Documentatie ActaLibra update - februari 2017

Ingediend door FilipVW op di, 14/02/2017 - 10:50

Nieuw in service pack 17

Afrekeningsmodellen in Excel
Nieuwe formulieren
Beter overnemen van goederen opgezocht via ConsultImmo
Adobe Reader DC gebruiken in module Scan & Document Center
Diverse verbeteringen
Diverse verbeteringen in de module Boekhouding
Aanpassingen aan de gegevens in de databank
Klik hier voor de documentatie van versie 5.70 Service Pack 16

Afrekeningsmodellen in Excel

Onlangs werd door FEDNOT een Excel-model voor afrekening opgesteld, met als doel :

een algemeen overzicht te geven van de verschillende bedragen per begunstigde
een afrekening aan te bieden die duidelijk is voor de burger

Op basis van dit voorbeeld hebben we in ActaLibra een collectie Excel modellen toegevoegd. Deze Excel-modellencollectie wordt met deze service pack 17 geïnstalleerd, en is direct klaar voor gebruik.

OPGELET: AKB-modellen en -parameters moeten de standaard-benaming volgen
Deze nieuwe collectie Excel afrekeningen wordt gekoppeld aan de standaardcollectie berekeningsmodellen zoals die werd uitgeleverd met ActaLibra.
In deze Excel modellen verwijzen heel wat cellen naar specifieke berekeningsmodellen (VK, KREDIET, ...) en de daaraan gekoppelde parameters ("Basisbedrag", "Betaald voorschot", ...).
Wanneer u uw AKB-modellen of de parameters andere namen hebt gegegven, zijn ze niet 'zo maar' bruikbaar voor deze standaard Excel-collectie.
Neem in dat geval contact met de ActaLibra helpdesk.

Analoog aan de bestaande Word provisiebrieven en afrekeningen, kan je deze Excel afrekeningen volautomatisch opmaken via de afdruk-knop, rechts bovenaan het aktekostenblad.

Afhankelijk van het gekozen model, en de daarvoor beschikbare modellen (Word en/of Excel), krijg je onderaan de knop(pen) via Excel en of via Word.
Klik via Excel om de Excel afrekening automatisch op te maken.

De afrekening (provisie) wordt geopend in Excel :

Om te vermijden dat de opmaak, formules of verwijzingen in dit model onklaar zouden geraken door manuele ingrepen, hebben we in elk Excel model telkens een apart tabblad Params voorzien.
Daar vind je de velden en waarden die je met de hand kunt instellen of wijzigen. Elke aanpassing hier is direct te zien in het document zelf.

Pas in het tabblad Params de nodige info aan (bv. Beschrijving van het goed), en open daarna terug het tabblad Document.
Klik ten slotte op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Alvorens zo'n afrekening te delen met cliënten, kan je die best opslaan als PDF, en enkel dat PDF-exemplaar doorsturen.
Gebruik hiervoor best de standaard mogelijkheden van Excel :

Excel 2010 : Bestand > Opslaan en verzenden > PDF document maken
Excel 2013 : Bestand > Exporteren > PDF Document maken

Klik hier voor een volledige uitleg over het correct opmaken en gebruiken van zo'n Excel.
Gelieve grondig na te lezen.

OPMERKING 1
Deze modellencollectie werd opgemaakt naar het model van FEDNOT.
Kantoor specifieke aanpassingen aan de opmaak of lay-out worden (momenteel) niet voorzien.
Indien u opmerkingen of suggesties heeft, kunt u die ons wel per e-mail bezorgen : actalibra@sdp.be

Wil je toch zelf aanpassingen maken aan deze Excel modellen, dan kan je ze best in een aparte (sub)map opslaan (bv. T\Modellen\AKBMerge\XLS\Kantoor). Het is niet uitgesloten dat we onze standaard-collectie op basis van feedback van klanten of FEDNOT nog aanpassen bij een volgende release.

OPMERKING 2

Wie sinds de installatie van versie SP14 nog nooit een provisiebrief heeft opgemaakt in Word (of Excel) kan de volgende melding krijgen:

Om de werkbestanden bij te werken ga je als volgt te werk:

Open een provisiebriefmodel in Word via (ActaLibra Studie of Boekhouding) : Verkennermenu-->Aktekostenbeheer-->Modellen voor Provisiebrieven.

Klik op de knop Model.

Na enige tijd krijg je de melding dat de werkbestanden zijn bijgewerkt.

Nieuwe versie formulieren

Het kadaster (patrimoniumdiensten - Waarderingen en opmetingen) heeft een nieuw formulier Aanvraag uittreksel uit de kadastrale documentatie uitgebracht (in PDF formaat).
Op basis daarvan hebben we een nieuw mergebaar Word-model gemaakt, met Word-formuliervelden. Dit model vervangt het oude Word-model T:\MODELLEN\Formulieren SDP\Kadaster.doc.
Er wordt voortaan één formulier per goed opgemaakt.
Het formulier voor de bijvoeglijke Aangifte van Nalatenschap (T:\Modellen\FormulierenSDP\Aangifte van Nalatenschap_Vlabel_nieuwe aangifte.doc) werd aangepast.
Op pagina 2 vervalt de burgerlijke staat en melding van de echtgenote van de nieuwe erfopvolger 1.

