Documentatie ActaLibra update - eind december 2016

Ingediend door FilipVW op vr, 23/12/2016 - 11:15

Nieuw in deze versie

Retributies voor hypotheekkantoren, in voege vanaf 1 jan 2017
Het Repertorium in 2017
Boeken van een betaalde factuur via de gestructureerde mededeling
De gestructureerde mededeling op de factuur aan- of afzetten
De gestructureerde mededeling op de provisiebrieven in Word
Diverse aanpassingen/verbeteringen
Aanpassingen in de databank
Documentatie Service Pack 15

Retributies voor hypotheekkantoren

Na de release van de vorige service pack, bleek dat bovenop bepaalde nieuwe retributies voor hypotheekkantoren nog steeds 2€ recht op geschriften moet aangerekend worden.
Dat is zo voor doorhalingen (attest), hypotheekstaten en uittreksels. Bij installatie van service pack 16 worden daarom de volgende correcties aangebracht :

Constanten voor doorhalingen
Vaste retrubuties voor hypotheekstaten en afschriften

OPGELET
Het is mogelijk dat de aangepaste formules voor de bepaling van de provisie voor hypotheekkosten nog niet perfect zijn. Er kan onmogelijk rekening gehouden worden met alle mogelijke individuele aanpassingen aan formules die in de voorbije jaren zouden zijn aangebracht. Daarom is het van belang dat iedereen die aktekostenbladen maakt, verifieert dat het juiste bedrag wordt geprovisionneerd.
Een mogelijke oorzaak van een fout berekende provisie is wanneer in de nieuwe [2017] lijnen in de HYPAND-model-blokjes in de formule extra bedragen (bv +25) werden bijgeteld. Die moeten verwijderd worden. De verantwoordelijke van de kostenbladen in je kantoor kan deze zaken aanpassen. Indien je vragen hebt, kan je onze Helpdesk contacteren.

Het Repertorium in 2017

Vanaf 1 januari 2017 moet het registratiekantoor in het Repertorium vermeld worden. Zie ook de publicatie hierover op e-notariaat*

In Actalibra zie je in het repertorium-venster nu (links) het bevoegde registratiekantoor vermeld staan :

Vanaf service pack 16 wordt voor akten vanaf 1 januari 2017 het registratiekantoor automatisch vermeld in het naar Word doorgeschreven repertorium, in de voorlaatste kolom onder de registratiedatum.

We hanteren hier een zo kort mogelijke vermelding, gebaseerd op de benaming van de fiscale antenne. Omdat die vermelding langer kan uitvallen dan bedragen (of de referenties), hebben we een nieuwe collectie Repertorium-Invulmodellen voorzien waarvan de breedte van de laatste drie kolommen werd aangepast. Zo is er meer plaats voor de benaming van de registratiekantoren in de voorlaatste kolom. Deze Word-modellen vind je terug in dezelfde map (T:\Modellen\RepSDP\NL\Invulmodellen), naast de bestaande modellen. Je herkent ze aan de 2017_ prefix.

Het volstaat om het geschikte model 2017_... te kiezen wanneer je de gegevens doorschrijft naar Word.

Merk op dat we voor onderstaande antennes een licht gewijzigde benaming hanteren :

OTTIGNIES-LL wordt OTTIGNIES-LO
DENDERMONDE wordt DENDERMONDE1
SINT-NIKLAAS wordt DENDERMONDE2
MALMEDY wordt EUPEN-MALMED

