De wet bepaalt dat een notaris de gelden ontvangen van cliënten die 120 dagen op de bankrekening van de notaris (studierekening) staan en groter zijn dan 10.000 EUR op een rubriekrekening dient te plaatsen. Een rubriekrekening is een zichtrekening bij een bank op naam van een cliënt, onder het beheer van de notaris. De intresten op deze rubriekrekening zijn voor de cliënt.
Rubriekuittreksels worden per uittreksel in één rubriekdagboek per bank geboekt. Het is mogelijk om meerdere lijnen in één rubriekuittreksel te boeken. Gelden die onderweg zijn tussen een rubriekrekening en een studierekening worden bij het boeken van het bankuittreksel van de studierekening op een grootboekrekening geldbewegingen rubrieken geboekt. Tegelijkertijd wordt er automatisch een openstaande (rubriek)transfer aangemaakt die later bij het boeken van het uittreksel van de rubriekrekening wordt afgepunt. Het saldo op de cliënt wijzigt pas na het boeken van dat rubriekuittreksel. Door deze werkwijze wordt vermeden dat de cliëntfiche een nulsaldo krijgt, waardoor de indruk zou worden gegeven dat de ontvangen gelden verdwijnen uit de boekhouding.
De gelden die op een rubriekrekening staan worden afzonderlijk weergegeven op de cliënthistoriek. Ook de gelden die onderweg zijn tussen de studierekening en de rubriekrekening (openstaande rubriektransfers) worden apart weergegeven op de cliënthistoriek. Deze openstaande rubriektransfers worden echter niet opgenomen in de totalen op de cliënthistoriek.
Merk op dat het uittreksel van de studierekening altijd voor het uittreksel van de rubriekrekening moet worden geboekt (automatische creatie openstaande rubriektransfer).
