Contexte
La transition vers le compte de provision unique (pour les bureaux d'hypothèques) a également un impact sur le traitement des retours d'information et la comptabilisation des coûts réels pour les bureaux d'hypothèques.
Lire plus de détails ci-dessous :
ActaLibra mise-à-jour du 24 nov 2023
Solde virtuel des livrets HYP et SJTOUS
Dans la comptabilité ActaLibra, la fenêtre Paiements aux administrations externes a été adaptée.
Pour les anciens livrets HYP (HYP1, HYP2, ..., HYPAND), il n'y a plus de solde virtuel calculé ou affiché. Il y a maintenant (? RZALLE) ou (?¹[1] SJTOUS), qui renvoient au livret du compte de provision unique pour les bureaux de la sécurité juridique, dans lequel sont comptabilisées depuis le 1er novembre 2023 toutes les provisions payées et les frais réglés pour tous les bureaux d'hypothèques.
Les anciens livrets HYP restent disponibles pour que vous puissiez y rechercher des écritures, mais aussi par exemple y comptabiliser le solde (remboursement après un décompte final).
En haut de la liste des livrets, il y a un filtre qui vous permet de ne plus afficher les anciens livrets HYP dans la liste.
Comme il n'y a plus qu'un seul compte de provision pour tous les bureaux d'hypothèques, le contrôle / le suivi de ce compte se fait maintenant via le seul livret SJTOUS.
Avec ce livret, ActaLibra affiche maintenant aussi le solde virtuel calculé pour tous les bureaux d'hypothèques ensemble. Il est déterminé sur base du solde actuel, moins les provisions HYP qui ont déjà été comptabilisées (et pour lesquelles il n'y a pas encore de frais réels comptabilisés), moins les provisions HYP prévues dans les FFA qui restent à comptabiliser.
Avec le livret SJTOUS (nl: RZALLE) sélectionné, vous pouvez obtenir un aperçu détaillé de ces montants via les boutons ... chercheur en bas.
Pour les montants comptabilisés, le nouveau chercheur "Frais réels manquants HYP" est utilisé, dans lequel ces frais pour tous les bureaux d'hypothèques sont listés par défaut, et dans lequel vous ne pouvez pas sélectionner un livret, mais dans lequel vous pouvez éventuellement sélectionner "Bureau SJ". Ce chercheur supplémentaire est disponible dans le menu ActaLibra.
Dans ce chercheur, il n'est plus question de Livret, mais vous pouvez maintenant sélectionner "Bureau SJ", ce qui peut aussi se faire via la fonction zoom.
Remarque:
Via le chercheur existant "Frais réels manquants", aucun bureau HYP n'est plus inclus dans les résultats du chercheur. Pour l'information HYP, il y a maintenant le chercheur séparé "Frais réels manquants HYP".
Pour les montants à comptabiliser, c'est le nouveau chercheur "Frais HYP à comptabiliser" qui vous présente les détails.
Autres "Frais réels" à comptabiliser à partir du FFA
A partir du bloc FAD BS (Moniteur belge), il n'était pas possible d'accéder directement au livret pour comptabiliser les frais réels. On arrivait à tort sur une ligne non liée dans la fenêtre Expédition.
Cela a été corrigé.
Traitement du feedback eReg HYP vers l'expédition
Lorsqu'il y a un deuxième envoi vers la plateforme DER (eRegistration), cette deuxième date d'envoi plus tardive sera maintenant également reprise correctement comme date d'envoi dans le livret d'expédition. Cela est important car pour les hypothèques, la date d'envoi détermine via quelle comptabilité (chez le SPF Fin) et donc via quel livret (dans ActaLibra) les frais doivent être réglés.
Pour les études notariales avec seulement la comptabilité ActaLibra (+mini-étude)
Dans cette configuration (très rare), on n'a pas de livre d'expédition, pas d'intégration SSH, ni eReg dans ActaLibra... mais on veut pouvoir comptabiliser les frais réels pour les hypothèques sur le nouveau ou l'ancien compte de provision à partir d'une fiche d'acte.
C'est pourquoi cette possibilité a également été prévue pour cette configuration logicielle:
Lorsque vous cliquez sur "Frais réels" en bas du FFA, pour un coût hypothécaire dans un bloc qui est (encore) lié à un ancien livret HYP (HYP1, HYP2, ..., HYPAND), vous obtiendrez maintenant la question suivante.