* "Repertorium: registratiegegevens die moeten opgenomen worden in het repertorium.
Vóór de DER-invoering had elk notariskantoor één uniek registratiekantoor en werd dit om begrijpelijke redenen niet meer vermeld bij de registratiegegevens in het repertorium. Sinds de invoering van DER kan het bevoegd registratiekantoor verschillen per akte en is dit gegeven dan ook een wezenlijk onderdeel van het registratierelaas en bijgevolg van de op te nemen registratiegegevens in het repertorium. Het is de ontvanger van het kantoor van de standplaats van de notaris die het repertorium viseert. Het repertorium bevat akten die deze ontvanger nooit gezien heeft en hij heeft dit gegeven dus nodig voor de uitoefening van zijn controle.
Vanaf 1 januari 2017 moet in het repertorium, bij de registratiegegevens van elke akte, het bevoegd registratiekantoor, dat de akte geregistreerd heeft, eveneens vermeld worden. Op deze manier kan de wedersamenstelling en controle van het repertorium zonder problemen uitgevoerd worden. Dit gegeven mag in een aparte kolom worden opgenomen of mag tezamen met de andere gegevens van het registratierelaas worden vermeld. De IT-partners zullen hiervan op hoogte gesteld worden zodat dit in de dossiersoftware kan voorzien worden.
Anderzijds vormt de elektronisch verzonden uitgifte één geheel dat niet ingedeeld is in bladzijden. Daarom is het vermelden van het aantal rollen en verzendingen in een tijdperk van het elektronisch toesturen van stukken niet meer relevant en dienen deze niet opgenomen te worden in het repertorium.
De ontvangers van de registratie zullen door de Administratie in kennis worden gesteld dat de notarissen tot 1/1/2017 uitstel gekregen hebben om zich met dit punt in regel te stellen."

Boeken van een betaalde factuur via de gestructureerde mededeling

Sedert vorige service pack kon je al gebruik maken van je (eigen) gestructureerde mededeling om snel een door de client betaalde factuur te boeken (in een uittreksel).
Wanneer het een factuur betreft waarop ook voorschotten (zoals registratierechten of hypothecaire formaliteiten) vermeld staan, wordt nu het volledige bedrag in de boeking overgenomen.

De gestructureerde mededeling op de factuur aan- of afzetten

Sedert service pack 14 wordt voor elke factuur automatisch een gestructureerde mededeling gegenereerd. Bij het afdrukken van de factuur kan je deze gestructureerde mededeling op de factuur vermelden. Het volstaat om deze optie aan te vinken.

Deze optie staat standaard enkel AAN voor :

facturen aan confraters (te ontvangen erelonen)
facturen in het kader van dossiers in de categorie vennootschapsakten
facturen in het kader van dossiers in de categorie testamenten

Wil je dit toch liever niet standaard aangevinkt zien, kan je dit regelen via een instelling :

Open hiervoor het bestand met instellingen voor de factuur via de kenmerken-knop in het afdrukvenster
Hiermee open je het bestand Factuur.ini.
Zoek hierin (met Ctrl+F) naar de letters gm (=gestructureerde mededeling)
Wijzig de lijn Automatic_GM_mention=J naar Automatic_GM_mention=N
en bewaar en sluit (Bestand-->Opslaan, Bestand-->Sluiten).
Voortaan staat deze optie dan niet meer standaard aangevinkt.

De gestructureerde mededeling toevoegen in de provisiebrieven in Word

Voor de kantoren die de provisiebrieven in Word gebruiken (afdruk vanuit het aktekostenblad naar Word) werd een samenvoegveld voor de gestructureerde mededeling ter beschikking gesteld.
Volg onderstaande stappen om dit samenvoegveld in de Word-modellen te voorzien:

Open het venster van de Modellen voor Provisiebrieven in ActaLibra-->Verkennermenu-->Aktekostenbeheer-->Modellen voor Provisiebrieven
Navigeer met behulp van de zwarte pijlen naar het model waarin je het samenvoegveld voor de gestructureerde mededeling wil plaatsen.

Enkel de modellen die in gebruik zijn (in gebruik aangevinkt) worden voorgesteld bij het afdrukken van het aktekostenblad.
Klik onder Bestanden voor dit model provisiebrief het Word bestand aan dat je wil openen en open het met de knop (Word) Model. Het Word-modelbestand wordt geopend en je bevindt je bovenaan in het lint onder het tabblad Verzendlijsten.
Pas indien nodig de tekst aan van de brief (Bv. "Gelieve de betaling te verrichten met de volgende mededeling:") en klik op de plaats waar het samenvoegveld voor de gestructureerde mededeling moet komen.
Klik bovenaan in het lint op de knop Samenvoegvelden invoegen, scroll naar beneden en klik in de lijst op GestructureerdeMededeling.
Sla op en sluit het document.
Herhaal de stappen 2 tot 6 voor elk Word modelbestand (ook de Franstalige die je gebruikt) waarin je de gestructureerde mededeling wil opnemen.

