In ActaLibra kan je de inhoud van je eDossier voorbereiden nog voor de akte verleden is. Je kan hier ook mee wachten tot de akte verleden is. Voor je een eDossier kan voorbereiden, moet je eerst je ActaLibra dossier en de eventuele subdossiers volledig gemaakt hebben, en moeten alle goederen en partijen toegevoegd zijn.
eDossier voorbereiden
Goederen bewaren in eDossier
Partijen bewaren in eDossier
Status van de gegevens in eDossier
eDossier voorbereiden
De voorbereiding van je eDossier doe je in het tabblad eDossier van je ActaLibra dossier. Vanuit dit tabblad open je een nieuw venster met meerdere tabbladen. Om daar van het ene tabblad naar het andere te gaan, gebruik je de knoppen 
en 
of klik je op het gewenste tabblad.
- Open je ActaLibra dossier en klik onderaan op het tabblad eDossier.
Hiermee open je een nieuw venster met meerdere tabbladen.
- Kijk na welke goederen uit het dossier mee moeten naar de DossierManager online. Zie verder Goederen bewaren in eDossier.
- Vink de partijen aan die je opneemt in het eDossier. Zie verder Partijen bewaren in eDossier.
- Klik op
om alle goederen en partijen voor dit eDossier te bewaren. Hierdoor zet je ze klaar voor upload naar de DossierManager applicatie.
Goederen bewaren in eDossier
In het tabblad eDossier worden automatisch alle goederen overgenomen uit de verschillende ActaLibra dossiers :
- Identieke goederen in het ActaLibra hoofddossier en subdossier worden aan elkaar gekoppeld. Wanneer je adres- of kadastergegevens aanpast op het goed in het hoofddossier, zullen die wijzigingen ook overgenomen worden op het goed in de subdossiers, en omgekeerd. Het eDossier beschouwt gekoppelde goederen als één goed, en geeft ze dus maar éénmaal weer.
- Indien een goed meerdere kadasternummers bevat, wordt in het tabblad eDossier een apart goed toegevoegd per kadasternummer.
Voor je bewaart, kan je volgende wijzigingen aanbrengen in dit overzicht:
- Indien er in het overzicht een goed staat dat niet moet overgenomen worden in het eDossier, vink je het vakje van dat goed af.
- Wanneer je een goed aanklikt, zie je onderaan het adres en de kadastrale gegevens. Indien de gegevens niet correct of onvolledig zijn, verschijnt er een melding in het rood. Klik op Fiche Goed om in het tabblad Goed van het dossier je gegevens aan te passen.
Partijen bewaren in eDossier
In het tabblad eDossier worden alle partijen overgenomen uit de verschillende ActaLibra dossiers.
- Indien eenzelfde persoon partij is in zowel het hoofddossier als in het subdossier, wordt die maar éénmaal overgenomen in het eDossier, met vermelding van zijn/haar verschillende hoedanigheden.
- Indien gehuwden samen koper zijn in een dossier, worden ze in het tabblad eDossier ook weergegeven als gemeenschap, ongeacht hun huwelijksstelsel. Let op, in het tabblad Relaties moeten ze gelinkt zijn als echtgenoten.
Voor je bewaart, kan je volgende wijzigingen aanbrengen in dit overzicht:
- Indien er in het overzicht een partij staat die niet moet overgenomen worden in het online eDossier (vb. makelaar), vink je het vakje van die partij af.
- Wanneer je een persoon aanklikt, zie je onderaan het adres en het rijksregisternummer. Indien de gegevens niet correct of onvolledig zijn, verschijnt er een melding in het rood. Klik op Fiche Persoon om in de persoonsfiche de gegevens aan te vullen.
Opmerking:
Je kunt hier in principe in 1 eDossier aanvinken indien je één eDossier wil maken voor het hoofddossier en alle subdossiers. Doe dit bij voorkeur enkel in de aktes die op dezelfde dag verleden zijn. Doorgaans lijkt het uploaden vlotter te werken als je elke dossier apart uploadt. Het kan bv. een probleem zijn als je later nog een subdossier handlichting wil uploaden in een eDossier dat al online werd afgesloten
Status van de gegevens in eDossier
In het tabblad eDossier zie je voor alle goederen en partijen de status in de rechterkolom. Deze status vertelt je welke gegevens bewaard zijn in het eDossier in ActaLibra en welke al geüpload zijn op de eRegistratie applicatie.
dit moet nog aangevuld en bewaard worden
dit is nog niet bewaard en nog niet klaar om te uploaden
nadat je bewaard hebt, heb je aan dit gegeven iets gewijzigd, je moet dit dus opnieuw bewaren
dit is afgevinkt en wordt niet mee geüpload
dit is bewaard en klaar om te uploaden
dit is geüpload naar de eDossier applicatie
Opmerking: hoewel onder dit elk tabblad van het eDossier een knop Sync eDossier beschikbaar is voor de upload van de gegevens, raden we aan om de upload van het volledige eDossier met alle metagegevens qua rechten en aktetypes, alsook alle documenten in één keer uit te voeren vanop het tabblad Documenten van et eDossiervenster.