- en répondant Oui, vous arrivez dans le livret SJTOUS.
- en répondant Non, le livret HYP1, ... est ouvert.
Si le bloc est déjà lié au livret SJTOUS, comme ce sera le cas pour chaque nouveau FFA ou bloc HYP sur lequel il n'y a pas encore de montants, cette question ne sera pas posée, et vous obtiendrez directement le livret SJTOUS.
État des lieux le vendredi 17 novembre
12h00 UPDATE via Fednot ivm SSH-Refresh - Dès lors que le test du mercredi 15 novembre (voir message eNot n° 17341, 14 novembre 2023) s’est déroulé sans encombre, il sera à nouveau possible ce weekend de demander un « refresh » SSH à partir de ce 16h ce soir, ce vendredi 17 novembre, jusqu’à ce lundi 20 novembre à 9 h.
09h15 eRegistration feedback : Dans ActaLibra, tout le monde peut à nouveau récupérer les retours eRegistration… les traiter… et comptabiliser les frais réels. Ces frais réels pour les formalités HYP seront maintenant correctement calculés par ActaLibra lors de la récupération (donc plus de 0,00), et les données qui avaient déjà été récupérées seront également corrigées (également dans Expédition)…
État des lieux le jeudi 16 novembre
10h20 SSH : (message via Fednot) La possibilité de demander un « refresh » est de nouveau temporairement interrompue.
08h00 ActaLibra Update : Dans un certain nombre d'études, la mise à jour ci-dessous n'a pas encore mis en œuvre les corrections prévues. Vous ne devez pas signaler cela à notre helpdesk. Cette opération sera reprise demain 17 novembre.
Mise à jour à 10h00 : Dans les retours d'eRegistration concernant les formalités hypothécaires (pour les expéditions après le 1er novembre), les frais facturés sont indiqués différemment qu'auparavant, de sorte que ni l'application sur eNotariat ni ActaLibra ne pouvaient extraire le coût total de ces retours. Par conséquent, ces retours ont été traités à tort comme € 0,00 dans ActaLibra.
En attendant une éventuelle modification par le SPF Fin, l'équipe ActaLibra a déjà assuré une correction automatique des données qui avaient été collectées jusqu'à présent, et le logiciel a été modifié pour traiter immédiatement correctement les nouveaux retours.
Vous n'avez donc pas besoin d'entreprendre d'autres actions. Le frais réel est recalculé et mis à jour dans ActaLibra, à la fois dans les retours d'eRegistration et dans le livre d'expédition.
Grâce à cette mise à jour, vous verrez également apparaître les coûts réels automatiquement corrigés et encore à comptabiliser dans le livre d'expédition, en utilisant un filtre sur "Hypothèques" et "Frais réel à comptabiliser".
Vous pouvez comptabiliser ces frais réels comme d'habitude en utilisant le bouton "Frais réels".
État des lieux le mercredi 15 novembre
Mise à jour à 10h00 : Sur indication du SPF Fin et après une première évaluation de Fednot, il semble que le traitement des demandes de delta-SSH (supplémentaires automatiques) par le SPF Fin tient actuellement. Par conséquent, vos demandes de delta-SSH en attente d'envoi peuvent être renvoyées à partir de 10h ce matin depuis ActaLibra.
Fednot surveille le traitement par le SPF Fin. Si de nouveaux problèmes apparaissent, nous bloquerons à nouveau promptement l'envoi des demandes de delta-SSH pour éviter le pire.
Situation au 13 novembre
Mise à jour à 05h00 : Ce matin, une mise à jour d'ActaLibra a été installée. Elle contient toutes les modifications nécessaires pour que vous puissiez à nouveau utiliser pleinement tous les workflows liés aux hypothèques
Mise à jour à 09h00 : Après avoir vérifié que cette mise à jour s'est bien déroulée, il sera à nouveau possible à partir de 9h de comptabiliser les frais réels pour les hypothèques dans ActaLibra.
La bonne nouvelle est ...
- Que ActaLibra corrige automatiquement les frais réels rapportés incorrectement via le feedback SSH. Lorsque vous ouvrez le tableau de bord SSH aujourd'hui, vous trouverez directement tous les montants corrects. Idem dans le livre d'expédition.
- Que le passage des comptes de provision spécifiques aux bureaux des hypothèques à un compte de provision unique pour tous les bureaux des hypothèques est presque entièrement automatisé pour vous. La plupart des utilisateurs ne remarqueront que peu ou pas de changements. Les modifications concernent principalement le traitement des coûts réels et la gestion du nouveau compte de provision dans la comptabilité. Mais même là, rien n'a changé dans les workflows et les manipulations.
