Ecritures de compensation

Les écritures de compensation sont des écritures de transfert entre client / dossier, entre clients ou des écritures de correction.

Une pièce de compensation peut contenir les écritures suivantes:

  • Écritures sur client et dossiers
  • Écritures sur fournisseurs
  • Pointages d’honoraires à recevoir
  • Pointages  de factures d’achat
  • Pointages d’honoraires à payer
  • Écritures sur comptes généraux 
  • Pointages de chèques   
     

Un journal de compensation dispose des mêmes options et a un comportement similaire à un journal financier. Ce qui veut dire que les recettes sont notées en positif et les dépenses en négatif.Donc contrairement à un journal divers, les montants positifs sont des écritures de crédit et les montants négatifs des écritures de débit (comme dans les journaux financiers).

Le but des “écritures de compensation” est de déplacer un montant. En compta nous parlons donc de transfert (compensation). Une pièce de compensation doit comprendre au moins 2 lignes. Après avoir comptabilisé toutes les lignes, le solde doit être zéro. Les montants comptabilisés doivent donc s’annuler mutuellement.

Si vous travaillez avec la compta à base de dossiers, vous allez toujours utiliser les écritures de compensation pour faire les écritures sur les dossiers puisque ce n’est pas possible dans un journal divers.

 

Procédures pour écritures de compensation
Ecriture de transfert de client vers dossier
Vous avez oublié de pointer un chèque
Vous avez oublié de pointer une facture d’achat

 

Procédures pour les écritures de compensation

  1. Pour effectuer une écriture de compensation, cliquez  ou passer par le menu: Financier-->Ecritures de compensation.
  2. Commencez par sélectionner le journal souhaité.
       
  3. Sélectionnez la ligne du journal COMPEN et cliquez le bouton Ecritures (ou faites un double-clic sur la ligne).  Vous voyez la dernière écriture de compensation effectuée dans ce journal (si vous en avez déjà faite, si non, la fenêtre est vide).
  4. La fenêtre de l’écriture comprend deux parties : l’en-tête et les lignes de détail de la pièce de compensation.

 

L’en-tête de la pièce de compensation

  1. Placez votre curseur dans la partie du haut de la fenêtre (l’en-tête) dans le champ N° de pièce ou Date pour ajouter une nouvelle pièce ou pour chercher ou naviguer vers une autre pièce.
  2. Utilisez la touche F7 ou le bouton + pour ajouter une nouvelle pièce de compensation. Le numéro suivant est automatiquement proposé.
  3. La date à inscrire est la date à laquelle vous voulez exécuter l’écriture de compensation.
  4. Sauvegardez l’en-tête de la pièce avec F9. Ceci vous mène aux lignes de détails.

 

Les lignes de détails de la pièce de compensation

  1. Appuyez la touche F7 ou le bouton +. La fenêtre de dialogue “Création détails extrait financier” s’ouvre.
  2. Indiquez ici quel type d’écriture vous souhaitez faire dans la pièce de compensation.Cliquez sur l’option voulue, ou tapez le numéro + la touche Enter.

    Les options de 1 à 6 sont disponibles; L’option 7 ‘pointage dans une liste bancaire exécutée’ est uniquement disponible pour les “Ecritures caisse et extraits bancaires”. Pour chacune des options, la procédure qui suit est la même que pour la comptabilisation des extraits bancaires. Voir pour plus de détails le document “Ecritures caisse et extraits bancaires”.

    Remarque : Une pièce de compensation doit contenir au mois 2 lignes. Après la comptabilisation de toutes les lignes, le solde doit être zéro.  Les montants comptabilisés doivent donc s’annuler mutuellement.
    Lors de la copie d’une ligne dans la pièce de compensation, le montant de la ligne copiée est inversé. Ceci facilite la tâche de faire une écriture de transfert de client vers dossier. Après avoir cliqué sur le bouton Copie, il suffit d’indiquer le dossier.

 

Exemples:

Ecriture de transfert client vers dossier

C’est le cas de figure le plus fréquent si vous travaillez avec la compta à base de dossiers. Après la facturation de la feuille de frais (dès la passation de l’acte), vous allez transférer (compenser) la partie de la provision totale, reçue sur le client, vers le dossier en question.

Un exemple concret avec la situation de départ suivante:

Nous devons compenser les frais d’acte pour le dossier 2160036 avec une partie du paiement reçu. Ce montant doit correspondre à la provision qui a effectivement été demandée au client (en non pas les frais réels). Suivez les étapes suivantes:

  1. Créez une nouvelle pièce dans le journal “COMPEN” (menu Financier à Ecritures de compensation) avec la touche  F7 ou le bouton +.
  2. Comme date, inscrivez la date de l’acte. Si cette écriture ne se fait pas à la même date que la date de l’acte, faites en sorte de la faire au moins dans le même trimestre.   
  3. Sauvegardez l’en-tête de la pièce avec F9.
  4. Ajoutez une première ligne de détail avec F7 ou +.
  5. Sélectionnez l’option “1. Ecriture  client”. Encodez le nom du client, le numéro de dossier, le montant et le commentaire.
  6. Cliquez Terminer (Vous retrouvez une liste de dossiers pour le client en question en cliquant sur  dans le champ “Dossier”).
  7. Créez une deuxième ligne via le bouton “Copie” . Cette ligne contient les mêmes données que la première, sauf le montant qui est inversé.
  8. Il ne vous reste plus qu’à supprimer le numéro de dossier pour effectuer l’écriture sur le client au lieu du dossier.
  9. Cliquez ‘Terminer’. L’écriture de compensation est maintenant en équilibre : le solde = 0,00). Vous pouvez ventiler la pièce ou ajouter une ligne pour effectuer une autre compensation.
     

