je via de knop Website direct naar de online app
     
  6. in de AKB-modellen m.b.t.
    - de aktes van verkoop (uit de hand en openbaar)
    - de aktes van hypotheekvestiging
    - de aktes van rangregeling
    wordt in het blokje Aktekosten een extra lijn "Opzoeking Pandregister" toegevoegd, met een standaard kost van 5€ (ingesteld via een constante).
    Standaard zit deze kost in het forfait, dus mogelijks zal u het forfait in de betrokken AKB-modellen willen verhogen.
    Concreet zijn dat de AKB-modellen VK, OVV, OVD, Krediet, Rangregeling.

 

 

Werkwijze voor het aanvragen, boeken en storten van een provisie

stap 1. online een provisieaanvraag indienen

De nodige uitleg hierover vind je in de online handleiding (via deze weblink).in de sectie 6.7.1. Een provisieaanvraag indienen.
Het minimumbedrag is 1.000,00 €

U krijgt bij het registreren van uw provisieaanvraag ook (al) de gestructureerde mededeling (GM) te zien die u (in stap 3) bij de betaling moet vermelden.
Deze GM is voor uw kantoor steeds de zelfde.
 

 

stap 2. Factuur online opvragen en exporteren

Pas de dag na uw aanvraag is in de online applicatie uw factuur beschikbaar.
In de online handleiding vind je hierover de nodige uitleg onder 6.7.3. De historiek van de provisieaanvragen raadplegen en de overeenkomstige facturen exporteren, waar ook staat :

U krijgt toegang tot een tabel met per regel en per provisieaanvraag de datum van de aanvraag en het bedrag vermeld in de aanvraag, evenals een knop pdf waarmee u de overeenkomstige factuur kunt exporteren voor de provisieaanvraag in kwestie.
De factuur bevat de informatie die nodig is om de betaling van de provisie uit te voeren (gestructureerde mededeling en bankrekening van de FOD Financiën)
Opgelet: Een factuur zal pas de volgende dag beschikbaar zijn na de datum van verzending van de provisieaanvraag

Gebruik daar de knop PDF om de factuur als PDF-bestand te exporteren, te openen, eventueel te bewaren (indien u aankoopfacturen digitaal bewaart), en af te drukken.
 

 

stap 3. Factuur in Actalibra boeken en betalen

Nu kan je de in stap 2 gedownloade factuur boeken via het dagboek AK of AKDOS.

Kies als leverancierscode PANDREG of naam Pandregister, noteer de GM (gestructureerde mededeling) zoals die op de factuur staat vermeld, en boek het te storten bedrag zoals het op de  factuur staat.
De BTW-kenmerken, o.a. 0%, worden automatisch ingesteld.
Het bedrag wordt automatisch op de 416-rekening (de provisierekening) geboekt, en niet op de kostenrekening. De overboeking van het werkelijke verbruik naar de kostenrekening gebeurt maar periodiek (zie onderstaande rubriek : Overboeken van de verbruikte kosten)

Ventileer deze factuur, en gebruik vervolgens de knop Betalen om dit bedrag via een banklijst over te schrijven op de rekening van de FOD Fin.

Kies de bank en kies voor een nieuwe of een nog te versturen banklijst.
De eerste maal dat u zo'n provisie stort moet u hier het aan uw kantoor toegekende bankrekeningnummer ingeven. Dat staat vermeld op de factuur en werd ook bij de provisie-aanvraag online getoond (zie stap 1).
Je mag dat rekeningnummer dan ook direct bewaren in de fiche PANDREG. Elke volgende storting zal op die zelfde (personaliseerde) rekening moeten gebeuren.

Klik ten slotte op Betaling toevoegen.

 

OPGELET : Blijkbaar kan het tot twee weken duren om je "Organisatie" en je Provisierekening bij het pandregister geactiveerd te krijgen.
Indien u intussen toch al opzoeking wilt doen, zal u direct (op de site) via Bancontact moeten betalen.
In dat geval zal u die uitgave niet (nog eens) via een banklijst betalen !
Om het allemaal niet nodeloos ingewikkeld te maken, kunt u best wachten tot u via een provisierekening kunt werken.

 

Werkwijze voor het overboeken van de verbruikte kosten

Eenmaal per maand (of kwartaal) kan je in de online applicatie je verbruik van kosten opvragen. Dat verbruik moet je dan als kost op de 619-rekening boeken tegenover de 416-provisierekening.

Stel dat er in de maand januari voor 120€ aan opzoekingskosten van je provisierekening ging, dan boek je daarvoor als volgt een compensatieboeking :

 

 

Nuttige links

Dit is een overzicht van links van de FOD Fin betreffende het pandregister :