Registre des gages - adaptations dans ActaLibra

Cet article explique ce que nous prévoyons dans ActaLibra pour le Registre des gages.

Pour plus d'informations à propos du Regsitre des gages, faites une recherche sur le site de l'eNotariat.
La documentation à propos de la nouvelle application de SPF Fin est accessible par ce lien.

Chapitres d cet article:

 

Préparation

Tout d'abord nous vous renvoyons vers l'article 13944 sur e-Notariat, qui explique comment conclure un accord d'utilisation avec SPF Finances.
Cet accord d'utilisation vous permet de disposer d'un compte de provision sur lequel vous allez virer des provision et qui sera débité por chaque transaction faite par un des profils dans le Registre.

Autres liens SPF Finances 

 

 

Facilités prévues dans ActaLibra

Une mise à jour séparée d'ActaLibra va prévoir les éléments suivants :

  1. Une fiche personne supplementaire pour le Registre des gages;
    Le code de cette fiche sera REGGAGES ou PANDREG pour les études néerlandophones. Cette fiche sera utilisée pour faire des paiements.
    Le n° de compte bancaire BE10 0019 9563 4314 de SPF Fin est rempli.  Vous pouvez compléter la communication structurée sur le post-it en bas.
  2. Cette fiche REGGAGES est immédiatement activée en tant que Fournisseur en compta.
  3. Pour comptabiliser les montants de provision à payer, un compte séparé 416 est ajouté portant le nom "Provision Registre des gages".
    Ce compte est configuré comme compte de comptabilisation  pour le fournisseur REGGAGES. La valeur de pourcentage TVA par défaut sera 0%.
  4. Pour la comptabilisation des frais des transactions dans le Registre, un compte supplémentaire 619 sera ajouté portant le nom "Frais Registre des gages"
    Nous ne prévoyons PAS de journal supplémentaire pour administration externe. Ce n'est pas nécessaire.
     
  5. Dans les listes modèles de tâches Vente / Credit / Règlement d'ordre / Transfert d'hypothèque une tâche - par défaut - sera ajoutée :  "Recherche registre des gages" [tâche avant acte, après la tâche de demande d'état hypothécaire], avec un lien vers le site web de l'application en ligne de SPF Fin https://pangafin.belgium.be/ .

    Ainsi, dans le dossier, l'utilisateur disposera d'un bouton Site Web pour accéder à cette page internet.
  6. dans les modèles de FFA concernant
    - les actes de vente (gré-à-gré et publique)
    - les actes d'inscription hypothécaire
    - les actes de cession d'ordre
    une ligne est ajoutée dans le bloc Frais d'acte:  "Recherche registre des gages", avec un montant par défaut de  5€ (configuré via une constante).
    Par défaut ce frais est inclus dans le forfait. Vous allez peut-être vouloir augmenter le forfait dans certains modèles de FFA.
    Concrètement il s'agit ici des modèles de FFA:  Vente; Vente publique, Ouverture de crédit, et cession d'ordre

 

 

Procédure pour la demande, la comptabilisation et le virement d'une provision

étape 1. en ligne : introduire une demande de provision

Cette étape est décrite dans  la documentation en ligne (cliquez ce lien) sous la section  6.7.1. Introduire une demande de provision.

Le montant minimum s'élève à 1.000,00 €

Lors de l'enregistrement de votre demande de provision vous verrez déjà la communication structurée (CS) que vous devez mentionnez dans l'étape 3 de cette procedure lors du paiement. Cette communication structurée reste toujours la même pour votre étude.
 

 

étape 2.  Demande de la facture en ligne et exportation

La facture est disponible dans l'application le jour suivant le jour de la demande.
Voir aussi la documentation en ligne sous 6.7.3. Consulter l’historique des demandes de provision et exporter les factures
correspondantes.
Ce chapitre mentionne :

"Vous accédez à un tableau reprenant par ligne et par demande de provision, la date de la demande et le montant mentionné dans la demande, ainsi qu’un bouton PDF permettant d’exporter la facture correspondant à la demande de provision concernée. La facture reprend les informations nécessaires pour effectuer le paiement de la provision (communication structurée et compte bancaire du SPF Finances) aussi affichées à l’écran lors de la demande de provision.

Attention : Une facture ne sera disponible que le lendemain de la date d’envoi de la demande de provision."

Utilisez dans l'application de SPF Fin le bouton PDF pour exporter la facture en fichier PDF, l'ouvrir et l'imprimer. Vous pouvez éventuellement sauvegarder cette facture sous forme de fichier PDF (si vous avez l'habitude de sauvegarder des factures d'achat sous forme digitale).

 

étape 3. Comptabiliser la facture dans  Actalibra et payer.

Vous allez maintenant comptabiliser la facture que vous avez téléchargée via le journal AK ou AKDOS.

Sélectionnez le code de fournisseur REGGAGES ou le nom Registre des gages, notez la communication structurée comme mentionnée sur la facture et comptabiliser le montant à verser comme mentionné sur la facture. Les caractéristiques de TVA sont déjà encodées/sélectionnées - entre autres : 0%
Le montant est automatiquement comptabilisé sur le compte 416 (le compte de provision) et non pas sur le compte de frais.
Le transfert de la consommation réelle vers le compte de coûts ne se produit que périodiquement (voir la section ci-dessous) : (la comptabilisation des frais de transactions)
 

Ventilez cette facture. Ensuite, utilisez le bouton Payer pour transférer ce montant sur le compte de SPF Fin via une liste bancaire.

Choisissez la banque et choisissez une nouvelle liste bancaire à envoyer.
La première fois que vous déposez une telle commission, vous devez encoder ici le numéro de compte bancaire attribué à votre bureau. Ceci est indiqué sur la facture et a également été affiché en ligne à la demande de commission (voir étape 1).
Vous pouvez également enregistrer ce numéro de compte directement dans la fiche REGGAGES/PANDREG. Chaque dépôt ultérieur doit être effectué sur le même compte (personnalisé).

Pour finalliser, cliquez sur Ajouter paiement.

 

 

Procédure pour la comptabilisation des frais de transactions

Une fois par mois (ou trimestre), vous pouvez demander votre utilisation des coûts dans la demande en ligne. Cette consommation doit ensuite être comptabilisée en tant que coût sur le compte 619 contre la masse salariale de 416 commissionnés).

Supposons qu'au mois de janvier il y ait 120 euros de frais de recherche pour votre compte de commission. Vouds devez alors comptabiliser une compensation comme suit. :

 

 

Autre liens SPF Finances