Persoonsfiches maken en bijwerken

Alle persoonlijke gegevens van personen en vennootschappen die optreden in een dossier worden bijgehouden in persoonsfiches. Deze personen en vennootschappen worden als partijen gekoppeld aan een of meerdere dossiers. De informatie uit de fiches wordt later ook gebruikt bij het opmaken van documenten.

Daarnaast bevat ActaLibra ook persoonsfiches voor confraters en administraties zoals registratiekantoren en gemeentebesturen. Deze fiches worden up to date gehouden door SDP, maar kan je ook zelf aanpassen.

1. Manueel een nieuwe persoonsfiche maken
2. Een persoonsfiche maken of bijwerken via inlezen eID
3. Een persoonsfiche maken of bijwerken via een opzoeking in het Rijksregister
4. Een persoonsfiche maken of bijwerken via een opzoeking in het KBO
5. Een persoonsfiche verwijderen

 

1. Manueel een nieuwe persoonsfiche maken

Indien een persoon of vennootschap nog geen fiche heeft in ActaLibra, kan je een nieuwe persoonsfiche aanmaken. 

Om een nieuwe persoonsfiche te maken:

  1. Klik in de iconenbalk op .
    De persoonsfiche opent die je het laatst geconsulteerd hebt.
  2. Klik in de knoppenbalk op , of gebruik de sneltoets F7.
    Een lege fiche opent. De cursor staat in het eerste veld links boven. Vul hier een P in voor Particulieren of een V voor Vennootschappen Het programma zal bij het opslaan van de fiche automatisch een nummer toekennen.
    lege P-fiche
  3. Vul nu alle velden op de verschillende tabbladen in (Zie Gegevens op een persoonsfiche invullen en raadplegen) en klik in de knoppenbalk op om te bewaren, of gebruik de sneltoets F9.

Opgelet

Wijzig nooit velden van een bestaande fiche om een nieuwe fiche te maken. Daarbij worden immers alle gegevens die in die fiche stonden overschreven. Mocht dit toch gebeuren, annuleer je wijzigingen dan via de knop . De oorspronkelijke gegevens worden dan teruggeplaatst, indien de wijzigingen nog niet opgeslagen werden.

 

 

2. Een persoonsfiche maken of bijwerken via inlezen eID

Je kan een persoonsfiche ook aanmaken of bijwerken door de eID van de persoon in te lezen. 

Om de fiche te maken of bij te werken:

  1. Plaats de eID in de kaartlezer.
  2. Klik in de iconenbalk op .
     
  3. Klik in het venster dat opengaat op Lees eID kaart.

    In het linker deel van het venster staat de info van de eID, in het rechter deel staat de info op de eventueel reeds bestaande persoonsfiche in ActaLibra. Indien er voor deze persoon nog geen fiche bestaat, is het rechter deel leeg.
    Tip : Indien er in ActaLibra meerdere fiches bestaan die overeenkomsten hebben met de eID (bv. personen met dezelfde naam), kan je bovenaan rechts via de juiste persoonsfiche kiezen die moet bijgewerkt worden.

     

  4. Klik op Nieuwe persoonsfiche maken of Fiche bijwerken, naargelang of je een fiche wil maken of een bestaande fiche wil updaten. Indien er al een fiche bestond, worden de gegevens in het rood overschreven door de gegevens in het groen, bv. het oude adres wordt overschreven.
    Een melding verschijnt om je eraan te herinneren dat je de persoonsfiche nog kan aanvullen met gegevens die niet op de eID-kaart staan.

     
  5. Klik OK om de melding te sluiten. De fiche opent zodat je de velden kan aanvullen die in het geel gemarkeerd staan. Vul eventueel ook de andere tabbladen aan (zie Gegevens op een persoonsfiche invullen en raadplegen) en klik in de knoppenbalk op om te bewaren.

 

Er wordt bij aanmaak van een nieuwe fiche of bij het bijwerken van een bestaande fiche automatisch een pdf-afdruk gemaakt die samen met de eID foto opgeslagen wordt in het tabblad Docs (zie De documenten raadplegen van een persoon).

Tip

Op een eID kaart staan volgende speciale gegevens. Deze gegevens worden getoond bij het inlezen van de kaart en opgeslagen in het opmerkingenveld onderaan de persoonsfiche. Ook op de afdruk is dit onderaan toegevoegd als "Speciale status".

  • Titel: in geval van adellijke titel.
  • Witte stok vergund (blindheid): 'Witte stok (blind)'.
  • Gele stok vergund (slechtziendheid): 'Gele stok (slechtziend)'.
  • Verlengde minderjarigheid: 'Verlengde minderjarigheid'.

 

 

3. Een persoonfiche maken of bijwerken via opzoeking op Rijksregister

Via de module ‘ActaLibra Webservices Integratie Rijksregister’ kan je op een snelle manier persoonsfiches aanmaken en bestaande persoonsfiches bijwerken.

