Mise à jour ActaLibra - Septembre 2023

• Envoyer un courriel + classer automatiquement via Message vers Dossier
• eReg - Droits - Numéro de téléphone défini correctement
• eReg - Acte d'hérédité gratuit - aucun frais réel à enregistrer
• SSH - choix limité du type de recherche en cas d'un certificat hypothécaire gratuit dans le cadre d'un acte de succession
• Modifications aux Feuilles de frais d'actes
• Position des boîtes de dialogue
• Ajustements pour l’extraction des données CNK
• Système de mise à jour ActaLibra

Envoyer un courriel + classer automatiquement via Message vers Dossier

Parallèlement à cette mise à jour, les macros ActaLibra Word et Outlook seront mises à jour. Cela était nécessaire car l'ancien certificat vient d'expirer.

Mais une nouvelle fonction a également été ajoutée à Outlook, qui permet d'indiquer en 1 clic lors de l'envoi d'un courriel si le courriel à envoyer pourra être classé dans ActaLibra après l’envoi.

Il ne sera donc plus nécessaire de naviguer jusqu'au boite des courriels envoyés après l'envoi, d'y cliquer sur le courriel envoyé, et de cliquer sur le bouton « Message vers fichier » pour classer ce courriel envoyé dans ActaLibra.

Immédiatement après l'envoi du courriel dans Outlook, vous verrez la fenêtre ci-dessus... dans laquelle vous pourrez choisir entre « Envoyer et classer en ActaLibra » ou « Envoyer uniquement » en un seul clic supplémentaire.
Si vous choisissez « Envoyer et classer », après l'envoi, vous verrez la fenêtre dans ActaLibra où vous pourrez choisir le dossier, etc.
Vous pouvez également arrêter l'envoi via la nouvelle boîte de dialogue en cliquant sur Annuler si, par exemple, vous remarquez que vous avez oublié quelque chose, comme ajouter une pièce jointe ou mettre quelqu'un en CC.

Si vous préférez ne pas voir cette fenêtre apparaître, cochez simplement la case en bas.

En prime, ActaLibra garantit désormais également que les messages électroniques classés dans ActaLibra sont automatiquement marqués d'une coche verte dans Outlook.

La fenêtre de classification dans ActaLibra n'apparaît pas ?

Fermez ensuite Outlook et redémarrez Outlook. Si nécessaire, faites-le deux fois. La fenêtre de classement dans ActaLibra devrait alors apparaître lorsque vous choisissez « Envoyer et classer » lors de l'envoi d'un courriel. 

Si cela ne fonctionne toujours pas, veuillez envoyer un courriel au helpdesk ActaLibra (depuis ActaLibra à Menu Aide à E-mail à l'équipe ActaLibra)

Les courriels envoyés via mon compte @belnot.be finissent dans le dossier standard Éléments envoyés

Lorsque vous envoyez un courriel via votre compte Outlook ...@belnot.be, le courriel envoyé est normalement (par défaut) placé dans les Éléments envoyés sous ce compte belnot. Mais lorsque vous choisissez la nouvelle fonctionnalité "Envoyer et Classer", la macro doit (* nécessairement) placer le courriel envoyé dans le dossier "éléments envoyés" par défaut, qui est (normalement) celui sous le compte Outlook du "propre" domaine. (Par exemple ...@notaireabc.be)

(*) Parce que notre macro Outlook ne peut pas surveiller les éléments envoyés depuis une messagerie externe (comme @belnot.be ... ou encore @gmail.com), lorsque vous choisissez "Envoyer et classer", la macro doit placer le courriel à envoyer aux Éléments envoyés par défaut.

Si nécessaire, après l’avoir classé dans ActaLibra, vous pouvez faire glisser manuellement les éléments envoyés (avec une coche verte) dans le dossier Éléments envoyés sous le compte 

Avis

• Ces nouvelles options ne sont fournies que pour Outlook 2016 ou version ultérieure, ou Office 365. Nous recommandons aux utilisateurs qui utilisent encore Outlook 2013 de passer à une version plus récente. Veuillez contacter SDP ou votre fournisseur informatique à ce sujet.

