Documentatie ActaLibra update - begin december 2016

[tekst laatst gewijzigd op 12 dec 2016 18u50]
Er is een nieuwe versie beschikbaar van ActaLibra (versie 5.70 service pack 15).

Laat aub iedereen de documentatie even doornemen

Gelieve er bij je collega's of medewerkers op aan te dringen ook even deze documentatie door te nemen. Dit neemt maar enkele minuten in beslag, en zorgt ervoor dat iedereen de nieuwe mogelijkheden kent en ze onmiddellijk kan gebruiken.
Vanuit ActaLibra open je deze webpagina als volgt :

Nieuw in deze versie:

Betalingen aan andere hypotheekkantoren
Nieuwe forfaitaire retributies voor hypotheekkantoren
Aankoopfacturen direct betalen
Gestructureerde mededeling gebruiken bij het boeken van uw bankuittreksel
Nieuw logo federatie beschikbaar voor gebruik in factuur en briefmodel
Waals voorkooprecht: formulier met bijhorende fiches van de bevoegde kantoren
Diverse verbeteringen en aanpassingen
Aanpassingen aan de gegevens in de databank
Klik hier voor de documentatie van versie 5.70 Service Pack 14

 

Betalingen aan andere hypotheekkantoren

In afwachting van de publicatie van het nieuwe KB in het B.S., verandert er voorlopig niets aan de werkwijze in ActaLibra. Wel werden een aantal fouten en ongemakken weggewerkt, en voorziet deze service pack al het nodige om nu al de toekomstige tarieven te kunnen hanteren in AKB’s in lopende dossiers.

Vanop het expeditie-venster kan je sedert de vorige service pack 14 via de knop “Provisie betalen” ook voor andere hypotheekkantoren de provisie via een banklijst betalen. Vanaf deze versie wordt hier nu correct rekening gehouden met eventueel eerder betaalde stortingen. Ook wanneer je te veel zou hebben betaald, wordt nu een correct bedrag als vordering voorgesteld.

Via de filter "Te betalen (à ANDERE HYP)" krijg je nu enkel de hypothecaire formaliteiten te zien, die je kan voorafbetalen via de knop "Provisie betalen" venster Expeditie. Voor hypothecaire opzoekingen (bv. staten) is de knop "Provisie betalen" nu niet meer beschikbaar. Kosten voor hypotheekstaten worden door vreemde hypotheekkantoren (momenteel) meegedeeld. Je moet die betalen via "Werkelijke kost".
De werkwijze voor het betalen aan andere hypotheekkantoren werd geactualiseerd.

Wanneer je in het expeditievenster een lijn "opzoeking hyp-staat" selecteert, zie je rechts onderaan enkel het "bedrag geboekt" (werkelijke kost) voor de HYP-staten.
Wanneer je een expeditielijn voor een formaliteit aanklikt, zie je "totaal betaald" en "totaal geboekt" voor de formaliteiten. "Totaal betaald' en 'totaal geboekt' (WK) worden nu voor staten en formaliteiten apart gerekend.

 

Nieuwe forfaitaire retributies voor hypotheekkantoren

AKB-modellen

Om de provisies nu al volgens de aangekondigde tarieven te kunnen berekenen, past deze software-update de AKB-modellen als volgt aan :
Extra lijnen, in omschrijving aangeduid met [2017], in de (roze) HYP-blokjes met de formaliteiten.

• Inschrijving: 2 tarieven (210 € of 900 €) (hier bovenop komt soms nog de 0,3% belasting)
• Overschrijving: 1 tarief: 220 €
• Doorhaling: 2 tarieven: 270 € of 40 € (igv randmelding of bewarend beslag)

bv.

De lijnen voor de afschriften (staten) blijven ongemoeid.

Binnen afzienbare tijd zullen de oude berekeningslijnen geschrapt worden via een software-update.

De lijn voor de inschrijving of handlichting landbouwvoorrecht blijft ongewijzigd.
 