Que devez-vous savoir à ce sujet en tant qu'utilisateur de la comptabilité ?
- Toutes les demandes et expéditions qui ont été soumises aux bureaux des hypothèques avant le 1er novembre seront encore gérés via l'ancienne comptabilité des bureaux des hypothèques individuels. ActaLibra continuera donc à comptabiliser les frais réels pour de tels cas via les anciens livres HYP1, HYP2, ... HYPAND.
Cela peut donc aussi concerner des écritures en novembre. Mais bien sûr, plus de dépôts en novembre. - Les demandes et expéditions qui ont été soumises aux bureaux des hypothèques à partir du 1er novembre seront gérés via leur nouvelle comptabilité du compte de provision unique. Le livre pour ce compte externe est le nouveau livre SJTOUS dans ActaLibra.
- Lorsque vous cliquez sur "Coûts réels" (dans l'expédition), ActaLibra vous dirigera automatiquement vers le bon livret. Vous n'avez pas à faire ce choix vous-même.
- Parce que maintenant tous les bureaux des hypothèques ont le même compte de provision, et dans ActaLibra partagent le même livre (SJTOUS), vous ne verrez plus le livre HYP... mentionné dans les feuilles de frais d'acte, mais plutôt le code du bureau des hypothèques (par exemple, HYPCHA1 ou HYPBRX1, ... ou HYPOOST comme dans l'exemple en dessous)
- ActaLibra détermine (toujours) automatiquement les bureaux des hypothèques compétents pour les biens du dossier, et fournira (toujours) automatiquement les bons blocs d'hypothèques dans les feuilles de frais d'acte.
- Lors de la comptabilisation des frais réels pour les hypothèques, ActaLibra rendra le choix de la ligne de coût encore plus précis en fonction du bureau et de la nature du frais (formalité ou recherche). Cela réduit encore les chances de choisir une mauvaise ligne.
Relevé du décompte
- À partir d'aujourd'hui, les premiers relevés du compte provision unique devraient être consultables via une application sur eNotariat.
- Bientôt, l'équipe ActaLibra intégrera un nouveau service web, où nous récupérerons les transactions sur le compte de provision unique afin de simplifier le contrôle de ce compte de provision. Plus de nouvelles à ce sujet arriveront par la suite.
Règlement final des "anciens" comptes de provision
Les premiers règlements finaux des "anciens" comptes de provision ont déjà été envoyés la semaine dernière.
Un tel remboursement d'un solde restant sera inscrit dans les livres respectifs HYP1, HYP2, ... via l'option 2, comme une créance (un montant négatif) à réserver via un virement manuel. Par exemple :
Situation au 9 novembre
États supplémentaires
MISE À JOUR à 10h30 : Le feedback de SSH recueillis dans ActaLibra depuis le 1er novembre contient malheureusement un frais réel incorrect pour les relevés hypothécaires délivrés. Pour cette raison, nous avons gardé la fonctionnalité Sync SSH désactivée.
Mais comme vous pouviez déjà récupérer les relevés hypothécaires demandés, nous avons réactivé la fonction Sync SSH aujourd'hui à 10h45.
Mais tenez en compte que le frais réel n'est actuellement pas transmis par le SPF Fin, ce qui signifie qu'ActaLibra considère à tort que ces relevés hypothécaires sont gratuits.
L'équipe ActaLibra travaille actuellement sur une solution pour fournir une méthode alternative dans ActaLibra en cas de frais réel manquant. Cela vous permettra de suivre un flux de travail correct et de reprendre manuellement le frais (à partir du document) et de le comptabiliser. Jusqu'à ce que nous ayons terminé, la fonction "Comptabiliser les frais réels" restera désactivée.
Veuillez ne pas suivre d'autres méthodes pour comptabiliser les frais réels hypothécaires pour le moment.
Situation au 8 novembre
États supplémentaires
MISE À JOUR à 15h10 : À la demande de FodFin, nous avons à nouveau désactivé la fonction de demande de delta pour soulager les problèmes de performance. Nous l’avons fait à 15h10. Plus de communication suivra dès que on l’aurai.
