Alle persoonlijke gegevens van personen en vennootschappen die optreden in een dossier worden bijgehouden in persoonsfiches. Deze personen en vennootschappen worden als partijen gekoppeld aan een of meerdere dossiers. De informatie uit de fiches wordt later ook gebruikt bij het opmaken van documenten.
Daarnaast bevat ActaLibra ook persoonsfiches voor confraters en administraties zoals registratiekantoren en gemeentebesturen. Deze fiches worden up to date gehouden door SDP, maar kan je ook zelf aanpassen.
1. Manueel een nieuwe persoonsfiche maken
2. Een persoonsfiche maken of bijwerken via inlezen eID
3. Een persoonsfiche maken of bijwerken via een opzoeking in het Rijksregister
4. Een persoonsfiche maken of bijwerken via een opzoeking in het KBO
5. Een persoonsfiche verwijderen
1. Manueel een nieuwe persoonsfiche maken
Indien een persoon of vennootschap nog geen fiche heeft in ActaLibra, kan je een nieuwe persoonsfiche aanmaken.
Om een nieuwe persoonsfiche te maken:
- Klik in de iconenbalk op
.
De persoonsfiche opent die je het laatst geconsulteerd hebt. - Klik in de knoppenbalk op
, of gebruik de sneltoets F7.
Een lege fiche opent. De cursor staat in het eerste veld links boven. Vul hier een P in voor Particulieren of een V voor Vennootschappen Het programma zal bij het opslaan van de fiche automatisch een nummer toekennen.
- Vul nu alle velden op de verschillende tabbladen in (Zie Gegevens op een persoonsfiche invullen en raadplegen) en klik in de knoppenbalk op
om te bewaren, of gebruik de sneltoets F9.
Opgelet
Wijzig nooit velden van een bestaande fiche om een nieuwe fiche te maken. Daarbij worden immers alle gegevens die in die fiche stonden overschreven. Mocht dit toch gebeuren, annuleer je wijzigingen dan via de knop
. De oorspronkelijke gegevens worden dan teruggeplaatst, indien de wijzigingen nog niet opgeslagen werden.
2. Een persoonsfiche maken of bijwerken via inlezen eID
Je kan een persoonsfiche ook aanmaken of bijwerken door de eID van de persoon in te lezen.
Om de fiche te maken of bij te werken:
- Plaats de eID in de kaartlezer.
- Klik in de iconenbalk op
.
*opmerking: de bovenstaande afbeelding bevat fictieve gegevensi
Indien er meerdere bestaande vergelijkbare persoonsfiches gevonden werden, krijg je die aan de rechterkant van het venster te zien.
Bij de vergelijking van de gelezen eID met de persoonsgegevens van een bestaande fiche, wordt van elk verschil standaard de info op de eID als correct aanzien. En dat wordt weergegeven met het vinkje en een groene achtergrond. Wil je toch de info in de bestaande persoonsfiche behouden (in de 2de kolom "Bestaande fiche"), dan volstaat het op die informatie in de 2de kolom te klikken. Het vinkje en groene achtergrondkleur staat dan in de 2de kolom, zoals te zien in het voorbeeld hieronder.
Er wordt automatisch een PDF van de gegevens van de identiteitskaart opgeslagen onder het tabblad Docs van de persoonsfiche in de categorie Persoonlijke documenten.
3. Een persoonfiche maken of bijwerken via opzoeking op Rijksregister
Via de module ‘ActaLibra Webservices Integratie Rijksregister’ kan je op een snelle manier persoonsfiches aanmaken en bestaande persoonsfiches bijwerken.
De werkwijze hiervoor werd onlangs aangepast en is uitgelegd in dit blogartikel:
https://www.actalibrateam.be/nl/article/opzoeking-het-rijksregister-en-de-kbo/917
5. Een persoonsfiche verwijderen
Je kan een persoonsfiche verwijderen. Merk op dat je de schrapping niet kan ongedaan maken.
Om de persoonsfiche te verwijderen:
- Open de persoonsfiche (zie verder Een persoonsfiche zoeken).
- Klik in de knoppenbalk op
.
Deze melding verschijnt.
- Klik Ja om de schrapping te bevestigen.
Ook de bijbehorende persoonsgebonden documenten (PDF afdruk van de eID of Rijksregisteropzoeking bv.) worden verwijderd na bevestiging in onderstaand venster:
Opmerking: indien een confrater of een gemeentebestuur als cliënt optreedt in een dossier, gebruik dan niet de bestaande fiche (met respectievelijk code NOT en code GB), maar maak een fiche voor een notaris als privé persoon. Voor een gemeentebestuur dat als cliënt optreedt, maak je een fiche met code P en kies je bij Groep "Gemeenten" en bij Type "Gemeente als cliënt".
