Si vous faites un suivi de vos comptes courants auprès des administrations externes (hypothèques, enregistrement etc.) via le module ‘’Paiements administrations externes’’, nous vous conseillons de comparer le solde de vos comptes à celui de l’administration en question, une fois par mois ou par trimestre. Vous pouvez contrôler le livre d’enregistrement une fois par mois en vérifiant le compte 416 (=compte provision) et le solde du journal externe concerné. Demandez régulièrement un détail de votre compte courant auprès l’administration externe.
S’il y a une différence entre les deux chiffres, procédez comme suit pour rechercher l’erreur :
- Si vous utilisez le Livre des expéditions d’ActaLibra, vérifiez d’abord s’il reste des lignes d’expédition “A recevoir” ou “Frais réels à comptabiliser".
- Si les frais réels sont déjà comptabilisés dans le journal, cochez Inscrit dans X et enregistrez avec F9.
- Encodez les pièces hypothécaires sur la même date que les bureaux des hypothèques. (Si la date manque, utilisez la date de réception)
- S’il y a une différence, imprimez le journal (“Paiements administration externes” )
- Comparez-le au détail de l’administration en question.Contrôlez le solde par décade (10 jours). Cela vous permet de pointer par dizaine de jours (enregistrement uniquement.
- Contrôlez les autres administrations mensuellement)
Si vous pointez les hypothèques il est important de savoir que vous pouvez faire des recherches dans l’administration externe (Financier --> Paiements aux administrations externes).
Exemple: sur la liste de l’administration, il existe une pièce avec la formalité 55-T-25-04-2012-01542 que vous ne retrouvez pas sur la liste imprimée de votre journal administration externe.
- Utilisez la fonction de recherche (Ctrl+F) :
- Le résultat vous montre que la pièce est encodée le 15/10/2013
t - Sélectionnez la ligne et changez la date à la date de l’encodage de l’administration des hypothèques
Remarque : Les soldes des journaux ‘administrations externes’ pour lesquelles vous n’avez pas de compte courant, doivent toujours être à 0 (zéro). (HYPAUT,MB,TRIBUNAL,DIVACQ,DIV,…)