MISE À JOUR à 12h12 : Malheureusement, les systèmes de SPF Fin semblent actuellement avoir des problèmes de performance dans la génération de certificats, ce qui fait que la grande majorité des demandes restent en statut EN TRAITEMENT. Elles ne sont pas perdues, mais stockées dans une file d’attente d’erreurs chez SPF Fin et peuvent/doivent être TRAITÉES lorsque leurs systèmes sont plus stables. Concrètement, l’impact le plus important est visible sur les deltas, où la plupart des demandes ne passeront pas automatiquement à TRAITÉ mais resteront en TRAITEMENT.
MISE À JOUR à 10h18 : Fednot signale que la plateforme SSH est à nouveau active et que des relevés hypothécaires supplémentaires peuvent désormais être demandés. Ainsi, toutes les demandes SSH prêtes à être envoyées dans ActaLibra peuvent désormais être envoyées.
MISE À JOUR à 08h45 : Le SPF FIN a annoncé via Fednot qu'une nouvelle version du logiciel SSH sera mise en production mercredi matin 08/11 entre 8h45 et 10h. Avec cette version, il serait à nouveau possible de demander des relevés hypothécaires supplémentaires (automatique).
Situation au 7 novembre
États supplémentaires
Le 6 novembre, le message est arrivé qu'il y avait encore des problèmes techniques chez SPF Fin, ce qui signifie qu'il n'est toujours pas possible de demander des états hypothécaires supplémentaires (automatiques).
Encodage des frais réels pour les hypothèqees temporairement toujours bloqué
Vendredi 3 novembre au soir, nous avons reçu des informations complémentaires du SPF Fin sur la manière dont ils règlent les frais. Il apparaît désormais que toutes les écritures des frais réels à partir du 1er novembre ne se font pas via le nouveau compte de provision unifié, mais que toutes les demandes (déclarations et formalités) demandées avant le 1er novembre, seront toujours débitées via les anciens comptes de provision (via l'ancienne comptabilité des différents bureaux des hypothèques ), même si cela se produit à une date postérieure au 1er novembre.
Parce que cela ne correspond pas à l‘info ce que nous avions reçue à l'avance, nous travaillons toujours sur une version modifiée d'ActaLibra qui passera aux anciens journaux HYP1, HYP2, ... HYPAND pour les demandes avant novembre 1, même si la date de comptabilisation est après le 1er novembre.
Pour éviter des écritures incorrectes, nous devons bloquer temporairement la saisie des frais réels (HYP) via ActaLibra. Nous ferons tout ce qui est possible pour régler cela dans les plus brefs délais. Vous recevrez une notification dès qu'une nouvelle mise à jour sera installée.
Les frais réels pour d'autres administrations peuvent être comptabilisés.
à partir du mercredi 25 octobre - verser des provisions sur le compte de provision unique
En savoir plus à ce sujet, lisez cet article.
à partir du mardi 31 octobre à 11h30
A partir du 31 octobre à 11h30, les options suivantes seront temporairement désactivées sur instructions du SPF Fin et Fednot :
- Jusqu'au jeudi 2 novembre 9h00, l'application SSH est indisponible.
Étant donné que toutes les requêtes SSH ne seront traitées au SPF Fin qu'à partir du lundi 6 novembre, l'envoi de chaque requête SSH depuis ActaLibra sera bloqué d'ici là. - Jusqu'au lundi 6 novembre 12h00, il n'est pas possible de demander des relevés hypothécaires supplémentaires automatisés
entre le mardi 31 octobre 19h00 et le mardi 7 novembre 9h00
Parce que les bureaux des hypothèques resteront fermés les 1er, 2 et 3 novembre, et que les premiers retours (via SSH et eRegistration) ne reprendront qu'à partir du 6 novembre, vous ne pourrez pas comptabiliser de frais réels dans ActaLibra entre le mardi 31 octobre 19h00 et mardi 7 novembre 9h00
Pendant cette période restreinte, les modifications nécessaires seront effectués dans ActaLibra pour assurer un suivi et une comptabilisation corrects des frais réels, après l'introduction du compte de provision unique pour les hypothèques.
Notifications possibles
Lorsque vous essayez de comptabiliser les frais réels (hypothécaires) pendant cette période restreinte (entre le 31/10 et le 7/11), vous recevrez le message suivant :
ou
Si vous souhaitez payer une provision dans les 'anciens' journaux hypothécaires (HYP1, HYP2, ... HYPAUT)
à partir du 1er novembre 2023 via une liste bancaire, vous verrez le message suivant :