Je kan een opzoeking doen op het Rijksregister :

  • Via het icoon in de iconenbalk. Dit doe je indien er nog geen fiche bestaat in ActaLibra.
  • Via het icoon  in de persoonsfiche, je vindt het icoon rechts onderaan in de persoonsfiche op het tabblad Algemeen. Op deze manier kan je de gegevens van een bestaande persoonsfiche bijwerken.
  • Via het icoon in het tabblad Partijen van een dossier. Op deze manier kan je de gegevens bijwerken van alle personen die partij zijn in het dossier.

 

Om de fiche te maken of bij te werken via een opzoeking op het Rijksregister:

Stap 1 van 3 : Opzoeking invoeren

  1. Plaats je eID-kaart in de kaartlezer.
  2. Klik op in de iconenbalk of het tabblad Algemeen van een persoonsfiche, of klik op in het tabblad Partijen van een dossier.
  3. Duid aan of je zoekt op rijksregisternummer, naam en geboortedatum of op adres. Vul de velden in.
  4. Indien je meerdere personen tegelijk wil opzoeken, klik je op . Klik op de pijltjes om te navigeren tussen de verschillende personen. Indien je een persoon niet wil opzoeken, haal je het vinkje weg bij .
  5. De knoppen of tonen in welke taal de opzoeking gebeurt. Klik hierop om de taal te wijzigen.
  6. Klik op om je opzoeking te starten.
    Aangezien de Rijksregister opzoeking via Cevi verloopt, moet je je een eerste keer aanmelden via je eID of eNOT kaart.

 

Stap 2 van 3 : Resultaat van de opzoeking

  1. Vink de persoon aan en optioneel ook andere gezinsleden, indien je die ook wil opzoeken op het rijksregister.
  2. Klik op om voor alle aangevinkte personen de gegevens in te vullen in ActaLibra.

Tip

Het is aan te raden om steeds de echtenoot of echtgenote aan te vinken. Zo worden beide fiches in ActaLibra toegevoegd of bijgewerkt en worden ze automatisch en correct aan elkaar gekoppeld via het tabblad Relaties van de persoonsfiche. Dit geldt ook voor andere verwanten die je samen opzoekt.

 

Stap 3 van 3 : Persoon in ActaLibra toevoegen of bewaren

  1. In de linkerhelft van het scherm zie je de gegevens van het rijksregister. In de rechterhelft zie je de gegevens van de overeenstemmende persoonsfiche in ActaLibra. Verschillen tussen het rijksregister en ActaLibra worden via kleuren weergegeven. De informatie in groene kleur zal de informatie in rode kleur vervangen of aanvullen.
  • Indien er voor deze persoon nog geen fiche bestaat in ActaLibra, zijn de velden in de rechterhelft leeg en moet je een nieuwe fiche maken (zie verder).
  • Indien ActaLibra meerdere overeenstemmende persoonsfiches vindt, klik je op om naar de fiche te gaan die je wil bijwerken.
  • Indien er geen bestaande fiche wordt voorgesteld, maar er toch een bestaat, klik je op om die fiche te zoeken en te openen.
  1. Indien de burgerlijke staat in het rijksregister verschilt van die in ActaLibra,  betekent het slotje ernaast dat de burgerlijke staat in ActaLibra wordt aangepast, betekent dat de burgerlijke staat in ActaLibra behouden blijft. Klik op het slotje om de instelling om te keren.
  2. Klik op of .
    Indien de persoon op een buitenlands adres woont, verschijnt een extra venter om de opmaak van de adresgegevens na te kijken en indien nodig aan te passen.
  3. Klik op  en vervolgens  om je opzoeking op te slaan als pdf-document in het tabblad Docs van de persoonsfiche. Bij een opzoeking op het Rijksregister gebeurt dit niet automatisch.
  4. Indien je meerdere personen opgezocht hebt, klik je op de pijltjes om naar de volgende persoon te gaan en bovenstaande stappen te herhalen.
     

Tip

Elke rijksregisteropzoeking bevat ook de informatie over de rechtsbekwaamheid van een persoon. Dit wordt onderaan het venster van de opzoeking getoond in het veld Bekwaamheid.


Wanneer je de opzoeking in ActaLibra bewaart, wordt deze informatie automatisch overgenomen in de persoonfiche, in een veld boven het opmerkingenveld onderaan.


