ActaMaps - webservice voor kaarten van uw goederen of percelen

Inhoud

 

 

Korte beschrijving van ActaMaps

ActaMaps is een softwaremodule van ActaLibra, waarmee notarissen en de medewerkers voor een goed of perceel gelegen in Vlaanderen, Wallonië of Brussel een uitgebreide set van kaarten + informatie opvragen via publieke webservices van verschillende overheden en agentschappen. Het manueel opzoeken, opslaan en afdrukken van de vele kaarten voor goederen en percelen is een tijdrovend werk voor elke dossierbeheerder. Via de module ActaMaps wordt dit werk grotendeels uit uw handen genomen.

Alle informatie wordt automatisch gebundeld en afgeleverd in één PDF document. Ook worden externe web-artikels (zoals bv. voor erfgoed) in aparte PDF-bijlagen toegevoegd.

Verder op deze pagina vind je de gebruiksaanwijzing. Elke gebruiker kan dit best even doornemen (het neemt maar een paar minuten in beslag).

 

Kosten verbonden aan deze service

Elke opzoeking (per adres of CapaKey) via de ActaMaps service die een rapport oplevert, is betalend.  Het huidige tarief per opzoeking bedraagt 2,00€ (excl. BTW).
Na elke maand wordt op basis van het gebruik een maandfactuur opgemaakt. Je kan ActaMaps eerst gratis proberen. De eerste 20 opzoekingen zijn kosteloos

Opzoekingen die geen rapport opleveren, worden niet aangerekend. Enkel verzonden opzoekingen worden aangerekend.

 

Vereisten voor het gebruik

Het gebruik van ActaMaps valt binnen de gebruikslicentie voor ActaLibra webservices en vereist een eenmalige akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden, waaronder ook de gebruiksvoorwaarden van alle extern geraadpleegde diensten voor kaarten (WMS) en aanverwante informatie (WFS) (zie verder).

 

Aan de slag met ActaMaps

 Onderaan het tabblad Goederen van de dossierfiche, vindt u de knop GEO terug.

Op basis van de postcode van het ingegeven goed, zal een ander venster openen wanneer u de knop GEO gebruik.

Je kan steeds kiezen tussen:

  1. ActaMaps
    doorgaan met opzoeking(en) via ActaMaps. Via de knop Volgende kan je de aanvraag starten
  2. De web-applicatie openen
    van het gewest voor het geselecteerde goed (GeoPunt voor Vlaanderen, WallOnMap voor Wallonië en Geo.Brussels NL / FR voor Brussel)

Wanneer het geselecteerde goed in Vlaanderen gelegen is, kom je via de GEO knop op onderstaand venster terecht :

Wanneer het geselecteerde goed in Brussel gelegen is, kom je via de GEO knop op onderstaand venster terecht (binnenkort beschikbaar) :

Wanneer het geselecteerde goed in Wallonië gelegen is, kom je via de GEO knop op onderstaand venster terecht :

Klik op de knop Volgende om verder te gaan naar ActaMaps opzoekingen. 

Indien je dit voor de eerste keer doet, moet je eerst langs een eenmalige akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden van deze service passeren. Onderaan deze documentatie vind je hierover meer info.

 

Stap 1 : Selectie van goederen / percelen

A. Goed selecteren

Hier kan je kiezen voor welk goed/perceel je een ActaMaps opzoeking wilt aanvragen.

1. Voor één goed een ActaMaps opzoeking aanvragen

Via de bovenste keuzelijst kan je één van de goederen uit het dossier kiezen (standaard staat hier al het goed dat je in het dossiervenster had geselecteerd). Voor een gekozen goed wordt steeds getoond of er zal gezocht worden op CapaKey (= de samengestelde notatie van de kadaster-identificatie) of op adres.

De voorkeur gaat uit naar CapaKey maar daarvoor moeten kadasterafdeling, -sectie en -nummer ingevuld zijn in de fiche van dit goed. Als er in de goederenfiche enkel een adres staat dan zal ActaMaps via het adres op zoek gaan naar het overeenkomstige kadasternummer. In de goederenfiche moet dan wel een correct adres (straatnaam én huisnummer én gemeente) ingevuld staan.

2. Eén goed met meerdere percelen / kadasternummers
Wanneer voor het gekozen goed meerdere kadasternummers staan opgesomd in de fiche, dan krijg je ook bij CapaKey een keuzelijst waar je kan aangeven of je een ActaMaps opzoeking wilt voor elk van de percelen / kadasternummers, of voor enkel één van de percelen / kadasternummers.