Diverse aanpassingen en verbeteringen

Brussels hoofdstedelijk gewest – verhoging van het abattement
In deze service pack 16 wordt de berekeningsconstante voor Abattement Brussel op 175.000,00€ gebracht.

Deze waarde zal in nieuwe AKB's worden overgenomen in de bedragkolom, en wordt in de formules voor de registratierechten BXL verrekend.
Zodra er een BTW aangifte of kwartaalstaat is opgemaakt, kan je geen gebruik meer maken van de Correctie-functie om de cliënt in een verkoopfactuur te wijzigen.
Je krijgt daarover zo nodig deze melding :

Je kan in dit geval wel kiezen voor neutraliseren, en de daarna opnieuw factureren .
Verzekeringen van het Notariaat: BTW op kosten en erelonen van advocaten
Vanaf 1 januari 2017 hebben de Verzekeringen van het Notariaat (ANVZN) de mogelijkheid om de BTW op de facturen van de advocaten rechtstreeks aan de Notaris aan te rekenen.
Zodoende kan op deze manier de BTW gerecupereerd worden.
Daarom zal de betalings- en boekingsprocedure van de facturen van de advocaten die tussenkomen in een gedekt schadedossier wijzigen vanaf 1 januari 2017.
De factuur zal opgemaakt worden op naam van de BTW-plichtige verzekerde notaris. De betaling van deze factuur aan de advocaat gebeurt enkel voor de BTW, de rest van de factuur (erelonen en kosten) worden betaald door de ANVZN. Zo heeft dit geen invloed op de resultatenrekening van de notaris.
Lees hier verder hoe u dit in ActaLibra correct boekt.
Om een snellere verwerking van de aanvragen voor de hypothecaire staat mogelijk te maken, vragen de hypotheekbewaarders dat de aanvragen goed ingevuld worden, met inbegrip van het rijksregisternummer van de betrokken eigenaars. In het (meest gebruikte) formulier "Hypothecair getuigschrift" staat in één van de kolommen de geboortegemeente en geboortedatum van de eigenaar. Deze tekstblok bevat eveneens het rijksregisternummer. Bij kantoren waar dit (nog) niet het geval was, wordt de inhoud van deze tekstblok aangepast, zodat ook het rijksregisternummer gemerged wordt.
Consultimmo webservice: het probleem waarbij in sommige gevallen de straat en/of het straatnummer niet werd overgenomen in de goederenfiche werd opgelost.

Aanpassingen in de databank

de gewoonlijke updates van de fiches van notarissen en associaties
Vanaf 1 januari 2017 zal Fednot, in samenspraak met de Verzekeringen van het Notariaat, instaan voor het beheer van de volgende polissen:
PRECURA – Prevoca, gewaarborgd loon; DKV - Hospitalisatie; ETHIAS – BA uitbating.
Voor jouw gemak hebben we in deze service pack alvast een nieuwe vennootschapsfiche toegevoegd voor de verzekeringsmakelaar Excel & CO.

Vanaf 1 januari 2017 zal Fednot, in samenspraak met de Verzekeringen van het Notariaat, instaan voor het beheer van de volgende polissen: PRECURA – Prevoca, gewaarborgd loon; DKV - Hospitalisatie; ETHIAS – BA uitbating.

Fednot heeft een samenwerkingsakkoord ondertekend met EXCEL & CO voor de administratieve opvolging van voornoemde polissen. De verzekeringsmakelaar EXCEL & Co is een onafhankelijke speler op de verzekeringsmarkt, FSMA nummer 63512A. Als gevolg van deze samenwerking zullen de komende dagen de premieberichten 2017 (voor Precura, DKV en Ethias) uitgereikt worden door EXCEL & CO. De betalingen zullen gecentraliseerd worden op het bankrekeningnummer van EXCEL & CO - IBAN BE94 0688 9171 0014 - BIC GKCCBEBB. Meer info over de polissen kan u vinden op het e-notariaat onder “Kantoor/Kantoor management/Verzekeringen”. Heeft u nog vragen over de nieuwe manier van werken, contacteer Fednot, via mail spitaels@fednot.be of de verzekeringsmakelaar Excel & Co: insurance@excelandco.be - tel .02/626.19.40.