jBox - Vlabel Aanslagbiljetten vlot verwerken in ActaLibra

In dit artikel beschrijven we een mogelijke werkwijze om Vlabel aanslagbiljetten die worden afgeleverd in jBox, snel in ActaLibra te verwerken

jBox is een applicatie van Fednot. Heb je vragen of opmerkingen over het gebruik of de werking van jBox, dan neem je daarvoor contact met Fednot ict. Op e-notariaat vind je de nodige tekst en uitleg over jBox, en de invoering van deze applicatie.
 

 

jBox is een extra online mailbox, waarin je (momenteel) enkel documenten kunt ontvangen die werden verstuurd door andere partijen (nu Vlabel). Er zijn geen integratiemogelijkheden met externe software (zoals uw kantoorapplicatie ActaLibra) of handige functies zoals "Bericht naar Dossier". Daarom leggen we hieronder uit hoe je de Vlabel aanslagbiljetten voor registratierechten uit jBox kunt overbrengen naar ActaLibra, en meteen de gevraagde registratiebelasting betalen via ActaLibra.
 

stap 1. jBox bericht - bijlage opslaan

stap 2. Scan Center gebruiken

stap 3. Te betalen bedrag als werkelijke kost boeken

stap 4. PDFdocument klasseren in dossier

stap 5. jBox-bericht markeren als behandeld

 

 

Stap 1. jBox bericht - bijlage opslaan

Open de jBox applicatie via e-notariaat (of direct via deze link).

 

  1. klik links op Inbox
  2. klik vervolgens het eerste (Vlabel) bericht aan. Rechts verschijnt nu het venster "Bericht preview".
  3. klik vervolgens op de bijlage-link

     
  4. Onderaan verschijnt een browser-melding. Kies hier voor Opslaan als.
  5. In het dialoogvenster Opslaan als, kies je je persoonlijke scan-map (voor de module Scan & Document Center), zoals hier bv. T:\ActaScan\Sylvie. Klik op Opslaan.

Deze PDF zit nu opgeslagen in een Windows map.
In de volgende stappen gebruiken we het venster Scan Center (enkel wanneer je de module Scan & Document Center in gebruik hebt) om dit document in het juiste dossier te klasseren, en de aangegeven belastingen aan Vlabel te betalen.

 

 

 

Stap 2. Scan Center gebruiken

Schakel nu naar de ActaLibra Boekhouding, en open het Scan & Document Center.

Het bewaarde document wordt rechts zichtbaar, en op basis van bepaalde af te lezen (en te kopiëren) gegevens kan je nu klasseren en betalen.

 

Dossier instellen via repertoriumnummer

In de PDF staat onder "Uw kenmerk" het repertoriumnummer van deze akte af te lezen. Je kunt dat in de PDF markeren en kopëren, en je kan dat in het vakje dossier (links, in het blauwe kader) plakken of typen, voorafgegaan door de letter "R", en gevolgd door de TAB-toets.
In bovenstaand voorbeeld was dat :

en na een TAB wordt dat omgezet naar het dossiernummer :

 

Betalingsreferentie kopiëren

Je kan nu de te gebruiken betalingsreferentie (zie rood kader in bovenstaand voorbeeld) markeren en kopiëren.
Eventueel kan je dat ook in de documentkenmerken overnemen in het vakje Ref.

 

Naar expeditie-venster

Links onderaan het klasseer-venster staat de sectie TAAK / EXPEDITIE.

Kies in het keuzelijst Taak voor > Registratie akte, en daarna in de keuzelijst Expeditie voor Vlaamse belastingsdienst.
Klik dan op de knop Ontvangst. Hiermee kom je automatisch terecht op de Vlabel lijn in het expeditievenster voor dit dossier.

 

 

 

Stap 3. Te betalen bedrag als werkelijke kost boeken

In het expeditievenster type je (of plak je) de betalingsreferentie en het te betalen bedrag.

Klik dan op de knop Werkelijke kosten om de registratiebelasting ineens als werkelijke kost toe te wijzen, en te betalen (in dit voorbeeld via een banklijst)

Hier volstaat het de eerder gekopieerde betalingsreferentie opnieuw te plakken in het vakje Omschrijving, en te klikken op Volgende. (merk op dat de betalingsreferentie automatisch als mededeling voor de betaling wordt ingesteld)

Voor de betaling volstaat het de banklijst te kiezen waarin je die betaling wilt meesturen, en te klikken op Voltooi.

 

 

 

Stap 4. PDFdocument klasseren in dossier

Sluit terug het expeditie-venster, en activeer het venster Scan & Document Center.

Het volstaat om het zonet verwerkte document nu te klasseren via de knop Klasseer.

 

 

 

Stap 5. jBox-bericht markeren als behandeld

Schakel in Windows (Alt+TAB) terug naar je browser venster, naar de jBox applicatie.

Klik rechts in het behandelde bericht op het menu-icoon, en kies dan voor Naar behandeld.

Hiermee verdwijnt dit bericht uit je inbox.