 

3. voor alle goederen in het dossier een ActaMaps opzoeking aanvragen

Zijn er meerdere goederen in het dossier en wil je ineens voor alle goederen een ActaMaps opzoeking aanvragen dan klik je op de knop "Alle x goederen en y percelen".

B. Resultaat mailen

Het resultaat van de ActaMaps opzoeking laten emailen naar ...

Onderaan het selectievenster kan je aangeven naar welk e-mailadres je de resultaten van de ActaMaps opzoekingen wilt laten e-mailen. Standaard staat hier uw eigen e-mailadres maar je kan ook dat van een collega kiezen.

C. Aanvraag lanceren

Goed of goederen toevoegen als aanvraag

Ten slotte klik je op de knop Aanvragen om de geselecteerde goederen en/of percelen aan te vragen.

Deze knop voegt de aangeduide goederen toe aan de lijst van aan te vragen goederen / percelen. Een overzicht van deze goederen krijg je te zien op het tweede tabblad "vorige en lopende opzoekingen".

 

Kaartensets

Omdat elke regio zijn eigen kaartenservices heeft, kan je via de knop Instellingen (links onderaan, naast de Sluit-knop) ook per regio de door uw kantoor gewenste kaarten aanvinken / afvinken.

Op de pagina Instellingen kunt u via een klik op de knop van elke regio de beschikbare kaarten (datasets) zien. Meer informatie over de beschikbare kaarten vindt u in het puntje Instellingen.

 

Stap 2 : Overzicht van aanvragen, en deze doorsturen naar ActaMaps service

Wat staat er in dit overzicht ?

Het overzicht van aanvragen voor dit dossier toont u van elk geselecteerd goed of perceel in de eerste kolom de korte beschrijving en de ligging, in de tweede kolom de CapaKey, en in de derde kolom de status van de aanvraag.

Staat de CapaKey doorstreept in rode kleur, dan wil dat zeggen dat die door de externe webservice van Informatie Vlaanderen niet wordt herkend als een bestaand kadasternummer. In dat geval zal de ActaMaps service niet via de CapaKey kunnen zoeken, maar gebeurt de opzoeking op basis van het adres.

Wanneer de eerste kolom met een grijze achtergrond wordt weergegeven, dan wil dat zeggen dat er een onvolledig adres (bv. geen huisnummer) staat in de goederenfiche. De ActaMaps service zal dus niet via het adres zal kunnen zoeken (mocht de CapaKey ontbreken of niet gekend zijn).

Initieel staan alle goederen / percelen als nog Aan te vragen, en kan je elkeen nu nog schrappen via de knop Schrap. Zodra een goed/perceel is doorgestuurd kan het niet meer geschrapt worden.

 

ActaMaps aanvragen doorsturen

Via de knop Sync kan je alle "Aan te vragen" goederen / percelen doorsturen naar de ActaMaps service. Dat verloopt snel, en voor elke aanvraag krijg je links onderaan onmiddellijk te zien tegen wanneer je het resultaat in je mailbox mag verwachten. In dit voorbeeld zie je dat de service online gestart is met de eerste drie aanvragen, en dat je het resultaat van de eerste aanvraag in je mailbox mag verwachten tegen 16u18 25".

Deze wachttijd wordt automatisch bepaald op basis van de actuele belasting van de webservice, en van de lengte van eventuele wachtrijen. Wachtrijen ontstaan wanneer er problemen zijn bij de achterliggende webservices van de verschillende agentschappen die instaan voor het aanleveren van alle nodige informatie. Telkens je (even later) nogmaals op Sync klikt, wordt de status van de online werkzaamheden in dit venster bijgewerkt. Zo zie je in dit voorbeeld dat al na een minuutje de eerste resultaten werden gemaild.

Je hoeft dit venster uiteraard niet geopend te laten. De aanvragen worden verder online behandeld, en komen wel in je mailbox terecht. 

Je kan de status van alle ActaMaps gerelateerde services nagaan door te dubbelklikken op het SDP logo, rechts onderaan dit venster.

 

Stap 3 : de ontvangen opzoeking klasseren in het dossier

Wanneer je een opzoeking ontvangt in je outlook inbox, gebruik je de knop Bericht naar Dossier om de PDF (en eventuele extra bijlagen) op te slaan.