Vous aboutissez à la situation suivante:


Conclusion: Le solde du dossier est à 0 et le solde restant de la fiche client est la partie de la somme d’achat qui sera payée au vendeur. Dès que toutes les parties ont été payées, ce solde aussi sera à 0. 

 

Astuce: pour l’encodage du commentaire, vous pouvez utiliser les mentions par défaut définies sous Menu -->Données de base-->Comptabilité-->Commentaire pour les soldes. Ainsi vous pouvez taper un raccourci (code) suivi de la touche de tabulation pour obtenir un commentaire par défaut. Exemple : Tapez  CD + touche de tabulation pour obtenir ‘Transfert client – dossier’

vers le haut

 

 

 

 

Vous avez oublié de pointer un chèque

 

Une erreur fréquente est d’oublier de pointer un chèque lors de la comptabilisation d’un chèque payé ou reçu, et de comptabiliser directement sur un compte de frais, ou bien directement sur le client ou le fournisseur. Dans un tel cas, le chèque reste ouvert, et vous devez – tôt ou tard - rectifier la situation (de préférence dès que vous détectez l’erreur).

Procédez de la façon suivante:

  1. Créez une nouvelle pièce dans le journal “COMPEN” (menu FinancieràEcritures de compensation) avec F7 ou +.
  2. Saisissez la date de paiement/réception sur le compte, sauf si cette date tombe dans une période clôturée. Dans ce cas-là, prenez comme date, le premier jour de la période que vous êtes en train de contrôler.
  3. Sauvegardez l’en-tête de la pièce avec F9.
  4. Ensuite, pour la première ligne de détail de la pièce de compensation, vous devez pointer le chèque ‘oublié’.  Créez un première ligne avec F7 ou +. Sélectionnez l’option “6. Pointage chèque”.  Saisissez le montant du chèque dans le champ Montant en EUR et cliquez Suivant. Sélectionnez la ligne à ponter en double-cliquant la case option de la première colonne (ou la barre espace de votre clavier). Ensuite, cliquez Terminer.
  5. Lors de la création de la deuxième ligne vous pouvez sélectionnez une des options suivantes :
    1. option “5. Écriture compte général”: si vous aviez comptabilisé un paiement (ou un montant reçu) dans un compte de frais (ligne R). Saisissez ici le même numéro de compte. Le montant est proposé automatiquement. Indiquez dans la description qu’il s’agit d’une écriture de correction, et cliquez Terminer.
    2. option “1. Écriture sur client” : si vous aviez comptabilisé un paiement (ou un montant reçu) sur un client. (ligne K). Saisissez ici le même client. Le montant est proposé automatiquement. Indiquez dans la description qu’il s’agit d’une écriture de correction, et cliquez Terminer.
    3. option “4. Pointage de fournisseur ou d’honoraires à payer”:  si vous aviez comptabilisé un paiement (ou un montant reçu) sur un fournisseur (ligne L). Saisissez ici le même fournisseur et cliquez Suivant. Sélectionnez la ligne à pointer en double-cliquant la case d’option de la première colonne (ou barre espace de votre clavier)? Cliquez Terminer.

L’écriture de compensation est maintenant en équilibre (solde = 0,00). Vous pouvez ventiler la pièce.

Vous allez probablement être confronté à cette erreur lors du contrôle des chèques ouverts (non-pointés.

vers le haut

 

 

 

Vous avez oublié de pointer une facture d’achat

 

Si vous aviez comptabilisé le paiement d’une facture d’achat via Ecritures caisse et extraits bancaires, à l’aide d’une écriture directe sur le compte général (donc sans avoir pointé la facture correspondante), vous faites bien de rectifier cette erreur. Procédez de la façon suivante:

  1. Créez une nouvelle pièce comptable dans le journal “COMPEN” (menu Financier à Ecritures de compensation) avec F7 ou +.
  2. La date à saisir doit être la date du paiement, sauf si celle-ci se trouve dans une période clôturée. Dans ce cas-là, prenez la première date de la période que vous êtes en train de contrôler.
  3. Sauvegardez l’en-tête de la pièce avec F9.
  4. Créez la première ligne de détail avec F7 ou + et prenez l’option “4. Pointage de fournisseur ou d’honoraires à payer”. Saisissez le nom du fournisseur et cliquez Suivant.
  5. Sélectionnez la ligne à pointer en double-cliquant la case d’option de la première colonne (ou la barre espace du clavier). Cliquez Terminer.
  6. Lors de la création de la deuxième ligne, prenez l’option “5. Écriture compte général”.
  7. Sélectionnez le compte que vous aviez utilisé précédemment. Le montant est proposé automatiquement.
  8. Indiquez dans la description qu’il s’agit d’une écriture de correction. Cliquez Terminer.

L’écriture de compensation est maintenant en équilibre (solde = 0,00). Vous pouvez ventiler la pièce.

Vous allez probablement être confronté à cette erreur lors du contrôle des fournisseurs ouverts

Remarque:  Lors ce qu’une facture ouverte et un paiement sur fournisseur ouvert s’annulent mutuellement, vous devez les pointer – tous les deux – dans une écriture de compensation.

vers le haut