[toegevoegd 12/12/2016]
Na release, op 12 dec, werd gemeld dat bovenop de nieuwe forfaitaire retributies er ook nog 2€ recht op geschriften extra wordt gerekend voor doorhalingen en voor het afleveren van hypotheekstaten en afschriften. Service pack 16 (gepland voor eind december) zal deze 2€ extra op de nodige plaatsen voorzien.
In afwachting daarvan kunt u alvast voor doorhalingen het nieuwe tarief zelf aanpassen :
1. Open [als Actalibra beheerder] het venster Akteberekeningsmodellen (menu Beheer aktekosten), en klik op het tabblad Constanten.
2. Sorteer op nummer (daarmee komen de nieuwste constanten helemaal achteraan), en pas de volgende tarieven zo aan :

 

Aktekostenbladen

Wanneer je nu een nieuw AKB opmaakt, worden alle nodige lijnen automatisch voorzien. Momenteel zijn dat zowel de oude als de nieuwe [HYP-2017] lijnen.

Ook in bestaande AKBs kan je de nieuwe berekeningslijnen voor formaliteiten [2017] toevoegen. Wanneer die lijnen ontbreken, zie je linksboven de berekeningstabel een "+"-knop waarmee ActaLibra de HYP-2017 lijnen toevoegt aan het blokje met de hypothecaire formaliteiten.

Dit ziet er dan als volgt uit :

Voor de formaliteiten volstaat het een 1 te plaatsen in de kolom Aantal. De achterliggende formule doet de nodige berekening.

Ook voor hypothecaire opzoekingen (hypotheekstaten) zijn er vanaf 2017 nieuwe vaste retributies. Om de juiste provisie in te stellen, helpt ActaLibra je bij de tariefsamenstelling. Vanop de kolom "bedrag" (dus binnen het groene blokje) krijg je via de "..." knop een hulpvenster te zien.

Klik in dit venster "Samenstelling retributie" de gepaste opties aan, en klik OK om de totale retributie over te nemen in het AKB. Zo nodig wordt "Aantal" in het AKB op 1 gezet.

Bij elke aan te vinken staat vind je een verwijzing naar het overeenkomstig artikel in het nieuwe (nog te publiceren) KB.

• Oorsponkelijk getuigschrift : art 1.12°, a : 85€
• Aanvullend getuigschrift : art 1.12°, b : 45€
    - Een aanvullend getuigschrift kan max 6 maand teruggaan
• Dringend : art 1.12°, c :
    - igv oorsponkelijk getuigschrift : 140€
    - igv aanvullend getuigschrift : 85€
• extra optie Met voorgaande eigenaars : art 1.14° : 10€
• extra optie Met bijkomend afschrift : art 1.11° : 50€

Wil je toch een ander bedrag provisioneren, kan je dat bedrag zoals steeds met de hand intypen in de kolom "Provisie".

[toegevoegd 12/12/2016]
Na deze release, op 12 dec, werd gemeld dat bovenop de nieuwe forfaitaire retributies er ook nog 2€ recht op geschriften extra wordt gerekend voor doorhalingen en voor het afleveren van hypotheekstaten en afschriften. Service pack 16 (gepland voor eind december) zal deze 2€ extra op de nodige plaatsen voorzien.
In afwachting daarvan kunt u voor de hypotheekstaten zelf 2€ extra rekenen in de aktekostenbladen, dus bovenop het bedrag dat u bekomt via dit venster :

 

 

 

 

Betaling aankoopfacturen direct vanaf factuur

Onderaan het venster voor het inboeken van aankoopfacturen, staat een nieuwe knop om na het ventileren de factuur direct te kunnen betalen via een banklijst.

Deze knop is enkel beschikbaar wanneer de factuur geventileerd is, en wanneer die nog (al dan niet deels) moet betaald worden. De knop is dus niet beschikbaar voor creditnota's. Je krijgt volgend venster te zien :

In dit venster kan je :

• je eigen bank kiezen (te kiezen uit de kantoorrekeningen)
• de betaling toevoegen aan een nieuwe of bestaande (nog uit te voeren) banklijst
• het bankrekeningnummer van de begunstigde aanduiden of er een intypen, je kan dat dan ook bewaren in de fiche van de begunstigde.

Na het toevoegen, kan je (met Betalingen boeken) naar de betalingsopdracht in de gekozen banklijst. Daar kan je zo nodig het bedrag nog wijzigen, bv. wanneer je slechts een gedeelte van de factuur betaalt.

 

Gestructureerde mededeling gebruiken bij het boeken van een bankuittreksel

ActaLibra produceert (sedert service pack 14) automatisch en achter de schermen een gestructureerde mededeling (GM) voor elk AKB en voor elke verkoopfactuur. De AKB-GM kan worden afgedrukt op een provisiebrief (Word of Excel [2]), en een factuur-GM op je facturen. De cliënt kan voor de betaling deze GM als betaalreferentie gebruiken, en jij kunt de betaling snel en correct boeken via deze GM.