• Cette fonction sera encore affinée dans une prochaine mise à jour. Par exemple, la fenêtre n'apparaîtra plus par défaut lorsque vous envoyez un courriel à un collègue ou à un notaire au sein de votre étude, ou lorsqu'ActaLibra envoie des courriels automatiques, comme des notifications aux gestionnaires de dossiers lors de la récupération des relevés hypothécaires demandés.

eReg - Droits - Numéro de téléphone défini correctement

Dans la fenêtre e-Dossier d'ActaLibra, dans l'onglet « Détails de l'acte et des droits », le numéro de téléphone du gestionnaire de dossier ou de l'étude est désormais toujours renseigné par défaut. 
 

eReg - Acte d'hérédité gratuit - aucun frais réel à enregistrer

Lors du traitement du retour d'information eRegistration, dans le cas d'un acte d'hérédité gratuit, il n'y a pas non plus de droits à payer pour le dépôt de l'expédition auprès du bureau des hypothèques.

Tout comme c'était le cas auparavant pour l'enregistrement gratuit, la case « Inscrit» est désormais automatiquement cochée dans le livre d'expéditions.
 

SSH - choix limité du type de recherche en cas d'un certificat hypothécaire gratuit dans le cadre d'un acte de succession

Lorsque la case "Gratuité (acte immobilier d'hérédité)" est cochée pour une demande SSH, vous ne pouvez désormais laisser que 'Transcriptions' comme type. Les trois autres types sont décochés lors de la sauvegarde et ne peuvent plus être cochés.

Même si la recherche est envoyée à plusieurs bureaux, cette restriction s'applique à chacun d'eux.
 

Fednot nous a communiqué : 

Compte tenu de l' objectif du certificat hypothécaire gratuit dans le cadre d'un acte de succession, le SPF Finances limite les mentions de ces certificats aux "Transcriptions". S'il est coché que la demande concerne un acte de succession à demande gratuite, alors les "Mentions à contenir" doivent être limitées aux "Transcriptions".

Modifications aux Feuilles de frais d'actes

Création d'une FFA pour un dossier avec un confrère intervenant

Si le dossier a un confrère comme partie, mais que le modèle FFA ne contient pas de bloc d'honoraires, aucun confrère ne sera ajouté sous l'onglet "Honoraires à payer". C'est le cas par exemple pour les modèles FFA "Facture Biddit forfait acquéreur" et "Frais d'acte VENDEUR"

Encore quelques améliorations

Au bas de l'onglet Décompte, dans la section “Débours à régler” les blocs gris étaient incorrectement mentionnés. Ce n'est plus le cas.

Lors de la fermeture d'un fichier, les blocs FFA inutilisés sont parfois supprimés. Dans ce cas, un message incorrect apparaissait concernant d'éventuelles références à des blocs gris (= à ne pas facturer). Cela a également été résolu.

Position des boîtes de dialogue

Certains utilisateurs changent régulièrement de PC (ou de Thin-client) au sein de l'étude ou entre l'étude et un PC domestique. Ces deux lieux de travail ont généralement une configuration d'écrans différente, avec une taille et/ou une résolution différente, et un nombre d'écrans différent.

ActaLibra garde une trace de la dernière position et de la taille des fenêtres ActaLibra pour chaque utilisateur, et lorsqu'une fenêtre est rouverte, ActaLibra la remet à cette position et cette taille. Mais changer de poste de travail peut provoquer l'ouverture « hors de vue » de certaines fenêtres, donnant l'impression à l'utilisateur qu'ActaLibra ne fonctionne pas ou est bloqué.

Pour éviter cela, un certain nombre de fenêtres ne sont plus ouvertes au dernier emplacement utilisé, mais sont toujours ouvertes au milieu de l'écran sur lequel ActaLibra s'exécute. C'est entre autres le cas des boîtes de dialogue permettant d'ajouter des détails à un justificatif financier ou à une liste bancaire.

Si des fenêtres apparaissent toujours « hors de vue », veuillez le signaler au service d'assistance d'ActaLibra.

Ajustements pour l’extraction des données CNK

À la demande du CNK, certains ajustements ont été apportés à la manière dont les données comptables sont transmises.

Système de mise à jour ActaLibra

Le système de mise à jour ActaLibra a été encore étendu pour pouvoir bientôt installer de nouveaux modules ActaLibra qui s'exécuteront dans votre navigateur. Plus d’informations à ce sujet suivront ultérieurement.