Overnemen van goederen opgezocht via ConsultImmo

Enkele wijzigingen in de recentste versie van de ConsultImmo webservice werden geïmplementeerd in ActaLibra.

geen fout meer bij de verwerking van een postcode met niet enkel cijfers (bv. NL).
wanneer de eigenaar niet in België woont, wordt het land ook vermeld op de afdruk in ActaLibra.
wanneer er meerdere percelen (of privatieven) gegroepeerd worden, staat van elk perceel nu ook het adres vermeld.

Dat maakt het makkelijker te zien welk goed men wil overnemen.
Bij het overnemen van goederen uit ConsultImmo naar een ActaLibra dossier, kan nu een onbeperkt aantal percelen ineens worden overgezet.
Tevoren maakte het programma 1 goed per afdeling+sectie, en het kon gebeuren dat slechts een deel van de percelen waren overgenomen. Dit kwam door de beperking van de opsomming der kadasternummers tot 200 tekens. Nu worden er zo nodig meerdere goederen gemaakt in ActaLibra.

Ondersteuning Acrobat Reader DC

De ActaLibra module Scan & Document Center (SDC) kan nu ook overweg met Adobe Acrobat Reader DC.
Ook de andere Reader versies (zoals Adobe Reader XI) blijven ondersteund, dus u hoeft niet perse iets te veranderen, maar mocht je toch Adobe Acrobat Reader DC willen installeren, verwijder dan eerst de oude versie van uw Windows Pc alvorens je de nieuwe editie installeert.
Deze gratis Reader kan je installeren via de site van Adobe. Neem zo nodig contact met uw IT-leverancier.

Adobe Acrobat Reader DC toont standaard wel een eigen gereedschapswerkbalk, maar die is in de context van de SDC module eerder storend.
Je kan die gereedschapswerkbalk (aan de rechterkant) verbergen (of opnieuw tonen) door eerst het PDF document aan te klikken, en de Shift+F4 toetscombinatie te gebruiken.

Diverse verbeteringen en aanpassingen

Outlook knop Bericht naar Dossier
Deze macro werd volledig herzien.
Eerdere problemen met het blokkeren van Outlook (vooral met Office 2016) of het niet overzetten van alle bijlages werden verholpen.
Repertorium

In de voorlaatste kolom van het repertorium wordt o.a. de referentie van het registratierelaas vermeld. Tot nu werd daar enkel Boek/Blad/Vak vermeld.
Vanaf deze versie komt daar nu ook het register bij. Dat wordt vermeld als "(5)" of "(6)". De eventuele aanduiding 'OBA' of 'OA' valt weg.

Service pack 17 zal automatisch en retroactief het repertorium vanaf 1 januari 2017 aanvullen met deze registervermelding.
Dit wordt dan bij een volgende doorschrijfoperatie automatisch aangevuld in uw repertorium in Word.

Ook de lay-out van het repertorium-venster werd wat aangepast :

Iets meer plaats voor het repertoriumnummer, en het staat links gealigneerd
Geen vinkjes meer voor minuut/brevet vanaf 2017-1, en ook de titel vermeldt nog enkel "minuut"
Ook de kolom waar de registratie-info (referenties) komt, werd verbreed.
De kwartaalsamenvatting uit het repertorium wordt pas doorgeschreven naar Word wanneer er al een samenvattende tekst in staat. (dat kon fout lopen in de vorige versie)