Wanneer je bankuittreksel bij een ontvangen bedrag een GM vermeld, kan je die GM nu ook in ActaLibra intypen, en krijg je daarmee direct de correcte info voor de boeking. De GM kan je bij het inboeken van je bankuittreksels op twee plaatsen intypen :

bij optie 1. Boeking op cliënt

Zodra je de gestructureerde mededeling intypt, gevolgd door de TAB-toets, krijg je het volgende :

Wanneer het een factuur-GM betreft, worden (facturatie)cliënt, dossier, bedrag en omschrijving automatisch ingesteld. Wanneer het een AKB-GM betreft, worden cliënt en omschrijving automatisch ingesteld, maar geen dossier of bedrag, aangezien het wellicht een ander bedrag betreft.
 

bij optie 3. afpunten van ontvangen erelonen

Wanneer je optie 3. kiest, dan kan je ook hier een GM intypen.

Zodra je de gestructureerde mededeling intypt, gevolgd door de TAB-toets, krijg je het volgende :

Wanneer je nu op Volgende klikt, krijg je enkel nog de openstaande (nog af te punten) facturen ERE-ONTV te zien voor die cliënt, en voor dat bedrag. Het volstaat die factuur aan te vinken, en af te punten.

Wanneer je eerst koos voor optie 1, en de GM blijkt gelinkt aan (af te punten) te ontvangen erelonen, dan wordt automatisch naar optie 3 geschakeld. Omgekeerd, wanneer je eerst koos voor optie 3, en daar een GM intypt die geen verband houdt met de te ontvangen erelonen, schakelt ActaLibra automatisch over naar optie 1.

Opmerkingen :
[1] Een verwerking van CODA bestanden (elektronische uittreksels) zal deel uitmaken van een geplande software release in het eerste kwartaal van 2017.
[2] Provisieberekeningen via Excel worden binnenkort algemeen beschikbaar gesteld in ActaLibra. Meer nieuws volgt later.
 

Zoeker voor gestructureerde mededelingen

Om los van enige boeking een (eigen) gestructureerde mededeling te kunnen opzoeken, is er nu in de module Boekhouding een zoeker toegevoegd onder het menu Zoekers -> zoekers Cliëntboekingen -> Zoeken naar gestructureerde mededeling.

 

Nieuw logo federatie beschikbaar voor gebruik in factuur en briefmodel

FEDNOT heeft een nieuw logo. Kantoren met een oud logo in hun facturen en/of briefhoofden kunnen dit vervangen door het nieuwe logo.

Wie dit werk liever - in regie - laat uitvoeren door SDP, kan dit aanvragen via telefoon of e-mail naar onze ActaLibra Helpdesk 056 60 93 61 - actalibra@sdp.be

Bij installatie van deze Service Pack 15 worden de nieuwe logo's in de originele grootte en resolutie op uw server geïnstalleerd. We hebben ook geoptimaliseerde versies gemaakt voor gebruik in de factuur (ActaLibra Boekhouding) en in briefhoofden. Klik hier door naar de pagina met de werkwijze voor de vervanging van het oude logo.

 

Waals voorkooprecht

Sinds kort is in Wallonië een nieuw voorkooprecht van toepassing, bedoeld in artikel D.358, § 7 van het-Waalse landbouwwetboek : DIRECTION DE L’AMENAGEMENT FONCIER RURAL (DAFOR). Het vervangt het vroegere OWDR.

In het kader van de notariële verkopen kan de elektronische kennisgeving van het recht van voorkoop door de instrumenterende notaris verricht worden via het portaal e-notariaat van de Koninklijke federatie van het Belgisch Notariaat. Dit kan ook per (aangetekende) brief bij één van de vier diensten bevoegd voor de gemeente van het goed. Hiervoor zijn in ActaLibra vijf DAFOR kantoorfiches toegevoegd. De gemeenten waarin DAFOR over een voorkooprecht beschikt, zijn in ActaLibra gekend.