Wanneer er (nog) geen info i.v.m. bekwaamheden ingeschreven staat, is dit extra tekstvak niet zichtbaar. Wil je het toch zichtbaar maken om er bv. met de hand iets in te noteren, dan kan dat via het menu Extra > Memo rechtsbekwaamheid tonen

 

 

4. Een persoonsfiche maken of bijwerken via opzoeking op KBO

Vanuit ActaLibra kan je ondernemingsinfo opzoeken in het KBO, zowel voor vennootschappen als voor natuurlijke personen om op een snelle manier persoonsfiches te maken en bestaande persoonsfiches bij te werken. Afhankelijk van de aard van de onderneming levert je opzoeking andere gegevens op :

  • Is het een vennootschap, dan krijg je o.a. de vennootschapsvorm, de startdatum en eventuele einddatum van de onderneming, het maatschappelijk kapitaal, informatie over het boekjaar en de jaarvergadering.
  • De informatie voor een natuurlijk persoon bevat een voornaam, de geboortedatum, het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer, maar geen vennootschapsgegevens.

Deze opzoekingen verlopen via een KFBN/Credoc webservice, en zijn gratis voor notarissen en hun medewerkers. Deze module is enkel beschikbaar voor gebruikers die ook toegang en gebruiksrecht hebben voor opzoekingen in het rijksregister via Cevi.


Om de fiche te maken of bij te werken:

  1. Plaats je eNOT kaart of eID in de kaartlezer.
  2. Klik op in de iconenbalk (om een nieuwe fiche te maken) of klik op in het tabblad Algemeen van de persoonsfiche (om een bestaande fiche bij te werken).
  3. In het venster dat verschijnt, duid je aan dat je de opzoeking via KBO wil doen. Ditzelfde venster wordt immers gebruikt om personen op te zoeken in het Rijksregister.
  4. Geef aan in het kader van welk dossier je de opzoeking doet (dit is een vereiste van KFBN/Credoc). Standaard staat hier de dossiercode van het dossier dat je het laatst geopend hebt. Gebruik de pijltjes of klik op om een ander dossier aan te duiden, of klik op indien het dossier nog niet gekend is.
  5. Duid aan of je de opzoeking doet op basis van het ondernemingsnummer, of op basis van naam en postcode en vul je zoekwaarden in.
  6. Klik op . Aangezien de KBO opzoeking via KFBN/Credoc verloopt, moet je je een eerste keer aanmelden via je eID of eNOT kaart.
  7. De resultaten van je opzoeking verschijnen op het scherm.

    Onder elke gevonden onderneming staan de verbonden personen of vennootschappen met hun functiebeschrijving. Ook die kan je aanvinken : Voor natuurlijke personen wordt dan een Rijksregisteropzoeking gestart. Voor vennootschappen wordt een bijkomende KBO-opzoeking gestart.
  8. Klik op .
    Voor elke persoon of onderneming die je bij stap 6 aangevinkt hebt, krijg je de overeenkomstige gegevens te zien.
  9. Volgende gegevens worden (niet) overgenomen in de persoonsfiche :
  • Zijn er meerdere mogelijke (deel)gemeenten met eenzelfde postcode, dan wordt dat aangegeven in een oranje kleur, en kan je die zelf kiezen. Standaard wordt de gemeentenaam op de hoofdgemeente ingesteld.
  • Net zoals ook bij een rijksregisteropzoeking het geval is, krijg je extra hulp als het een buitenlands adres is.
  • Het bankrekeningnummer dat in het KBO vermeld staat, wordt standaard niet mee overgenomen of bijgewerkt in de fiche. Wil je dat toch, dan moet je op het rode slotje klikken.
  • Het adres dat in het KBO vermeld staat, wordt standaard niet mee overgenomen of bijgewerkt in de fiche. Wil je dat toch, dan moet je op het rode slotje klikken.
  • Een eventuele historiek van de rechtstoestand wordt enkel ter informatie getoond en wordt niet in de persoonsfiche overgenomen.
  1. Klik op Nieuwe fiche of Fiche bijwerken, naargelang of je een fiche wil maken of een bestaande fiche wil updaten.
  2. Klik ten slotte op om de opgezochte gegevens van het KBO af te drukken, of als PDF op te slaan bij de documenten van de persoonsfiche.

 

 

5. Een persoonsfiche verwijderen

Je kan een persoonsfiche verwijderen. Merk op dat je de schrapping niet kan ongedaan maken.

Om de persoonsfiche te verwijderen:

  1. Open de persoonsfiche (zie verder Een persoonsfiche zoeken).
  2. Klik in de knoppenbalk op .
    Deze melding verschijnt.
  3. Klik Ja om de schrapping te bevestigen. 
    Ook de bijbehorende persoonsgebonden documenten (PDF afdruk van de eID of Rijksregisteropzoeking bv.) worden verwijderd na bevestiging in onderstaand venster:
    P-docs verwijderen
     

 

Opmerking: indien een confrater of een gemeentebestuur als cliënt optreedt in een dossier, gebruik dan niet de bestaande fiche (met respectievelijk code NOT en code GB), maar maak een fiche voor een notaris als privé persoon. Voor een gemeentebestuur dat als cliënt optreedt, maak je een fiche met code P en kies je bij Groep "Gemeenten" en bij Type "Gemeente als cliënt".