In de formules voor de hypothecaire formaliteiten, wordt het berekende bedrag nu naar de bovenliggende eurocent afgerond. Het kwam voor dat er 1 eurocent moest bijgestort worden.
De fiche Hypotheekbewaring Antwerpen IV (HYPANT4) wordt aangepast naar "Belgisch Scheepsregister". Ook alle verwijzingen heten nu zo.
Bij een KBO opzoeking, kan het voorkomen dat er een gerelateerd persoon wordt vermeld, maar zonder RR-nummer of KBO-nummer.
Zo'n gevallen worden nu in ActaLibra genegeerd.
Plaatsing van vensters in ActaLibra
Wanneer een gebruiker geregeld wisselt van werkplek (bv. tussen kantoor en thuis-Pc via VPN) is het meestal zo dat er verschillende scherm-configuraties gebruikt worden.
Op kantoor werkt men steeds meer met erg grote of meerdere schermen, terwijl men thuis bv. op een laptop werkt.
Bovendien laat men tussen het wisselen door dikwijls de programma's (waaronder de ActaLibra modules) gewoon draaien.
In zo'n wissel-scenario kon het voorkomen dat de plaatsing van vensters in ActaLibra fout liep. Soms kwamen vensters buiten beeld terecht waardoor de gebruiker de indruk kreeg dat ActaLibra niet meer reageerde.
Deze service pack 17 zorgt ervoor dat vensters steeds correct worden geopend; ook al verplaats je ActaLibra van je ene scherm naar een tweede scherm (of omgekeerd).
Ook wanneer je je actieve Windows sessie opnieuw opent op een andere pc of een andere terminal-server-werkplek zal ActaLibra onmiddellijk correct reageren op een gewijzigde schermconfiguratie.
Ook het automatisch aansluiten van de modules DataViewer en DBLinker met het geopende Word-venster werd helemaal herzien.
Bovendien kan je nu ook kiezen op welk scherm je Word wilt gebruiken. Voorheen kon dat enkel op je primaire Windows scherm. Nu kan dat op eender welk scherm.
Sleep eerst het Word-venster tegen de bovenrand van het scherm waarop je Word wilt gebruiken, en open dan de module DataViewer (of DBLinker). Die zal zich automatisch naast (of onder) het Word-venster plaatsen.
Bij het afdrukken van een expeditielijst van verzonden stukken, zijn volgende fouten opgelost :
- Bij Vlabel wordt geen ROG meer vermeld (dat stond er ten onrechte).
- I.g.v. meerdere vreemde hypotheekkantoren (gelinkt aan boekje HYPAND) werden provisies ten onrechte dubbel geteld.
De volgorde waarin goederen worden gemerged in documenten en formulieren was soms niet in overeenstemming met de gewijzigde volgorde in het ActaLibra dossier.
Dat is nu verholpen.
De ActaLibra Telefonie-module werd aangepast om beter om te gaan met een Terminal Server context.

Er werd een nieuwe zoeker voor de gestructureerde mededeling toegevoegd deze is beschikbaar zowel in ActaLibra Studie als in de Boekhouding
Bij het aanmaken van een aktekostenblad, wijst ActaLibra op de achtergrond automatische een gestructureerde mededeling toe.
Deze gestructureerde mededeling wordt automatisch overgenomen in de Excelprovisiebrief voor betaling van de provisie door de cliënt.
(Het veld van de gestructureerde mededeling kan eveneens ingevoegd worden in uw Word afrekeningsmodellen. Zie documentatie in Service Pack 16 hierover.)
Om het dossier te vinden van het aktekostenblad, klik je de knop voor de zoeker van gestructureerde mededelingen bovenaan in de iconenbalk onder Favorieten.

Het veld is geformatteerd. Je hoeft dus enkel de cijfers te typen.
Het resultaat van de zoeker is het dossier van het betrokken AKB op naam van deze cliënt

Waarom werken met een gestructureerde mededeling (G.M.) ?
Wanneer cliënten bij hun betaling uw G.M. hanteren, wat als concept al goed ingeburgerd is, kunt u die betaling veel sneller en zonder fout inschrijven bij het boeken van de bankuittreksels in de ActaLibra boekhouding. Bovendien vereist het verder geen enkele inspanning. ActaLibra genereert automatisch een G.M. voor elke factuur of afgedrukt AKB.

Diverse verbeteringen en aanpassingen in de module Boekhouding

Sinds januari 2017 stuurt FOD Financiën via eRegistration feedback andere registratiereferenties dan voorheen. Het register is nu niet meer enkel een cijfer, maar bevat ook de aanduiding 'OBA' of 'OA'.
Vanaf deze versie houdt ActaLibra hiermee rekening bij het opstellen van de controle-zoeker Verbruik-AA (ter vergelijking met de lijsten die u van die kantoren krijgt ter nazicht van uw lopende rekeningen).
Het schakelen tussen financiële dagboeken (van de ene bank naar de andere gaan) kon soms erg veel tijd in beslag nemen.
Die traagheid werd weggewerkt in deze service pack.
Te betalen erelonen onmiddellijk betalen
Zodra je via het AKB een factuur voor Te betalen erelonen hebt geboekt, krijg je nu de mogelijkheid die onmiddellijk te betalen.
Antwoord Ja op onderstaande vraag om de zonet geboekte factuur te openen.
Onderaan de geopende factuur-boeking kan je via de knop Betalen de betaling direct in een banklijst plaatsen.

Aanpassingen in de databank

De tariefwijzigingen (*) voor kosten van bekendmakingen van akten van rechtspersonen, VZW's ... in Belg. Staatsblad die gelden vanaf 1 maart 2017, worden automatisch aangepast in de ActaLibra berekeningsmodellen. Merk op dat deze tarieven in ActaLibra soms incl. soms excl. Btw worden gehanteerd al naargelang de boekingsaard van het blokje.
(*) Publicatie in B .S. op 2017-02-14 [ DIT ZIJN DE CORRECTE TARIEVEN ]
de gewoonlijke updates van de fiches van notarissen en associaties, op basis van de gegevens van FEDNOT dd. 30/01/2017
Voor het vernieuwde kadasterformulier wordt een extra tekstblok toegevoegd