• La “Direction de l’Aménagement Foncier Rural” te Jambes
• Le service extérieur de Huy
• Le service extérieur de Libramont
• Le service extérieur de Mons
• Le service extérieur de Wavre

In de takenlijst “Verkoop Wallonië” en “OV Zitdag 1 Wallonië” is een standaard-taak “Brief DAFOR” toegevoegd met daaraan een briefmodel gekoppeld dat automatisch het juiste kantoor aanschrijft.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Na de ondertekening van de akte moet een kopie aan het bevoegde kantoor overgemaakt worden binnen een termijn van 30 dagen (zowel voor de authentieke akte als voor de definitieve toewijs). Ook hiervoor is een taak toegvoegd NA akte in beide modeltaaklijsten met gekoppeld ActaLibramodel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beide ActaLibramodellen zijn briefmodellen. Indien je die wil gebruiken, kan je ze dezelfde lay-out geven als je eigen kantoorbriefmodel met behulp van de macro Vernieuw Brief.

1. Klik op de "..." en vervolgens op de knop "Open model" om het Word-model te openen.
   
   
    
2. Selecteer de tekst en gebruik de macro Vernieuw Layout aangetekende brief FR.
   
   
    
3. Kijk het resultaat even na, bewaar en sluit het document.

 

 

Diverse verbeteringen en aanpassingen

• Bij het invullen van de vergelijkingspunten (voor SFB / ASF) neemt ActaLibra de verkoopprijs uit de goederenfiche over als prijs bij compromis.
• Bij het gebruik van de Zoeker in het ActaLibra repertorium, wordt nu (terug) automatisch het correcte zoek-veld voorgesteld.
• Op de cliënthistoriek (Actalibra Boekhouding) wordt het bankrekeningnummer opnieuw vermeld bij een financieel uittreksel.
• Nieuwe versie formulier "Leegstand of verkrotting - formulier overdracht.doc" in Formulieren SDP  (gewijzigd telefoonnummer Agentschap Vlaanderen)
• Wanneer de ConsultImmo webservice een onbestaande postcode doorgeeft (zoals 1051), valt ActaLibra daar niet meer over.
• eRegistratie feedback
  In het feedbackvenster voor de verwerking van de formaliteiten van eRegistratie, beschik je nu - bij filtering op geweigerde akten - over een knop Negeer. Die kan je gebruiken voor de akten die aanvankelijk geweigerd werden, maar waarvoor je intussen de vereiste correcties hebt gedaan in de online applicatie. Door de knop Negeer te gebruiken, zal deze lijn niet meer voorkomen in de filtering van geweigerde akten.

• In de globale planning wordt een rode dossierstatus getoond i.g.v. een niet meer geldige taak.
  Indien een taak voor de akte (bv hyp.getuigschrift) niet meer geldig is, en de geplande aktedatum is ingeschreven in het dossier, dan wordt de Marge van de taak verzet naar -1, wat ervoor zorgt dat ook de Marge van het dossier -1 wordt, waardoor de status-kleur van die dossier-lijn rood wordt.
• Wanneer je een rijksregisteropzoeking in PDF afdrukt, wordt nu ook het RR.-nr in de bestandsnaam gezet.
• Ook lange IBAN rekeningnummers (zoals die uit Oekraïne, met 29 tekens) kunnen nu worden gebruikt.
• De persoonsgegevens "bank1" en "bank2" kunnen nu ook als merge-veld gebruikt worden.
• Bij het boeken van betalingen aan externe administraties Registratie, Vlabel of Hypotheekkantoren, krijg je zo nodig de waarschuwing "Opgelet, u gebruikt een kantoorrekening" . Voor andere boekjes komt de waarschuwing "Opgelet, u gebruikt een derdenrekening" .
• Het automatisch herpositioneren van ActaLibra vensters houdt nu rekening met (veel) grotere schermen, en ook met wisselende schermgrootte. Wanneer er bv. ook via VPN (vanop een Pc thuis) wordt gewerkt, kon het gebeuren dat ActaLibra vensters "buiten beeld" geopend werden. Dat is nu verholpen.
• ActaLibra werd aangepast aan de vernieuwde Credoc webservices : Soils V6 (voor ConsultImmo), en FENT V4 (voor opzoekingen KBO)
• ActaLibra CTI (intergratie met telefonie) configureerbaar wanneer je onder Windows gebruik maakt van Roaming profiles. Neem zo nodig contact met de ActaLibra helpdesk

 

 

Aanpassingen aan de databank

• de gewoonlijke updates van de fiches van notarissen en associaties
• Opnieuw worden de bankrekeningen van de hypotheekkantoren correct ingesteld volgens de lijst die we ontvangen van FOD FIN.