ActaLibra – Kantoorbarometer
Fednot

Beheerd door het SDP ActaLibra Team

Laatst gewijzigd op
30-mei-2017

Opnieuw werden alle kantoren gevraagd de gegevens voor de Kantoorbarometer te bezorgen aan Fednot.

Net zoals de voorbije jaren, stelt het ActaLibra team u een tool ter beschikking waarmee een aantal van de gevraagde cijfers via 1 muisklik uit uw ActaLibra databank worden opgehaald en in een Excel draaitabel worden gepresenteerd.

De rapportering verloopt via speciaal ontworpen Excel rekenbladen. Deze rekenbladen bevatten draaitabellen met samengevatte cijfers.

· Mogelijks hebt u deze Excel rekenbladen vroeger al gedownload en lokaal opgeslaan. In dat geval kunt u die opnieuw gebruiken. Het volstaat dan om de jaar-filter te veranderen. Zie “later opnieuw openen”.

· Heb je die Excel bestanden nog niet, dan kan je die via enkele links verderop eerst downloaden en opslaan.

Kantoor-Barometer

Excel bestanden downloaden en gebruiken

Stap 1 : Download en opslaan

In onderstaande lijst vindt u de beschikbare Excel sjablonen.

Merk op dat u over Excel (2010, 2013 of 2016) dient te beschikken om deze rekenbladen te kunnen gebruiken.

	AantalDossiersPerSoort.xls Dit Excel rekenblad toont het aantal dossiers per soort / subsoort.
	ErelonenEnAktekostenPerDossiersoort.xls mei 2017 - NIEUW Dit Excel rekenblad toont een overzicht van erelonen (verdeeld over de verschillende rekeningen voor erelonen) die via aktekostenbladen werden doorgeboekt naar de boekhouding, en dat per dossiersoort / subsoort.

Je kunt deze Excel rekenbladen downloaden + uitpakken (onder T:\Stats) via onderstaande knop,
en kies voor Uitvoeren en Unzip.

Na het unzippen vind je de Excel bestanden onder de map T:\STATS\

Stap 2 : Excel rekenbladen openen

Open nu Excel, en open de zopas onder T:\STATS\ opgeslagen bestanden.

Het betreffende rekenblad wordt nu geopend in Excel.

De door SDP aangeboden Excel rekenbladen zijn beveiligd met een digitaal certificaat dat uw computer kan valideren en linken aan SDP als uitgever. Zolang uw computer dat certificaat, en dus ook SDP als uitgever, nog niet erkent, krijgt u bij het openen een beveiligingswaarschuwing, en kunt u best (eenmalig) aangeven dat u SDP als vertrouwde uitgever beschouwt.

Stap 3 : Gegevens automatisch invullen

Klik in het geopende Excel rekenblad op de knop ”Gegevens vernieuwen”.

Alle basisgegevens (zoals de naam van uw server en ActaLibra databank) worden automatisch ingesteld, en het rekenblad wordt automatisch gevuld met een opgemaakte draaitabel die alle actuele cijfers bevat uit uw ActaLibra databank.

Stap 4 : Filtercriteria opleggen

Gebruik de filtermogelijkheden van Excel draaitabellen (zie verder) om enkel die gegevens te bekomen die u interesseren.

Standaard wordt

	AantalDossiersPerSoort.xls Dit Excel rekenblad toont het aantal dossiers per soort / subsoort. U kan bovenaan het blad enkele filters instellen : · op kalenderjaar (van de aktedatum) · op beheerder · op titularis Ook in de linker kolom van de tabel kan u filteren op één of meerdere soort(en) en subsoort(en).
	ErelonenEnAktekostenPerDossiersoort.xls Dit Excel rekenblad toont een overzicht van erelonen (verdeeld over de verschillende rekeningen voor erelonen) die via aktekostenbladen werden doorgeboekt naar de boekhouding, en dat per dossiersoort / subsoort. · De datum is de boekingsdatum van de factuur en niet de aktedatum. Ook hier kan u de gewenste filters instellen.

Stap 5 : Later opnieuw openen

U kan deze Excel bestanden later opnieuw gebruiken, eventueel met andere filtercriteria.

Bij het heropenen kan u opnieuw de knop ‘Gegevens vernieuwen’ gebruiken. Zo worden de draaitabellen steeds bijgewerkt met de laatste gegevens uit de ActaLibra databank.

Kantoor-Barometer

Werken met filters in Excel draaitabellen

· In elk werkblad beschikt u over een aantal filters. Een deel daarvan bevinden zich bovenaan het blad. Andere vindt u in de rij- en kolom-labels.

De filters bovenaan geven u de mogelijkheid de cijfers te beperken tot een bepaalde titularis (voor associaties), een beheerder, een jaartal (jaar_datum_verlijden à zie hieronder), en tot akten waarvoor al dan niet een repertoriumnummer werd ingesteld (met_repnr).

· Wellicht zal u op jaartal willen filteren. Dat kan door bovenin het werkblad de keuzelijst te openen, en het jaartal (bv. 2007) te kiezen, gevolgd door OK.

· De in de kantoorbarometer gehanteerde indeling van soorten akten, komt niet 1 op 1 overeen met de in ActaLibra gevolgde indeling in soorten/subsoorten. Daarom kan u ook werken met filters op één of meerdere soorten/subsoorten. Klik bij soort (of subsoort) de keuzelijst open, en gebruik de vinkjes om aan te geven op welke soorten/ subsoorten je wil filteren, gevolgd door OK.

· Cijfers in detail bekijken
Wanneer u een cijfer in detail wilt bekijken, kan u dat door erop dubbel te klikken.
Automatisch wordt een nieuw tabblad geopend, met daarin de details.

bv. Wanneer we in bovenstaande draaitabel dubbelklikken op cel C18 (het cijfer 2 naast ‘Verkaveling’), wordt automatisch werkblad ‘Blad2’ gemaakt en geopend.

Hierin wordt direct duidelijk welke 2 dossiers dat zijn.

Merk op dat u dit (tijdelijk) werkblad terug kan schrappen via de rechtermuisknop op het tabblad ‘Blad2’ te klikken, en te kiezen voor ‘Verwijderen’.

Voor meer info :

Zie Microsoft Online informatie over Excel draaitabellen.