Dit brengt je naar dit venster, waar het volstaat om op Opslaan te klikken.

Voor emails van de ActaMaps service, wordt niet het e-mailbericht zelf (waarin niet veel meer staat dan dat de opzoeking dit resultaat opleverde) maar wel de bijlagen opgeslagen in ActaLibra. Die worden bovendien standaard geklasseerd in de categorie "Opzoekingen" (Dat kan je zo nodig aanpassen; zie Instellingen voor ActaMaps)

Bij het opslaan wordt de referentie van de ActaMaps opzoeking gebruikt (zie "... [E:refcode]" in het onderwerp van de email) om dan ook de status van de aanvraag bij te werken.

Wanneer je dan via het venster ActaMaps terugkeert naar de TAB Vorige en lopende opzoekingen, staat daar aangegeven dat de PDF met het resultaat van de opzoeking is geklasseerd in het dossier. Een klik op de knop Document brengt je direct naar dat PDF-document in het dossier.

Stap 4 : de inhoud van de ActaMaps opzoeking

Bij de meeste kaarten staat naast de kaart een aanklikbaar logo van geopunt.be of waterinfo.be. Via dit logo kan je doorklikken naar dat geoportaal. Op geopunt.be wordt automatisch de juiste kaart/laag gekozen en al ingezoomd op het perceel. Ook voor onroerendgoed.be wordt ingezoomd, voor waterinfo is dat echter niet mogelijk.

Eenmalige akkoordverklaring

Bij een eerste gebruik van de module ActaMaps, opent onderstaand venster waar de gebruiker (iemand met systeembeheerder-rechten in ActaLibra) deze drie stappen moet zetten :

Klik eerst op de hyperlink om de gebruiksvoorwaarden te openen en door te nemen. Vervolgens vink je aan dat je deze gebruiksvoorwaarden aanvaardt, en klik je op de knop ActaMaps module activeren om ermee van start te gaan. Besluit met een laatste bevestiging :

 

 

Instellingen voor ActaMaps

Via de knop Kenmerken kan je zelf onderstaande kantoorinstellingen aanpassen. Deze gelden voor alle aanvragen van het ganse kantoor, en niet voor één gebruiker of aanvraag.

Links onderaan het venster vind je de knop Instellingen.

 

Uw kantoorgegevens en uw selectie van kaarten

Via deze knop kom je terecht in de instellingen waar je kan instellen hoe je uw kantoorgegevens wilt weergeven en welke kaarten je wenst op te nemen in de ActaMaps rapporten.

1. Pas zo nodig bovenaan uw kantoorgegevens aan. In de PDF met de resultaten worden uw kantoorgegevens rechts bovenaan de eerste pagina vermeld :

2. Ook de gewenste datasets kan u aanvinken/afvinken. De beschikbare datasets zijn afhankelijk van de gekozen regio. Via de knoppen Vlaanderen, Wallonië en Brussel (binnenkort beschikbaar) kan u de lijst met beschikbare datasets consulteren.
Gebruik het vinkje links van elke kaart om aan te geven of je die al dan niet wenst op te nemen in het afgeleverde rapport voor die regio.

Bevestig uw wijzigingen met de knop Instellen of annuleer via de knop Annuleer. Ten slotte klik je op de knop Naar aanvragen om terug te keren naar de eigenlijke opzoeking. 

De gewijzigde kenmerken worden direct in de online webservice genoteerd en zijn actief bij de eerstvolgende aanvraag.
 

Tip
De omschrijving van de Brusselse geografische datasets is afhankelijk van de hoofdtaal van uw kantoor (in het geval uw kantoor tweetalig is). De omschrijving van de Brusselse geografische datasets zal hier in het Nederlands staan wanneer de ActaLibra hoofdtaal van uw kantoor Nederlands is.

Een documentcategorie instellen voor de ActaMaps bijlagen

Wanneer u de bijlagen van een ActaMap e-mail in ActaLibra klasseert met behulp van de knop "Bericht naar Dossier" dan worden die standaard in de documentcategorie "Opzoekingen" geklasseerd.
Je kan dat zelf aanpassen via de instellingen voor documentcategorieën via ActaLibra Studie -> menu Documentbeheer -> Document Categorieën.

Plaats het patroon ActaMaps*.pdf; bij de categorie die je wenst te gebruiken voor deze bijlagen.